孫康燕

摘 要：隨著我國社會進步和經(jīng)濟高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個行業(yè)領(lǐng)域，其中高校人事檔案管理也逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，此應(yīng)用是高校深化改革發(fā)展的必然需要，這極大地提升了辦公質(zhì)量并提高了工作效率，使人事檔案管理的工作取得飛躍性和實質(zhì)性的階段性進展。但與此同時，在實際的辦公過程中的確出現(xiàn)了許多問題，因此如何解決檔案管理的需求成為當下必須正視的關(guān)鍵步驟。本文闡述了高校人事檔案數(shù)字化管理的必要性具體分析了其存在的問題，并討論了相關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;數(shù)字化管理;問題;對策

在當今社會日新月異的發(fā)展下，無論是對集體、單位還是個人而言，獨一無二的檔案都是不可或缺的重要信息內(nèi)容，大家越來越重視檔案的管理，因此管理檔案的方式方法越來越多以及其自身價值也隨之提高。近些年來，國家對于高校建設(shè)的要求迅速提升，對人才的需求和引進日益增加，相關(guān)檔案材料種類也多種多樣。人事檔案的數(shù)字化管理已成為各個高校必須面對的工作問題。

1 數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵要求

數(shù)字化檔案包含檔案各種形式的原始材料，如紙張、視頻和錄音等，利用掃描等方法將其內(nèi)容存儲在計算機內(nèi)，并對其按照不同屬性進行分類從而便于檢索，工作人員可以盡可能利用少量的工作時間找到所需檔案，其優(yōu)勢是可以充分提高辦公效率、信息存儲空間大、備份操作簡單和檔案安全性較強等[1]。在當今高速發(fā)展的社會大環(huán)境下，建設(shè)數(shù)字化檔案是十分有必要的，也是檔案管理的合理發(fā)展步驟與必然趨勢，此過程可以起到服務(wù)社會大眾、促進國家經(jīng)濟發(fā)展的重要作用。

2 高校人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及問題

1）高校領(lǐng)導對檔案數(shù)字化處理意識不強。在高校實施人事檔案數(shù)字化管理過程中，某些領(lǐng)導對檔案信息數(shù)字化管理工作的了解程度和重視程度不強，并沒有從戰(zhàn)略的高度和創(chuàng)新觀念的角度認識檔案數(shù)字化管理的重要性和功能性，出現(xiàn)了不同程度地指導性疏忽，更沒有出臺相關(guān)政策去制約此方案的實施，導致出現(xiàn)經(jīng)費投入不足等問題，檔案數(shù)字化的管理很難真正地落實到位。

2）高校硬件條件落后?，F(xiàn)如今大多數(shù)高校人事部門的硬件設(shè)備配置過低，而且許多設(shè)備老化現(xiàn)象非常嚴重，并不能滿足實施數(shù)字化管理檔案。同時高校部門購置或開發(fā)的軟件不能通用于各個高校的人事部門，也沒有設(shè)計出一個軟件同時具備檢索信息功能和管理信息功能，嚴重影響了數(shù)字化檔案的落實過程，繼而出現(xiàn)了一系列問題，如：降低了處理信息的標準速度、數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)水平不一致、規(guī)范性和嚴謹性差，以上問題都嚴重影響并制約著高校人事檔案數(shù)字化管理進程的實施和落實。

3）高校人事檔案基本材料不齊全。眾所周知人事檔案材料最重要的屬性就是其真實性，而現(xiàn)階段的高校人事檔案材料存在很多前后內(nèi)容不相符的現(xiàn)象，如隨意填寫高校教職工的出生年月日等信息，且沒有附注說明情況[2]。經(jīng)常出現(xiàn)檔案中的業(yè)績考核等材料只有優(yōu)點的介紹，沒有缺點的補充。針對這些復(fù)雜的情況，高校人事檔案部門在錄入資料時并沒有依據(jù)相關(guān)的規(guī)定說明對其進行嚴格地審核，更沒有及時發(fā)現(xiàn)錯誤的存在，這些失誤給檔案的統(tǒng)計和總結(jié)帶來諸多不便。高校教職工的個人履歷表、年度績效考核表;學院教師的學歷、專業(yè)技術(shù)職稱和相關(guān)的工資情況也不完整。有些高校負責管理人事檔案的人員并非專業(yè)人員，因此有時也只是簡單地將檔案材料進行收集，并沒有及時對所有的人事檔案材料進行歸檔存檔，進而導致內(nèi)容不全的情況比比皆是[3]。

4）人事檔案信息安全系統(tǒng)不完善。人事檔案信息的保密性工作一定要非常嚴格，在這個復(fù)雜的社會中，個人信息安全問題尤為重要。目前，某些高校的相關(guān)負責人員并沒有對安全意識有所重視，在平常的工作當中也沒有將安全問題放在工作的首位。導致無法保障高校人事檔案的安全，其網(wǎng)絡(luò)管理平臺應(yīng)用的統(tǒng)計和歸納技術(shù)十分落后，有些甚至是其他部門已被淘汰的技術(shù)，因此未能重視對信息技術(shù)安全理念的提升和創(chuàng)新[4]。

3 高校人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展對策

1）數(shù)字化人才的配備。建設(shè)數(shù)字化的人事檔案，需要一系列的工作，管理的難度也比較大。因此，重視和培養(yǎng)數(shù)字化管理人才的隊伍，是高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。人才隊伍的培養(yǎng)對于人事檔案數(shù)字化及信息化管理推進的進程起到?jīng)Q定性作用，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。檔案管理人才，除了需要具備扎實的檔案管理專業(yè)知識之外，還需要有熟練的計算機能力及處理數(shù)字化系統(tǒng)的能力[6]。要有針對性的教授數(shù)字化管理人才在計算機、網(wǎng)絡(luò)信息及數(shù)據(jù)庫等方面的知識，把既是檔案管理專業(yè)又懂得計算機信息化知識的人才納入隊伍中來。同時，定期組織具有發(fā)展?jié)摿Φ哪贻p人參加專題講座、學術(shù)交流及業(yè)務(wù)培訓，盡快提升整體人才隊伍的管理能力，以適應(yīng)信息化處理人事檔案的發(fā)展需求。

2）制定數(shù)字化方案，分步分階段進行。在開展高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，應(yīng)以價值性、實用性、開放性及特色性為原則。首先要做的就是展開調(diào)研，掌握學校數(shù)字化建設(shè)的整體布局，制定當前學校的工作計劃，從而依據(jù)現(xiàn)實制定可操控的檔案數(shù)字化總目標及階段性目標和要求，同步開展人事檔案的數(shù)字化與學校數(shù)字化的建設(shè)。同時，要有思想準備，數(shù)字化建設(shè)并不是一蹴而就的，必須慎重制定詳細的具有可行性的方案，分階段完成數(shù)字化的建設(shè)工作。

3）要加強數(shù)字化檔案過程中對檔案的安全保障內(nèi)容。在數(shù)字化人事檔案管理的過程中，勢必會因為網(wǎng)絡(luò)安全體系的漏洞而造成人事檔案信息的外露。為了確保數(shù)字化人事檔案的安全，防范信息化管理過程中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的安全及完整性，必須加強人事檔案的保護工作。首先，要對檔案管理人員進行安全意識的教育及安全知識的培訓，增強全體數(shù)字化管理人員的心理素質(zhì)及安全防護能力，保障在數(shù)字化、信息化人事檔案管理中的安全。其次，高校人事檔案部門應(yīng)嚴格地設(shè)定安全信息等級的要求，合理地、科學地采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)，并完善安全管理規(guī)章的制度化，以保證數(shù)字化高校人事檔案的安全。例如，可以備份數(shù)字檔案并制度化，對數(shù)字檔案進行歸檔，嚴格監(jiān)督遵守并落實網(wǎng)絡(luò)安全管理標準及數(shù)字檔案保密制度等，加強安全管理電子文件的存儲載體、軟件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?/p>

4 結(jié)語

因此，高校人事檔案的數(shù)字化，可以通過建立本高校的人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)。不僅要下力培養(yǎng)能夠管理數(shù)字化、信息化檔案的優(yōu)秀人才，形成人才儲備;而且要精細規(guī)劃信息化人事檔案的方案及實施步驟，確保數(shù)字化人事檔案建設(shè)的順利實行;也要保證數(shù)字人事檔案的安全，并保證相應(yīng)的完備的技術(shù)支持?？傊?，不論高校人事部門要數(shù)字化管理哪一類檔案，都要從“零開始”，實現(xiàn)信息化處理、數(shù)字化管理檔案最終目標。

參考文獻

[1]張丹青.新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].江蘇科技信息，2018（16）：17-19.

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[3]姜霽純.基于新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（04）：4-5.

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[5]中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，中國國家標準化管理委員會.電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范：GB/T18894—2016[S].北京：中國標準出版社，2017：9-11.

[6]金波.檔案信息化建設(shè)[M].上海：上海教育出版社，2016：88-91.