黃程鵬

摘 要：信訪檔案工作是高校信訪工作的組成部分。針對當(dāng)前對高校信訪檔案工作研究較少的現(xiàn)狀，結(jié)合高校信訪工作輕視信訪檔案工作的實(shí)際，筆者就如何規(guī)范高校信訪管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高校;信訪檔案;歸檔;人才

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校信訪檔案，是指按照一定的規(guī)律，將學(xué)校信訪部門在處理信訪過程中所形成的能夠反映案件真實(shí)情況的各種文字材料、音像制品、實(shí)物痕跡等資料進(jìn)行科學(xué)編排后所形成的具有查考價(jià)值的歷史資料，它是學(xué)校寶貴的信息資源。信訪檔案的規(guī)范性、完整性和真實(shí)性對高校信訪工作的客觀公正，起著重要的參照作用。因此，信訪檔案的管理工作是高校信訪工作不可或缺的基礎(chǔ)性工作。針對當(dāng)前對高校信訪檔案工作研究較少的現(xiàn)實(shí)，結(jié)合高校信訪工作只重信訪案件的處理而輕視信訪檔案管理的實(shí)際，現(xiàn)就高校信訪檔案的管理作一粗略探討，以期為高校信訪檔案工作的發(fā)展盡一份綿薄之力。

一、建立高校信訪檔案的重要意義

信訪檔案作為高校信訪工作重要組成部分，它客觀公正地記錄了信訪工作的全過程。一份規(guī)范的信訪檔案，不僅對信訪的處理過程、處理依據(jù)、處理結(jié)果有著詳盡的記錄，而且承載著信訪理念、信訪處理能力的發(fā)展過程，其對總結(jié)信訪經(jīng)驗(yàn)，搞好信訪研究和指導(dǎo)信訪實(shí)踐具有不可替代的作用。

（一）對高校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策具有參考作用

高校信訪部門在處理信訪過程中形成了一系列包括信訪轉(zhuǎn)辦單、領(lǐng)導(dǎo)批示、結(jié)案報(bào)告、接訪記錄、會議紀(jì)要等文件材料，這些材料真實(shí)地記錄了信訪工作的全過程。通過對這些材料的系統(tǒng)研究，可以由點(diǎn)到面地總結(jié)出高校管理中所存在的問題，幫助管理層據(jù)以作出科學(xué)決策，及時化解矛盾，提高管理水平。

（二）為信訪案件的順利解決提供重要參考

信訪檔案不僅包括信訪者提供的信訪信件、各種證據(jù)材料等，還包括信訪部門在協(xié)調(diào)辦理過程中所形成的的各種領(lǐng)導(dǎo)簽批意見、證據(jù)、法律政策依據(jù)等，這些材料詳盡地記錄著相關(guān)部門對信訪案件的處理過程和處理結(jié)果，對以后處理同類案件具有重要的借鑒和參考價(jià)值。

（三）為高校開展信訪工作研究，深化工作改革提供了寶貴素材

科研是高校重要的功能之一。通過對信訪案件的分析研究，一方面可以探尋出新時期信訪工作的成因和發(fā)展規(guī)律，為以后處理類似信訪案件提供應(yīng)對辦法和建立相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制。另一方面，可以廣泛收集匯總相關(guān)信息，使得高校管理層能夠及時的掌握和化解學(xué)校工作存在的突出問題和主要矛盾，促進(jìn)學(xué)校深化改革和又好又快的發(fā)展，而規(guī)范的信訪工作檔案正好可以為這種研究提供寶貴的素材。

二、高校信訪檔案管理存在的主要問題

當(dāng)前，各高校普遍高度重視檔案管理工作，各種人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)生檔案等檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)取得了長足進(jìn)步，卻忽視了信訪檔案的管理工作，沒有意識到信訪檔案的重要作用。

（一）各高校普遍缺乏對信訪檔案工作重要性的認(rèn)識

首先表現(xiàn)在高校管理層對這項(xiàng)工作不夠重視。其次表現(xiàn)在高校信訪工作人員檔案意識有待加強(qiáng)。高校中的信訪工作人員在具體工作中沒有充分認(rèn)識到建立信訪檔案的重要意義，認(rèn)為檔案可有可無。

（二）信訪檔案的建立和管理不夠規(guī)范

高校信訪檔案的建立和管理缺乏相關(guān)規(guī)范性文件的指導(dǎo)。經(jīng)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校由于對信訪檔案不夠重視，管理意識淡薄，沒有建立相應(yīng)的信訪檔案管理制度，導(dǎo)致信訪檔案的管理非?；靵y，甚至有的高校根本就沒有建立信訪檔案。即使有些學(xué)校制定了信訪檔案管理制度，也往往是形同虛設(shè)，落實(shí)不夠到位，導(dǎo)致已經(jīng)建立的信訪工作檔案不夠規(guī)范，降低了檔案的利用價(jià)值。

（三）信訪檔案的利用價(jià)值未被充分挖掘

信訪是師生員工對學(xué)校各項(xiàng)工作提出批評和建議，檢舉揭發(fā)各級領(lǐng)導(dǎo)干部違法犯罪線索，表達(dá)自身訴求和維護(hù)自身權(quán)益的重要途徑，通過對信訪檔案的分析研究，可以讓學(xué)校管理層充分了解民意，為其提供科學(xué)決策提供重要參考。很顯然檔案的這一價(jià)值并沒有得到很好的挖掘利用。

三、對做好高校信訪工作的思考

針對高校信訪檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為，只有建立和完善信訪檔案管理制度，構(gòu)建信訪檔案管理體系，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，才能實(shí)實(shí)在在發(fā)揮信訪工作的真正功能。

（一）完善信訪檔案管理制度，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

科學(xué)的信訪檔案管理制度是做好信訪檔案工作的保障。高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)《中華人民檔案法》、《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》以及《高校檔案管理規(guī)定》等規(guī)范性文件的要求，結(jié)合自身實(shí)際，制定涵蓋接訪、轉(zhuǎn)辦、交辦和保密、銷毀、材料收集、立卷、查閱等信訪辦理事項(xiàng)的具體制度，對檔案的收集范圍、立卷期限和裝卷標(biāo)準(zhǔn)制定明確細(xì)致的要求，避免檔案材料不齊全、不真實(shí)或其他不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生。同時，要注重加強(qiáng)對信訪檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，建立信訪檔案工作考核制度，實(shí)行責(zé)任追究制度。真正做到思想上高度重視，行動上扎扎實(shí)實(shí)，多管齊下、多措并舉的做好高校信訪檔案管理工作。

（二）加大信訪檔案歸檔力度，提升檔案利用價(jià)值

首先要確保所收集的信訪材料真實(shí)可靠，能夠客觀真實(shí)地還原信訪案件的真實(shí)情況。其次要保證不遺漏能夠反映案件真實(shí)情況的任何材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)辦單、信訪人簽字確認(rèn)的材料等。最后，還要保證在規(guī)定的時間內(nèi)對信訪材料進(jìn)行立卷歸檔。

（三）重視培養(yǎng)檔案人才，提升高校信訪檔案管理水平

據(jù)筆者統(tǒng)計(jì)，由于編制緊張，目前高校中配備專職信訪干部的并不算多，大多兼職從事信訪工作。即使配備專職信訪人員的單位，對信訪人員進(jìn)行信訪專項(xiàng)培訓(xùn)的也是鳳毛麟角。當(dāng)前，檔案管理的信息化是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，各高校必須要加大對信訪干部的培訓(xùn)力度，讓信訪工作人員不但精通信訪業(yè)務(wù)和檔案管理知識，也要熟悉計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化專業(yè)知識，強(qiáng)化管理人員的保密意識和責(zé)任意識，不斷提高信訪工作人員的工作能力和工作水平，促進(jìn)學(xué)校信訪檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬俊 張穎《淺談信訪檔案的管理》，《黑龍江檔案》，2009.3[2]

[2]樓建晴 馮亞非《構(gòu)建高校信訪檔案數(shù)字化平臺的實(shí)踐與思考》，《現(xiàn)代化管理》，2006.07

[3]張冬梅《關(guān)于新時期信訪檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識》，《黑龍江檔案》，2014年第3期