摘 要：檔案歸檔整理工作是企業(yè)管理中的重要一環(huán)，歸檔完整率的高低直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量好壞。筆者關(guān)注于如何提高各項檔案歸檔的完整率，將全文重點分為三個部分，即檔案管理工作中出現(xiàn)的問題探究、檔案歸檔工作發(fā)生問題的原因分析及提升檔案歸檔完整率的路徑分析。

關(guān)鍵詞：各項檔案;歸檔;完整率

企業(yè)中，各類檔案資料種類很多，包括企業(yè)管理類檔案、工程建設(shè)項目類檔案、經(jīng)濟合同類檔案、會計檔案、特殊載體類檔案等。因此對于檔案管理是一個熱門話題，相關(guān)研究學(xué)者都把它作為一個重要議題來關(guān)注。筆者認為對于這一問題的研究應(yīng)該立足于獨特的角度，并且還應(yīng)該將檔案管理與社會主流思想緊密聯(lián)系，這樣才能夠體現(xiàn)學(xué)術(shù)研究的現(xiàn)實價值。

1 檔案管理工作中出現(xiàn)的問題探究

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案歸檔完整率是已歸檔檔案數(shù)量在該歸檔檔案數(shù)量中所占的百分比。國家檔案局將歸檔完整率95%以上，作為企業(yè)檔案管理水平達到優(yōu)秀的衡量標(biāo)準之一?，F(xiàn)如今，檔案管理工作，問題叢生，主要體現(xiàn)在檔案歸檔完整率低方面，資料歸檔不齊，收集整理保存等工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，資料檔案收集管理方法有待改善。據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)檔案歸檔完整率連續(xù)多年在50%-60%間徘徊，與國家檔案局規(guī)定的95%，還有很大差距。因此，提升檔案歸檔完整率，成為檔案管理工作中亟待解決的問題[1]。

2 檔案歸檔工作發(fā)生問題的原因分析

首先，檔案管理部門的專職檔案管理人員、各部門兼職檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏相關(guān)專業(yè)知識，影響歸檔完整率的提升。此外，企業(yè)沒有對檔案管理人員進行全面、有效的培訓(xùn)和評估等，阻礙了員工檔案整理能力地提升，使檔案管理工作停滯不前，無法適應(yīng)信息技術(shù)的進步，嚴重影響了檔案歸檔完整率的提升。

其次，檔案的收集和歸檔工作難度大，整理歸檔意識比較薄弱。在檔案收集歸檔工作中，檔案資料種類增多，信息更加復(fù)雜，收集和歸檔變得困難。在時代的進步下，要求收集歸檔方法也應(yīng)該適時改變，但收集歸檔方法依然比較傳統(tǒng)單一，跟不上時代的步伐[2]。此外，在檔案資料保存過程中，許多檔案資料會出現(xiàn)印章破損、缺頁的現(xiàn)象，收集和歸檔不完整的文件和檔案原始材料對工作都具有嚴重的影響。

然后，各部門兼職檔案管理人員，不愿意移交檔案，不配合移交檔案。企業(yè)內(nèi)部各部門對需要移交的檔案心中無數(shù)。多數(shù)企業(yè)會在各部門設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員主要負責(zé)收集和移交本部門的檔案給企業(yè)的檔案管理部門。然而這些兼職檔案員，一般都有各自的業(yè)務(wù)工作，他們對自己的工作比較認真，卻往往對檔案工作精力投入不足，所以對于本部門產(chǎn)生的文件資料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里沒底，每到檔案管理部門收集檔案的時候，不是覺得沒有可以移交的，就是攤開一桌子文件讓檔案人員自己挑。兼職檔案員的設(shè)置猶如擺設(shè)，能夠擺.上一桌子文件的都已經(jīng)算是不錯的了，自然也就談不上能順利移交檔案了。與其他部門缺乏交流。企業(yè)中的檔案管理人員，大多不是對口專業(yè)，對檔案資料整理保存的相關(guān)專業(yè)知識缺乏，阻礙檔案歸檔完整率的提升。

最后，檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化程度低?，F(xiàn)如今，信息化已經(jīng)沖擊了各個領(lǐng)域，檔案管理工作也不例外，檔案歸檔、檢索等需要以信息化手段做輔助，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但現(xiàn)實情況是，由于資金不足，企業(yè)設(shè)備達不到預(yù)期目的，不能滿足要求，并且標(biāo)準化和信息化安全保護的文件檔案也相對較少。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理現(xiàn)代化已成為提高檔案完整率的重要原因。

3 提升檔案歸檔完整率的路徑分析

首先，加強檔案管理培訓(xùn)，將崗前培訓(xùn)納入工作議程。要想確保檔案歸檔完整率達到標(biāo)準，管理人員的專業(yè)素質(zhì)是一項重要的影響因素，因為他們是檔案資料的收集歸檔的核心人員。企業(yè)要高度重視，切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案歸檔整理工作，落實分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案整理人員，積極組織人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實幫助解決檔案工作人員在歸檔整理工作過程中遇到的困難和問題，按時按質(zhì)完成檔案歸檔整理任務(wù)。同時，要加強對各部門年度歸檔材料的監(jiān)督檢查，及時對各部門歸檔工作進行指導(dǎo)，確保與總體歸檔工作同步完成。企業(yè)必須要在提升檔案管理人員素質(zhì)方面下功夫，而加強培訓(xùn)是提升人員素質(zhì)的重要途徑。比如：可以雇傭?qū)I(yè)人員定期培訓(xùn)員工，然后檢查員工培訓(xùn)的結(jié)果，最后根據(jù)審計結(jié)果給員工一些獎勵和懲罰，以提高管理人員的積極性和主動性。值得注意的是，員工素質(zhì)的提升，除了外因起作用外，還需要自我努力，員工必須加強自我學(xué)習(xí)，從而不斷提高他們的工作水平和工作能力[3]。

其次，強化檔案收集整體工作，確保檔案歸檔的完整率。應(yīng)該按照企業(yè)制定的文件材料歸檔范圍，加強檔案材料收集，確保做到“門不缺類、類不缺項、項不缺件、件不缺頁”。重點收集企業(yè)形成的反映企業(yè)主要工作職能以及其他部門針對企業(yè)業(yè)務(wù)形成的文件材料。同時，加強對企業(yè)各種門類和載體文件材料的收集，確保歸檔文件材料齊全完整。

要嚴格按照國家檔案局的要求，結(jié)合企業(yè)工作開展情況，及時調(diào)整充實材料，全面、系統(tǒng)收集文件材料。對企業(yè)工作中形成的具有查考利用價值的照片、聲像、電子文件、實物等各門類檔案材料，分門別類細化歸檔范圍，及時、全面、系統(tǒng)收集整理歸檔，充實企業(yè)室藏檔案資源，確保反映企業(yè)年度工作各種載體的檔案資料應(yīng)收盡收。

再次，完善檔案移交監(jiān)督制度。根據(jù)公司部門經(jīng)理人員調(diào)整情況，通過正式發(fā)文重新對檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員進行調(diào)整，明確領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員工作職責(zé)。以軟文形式間接明確監(jiān)理公司資料員職責(zé)，通過調(diào)查問卷方式調(diào)查檔案職責(zé)認知率。為保證檔案信息資源安全保管、合理利用，規(guī)范檔案移交各環(huán)節(jié)工作，檔案實行集中統(tǒng)一管理，各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范、檔號編制規(guī)范、編目清晰，并編制好移交清單，移交檔案時，移交目錄一并移交。 交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄認真核對，并在移交目錄上簽字，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案人員根據(jù)要求，對不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求移交人員重新整理后再移交。檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。移交登記要本著實事求是的原則，做到賬物相符、賬表相符。

最后，健全辦公室檔案的現(xiàn)代化、信息化管理體系?，F(xiàn)如今，辦公自動化系統(tǒng)已被企業(yè)使用。在檔案資料收集歸檔工作中，辦公系統(tǒng)可以有效地提供檔案收集以及歸檔的工作效率。檔案管理人員通過及時向所在部門收集資料，進一步的完成工作。及時掃描，規(guī)范數(shù)字化轉(zhuǎn)換。及時啟動紙質(zhì)檔案全文掃描和數(shù)字化處理工作，做好歸檔文件目錄級和原文級的信息著錄工作，并做好數(shù)據(jù)備份工作。此外，檔案工作人員應(yīng)定期收集資料，定期進行編寫工作，從而加強編譯的廣泛應(yīng)用，完成主題任務(wù)，為需要者提供便利條件，提高檔案收集和歸檔的重要性[4]。

參考文獻

[1]王偉.歸檔考核機制在企業(yè)科技檔案管理中的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2019（06）：55-57.

[2]陳貴娥.提高工程項目檔案管理的有效措施[J].價值工程，2015，34（19）：33-34.

[3]楊建華.文書檔案歸檔質(zhì)量定量分析指標(biāo)和計算方法[J].檔案，1992（04）：7-9.

[4]吳建生.談?wù)勂髽I(yè)文書檔案的歸檔率、完整率、準確率[J].檔案與建設(shè)，1990（04）：33-34.

作者簡介

王莎莎（1981-），女，漢族，遼寧，本科，檔案館員，廣東煙草佛山市有限責(zé)任公司。