楊曼

摘 要：目前我國廣播電視工程發(fā)展的十分迅速，在其發(fā)展的過程中必定會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案對廣播電視工程有著非常重要的價值，因此需要對其前期的收集及后期的歸檔等進(jìn)行有效的管理，以下就是根據(jù)這兩點內(nèi)容結(jié)合廣播電視工程檔案的特點對管理策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：廣播電視工程；檔案；收集；歸檔；管理

現(xiàn)今我國廣播電視工程的建設(shè)項目所覆蓋的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，在建設(shè)的過程中產(chǎn)生的檔案信息需要由專業(yè)的工作人員進(jìn)行全面的收集及整理，其最主要的部分就是收集歸檔工作。在廣播電視工程發(fā)展的過程中對收集歸檔工作也需要進(jìn)行不斷的改革及創(chuàng)新，根據(jù)工程的特點制定科學(xué)的檔案管理體系，為檔案的再次使用提供便利。

1 工程檔案的前期管理

1、檔案制度

完善健全的制度是管理工作開展的最基本的依據(jù)，只有立足于檔案制度上才能保證檔案管理工作可以按照規(guī)定流程進(jìn)行，從而使管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為管理過程中必不可缺的部分，在實際中需要將各部門都規(guī)劃到檔案制度的范圍內(nèi)，各部門需要配合檔案管理工作人員將廣播電視工程產(chǎn)生的信息資料進(jìn)行整理及收集，按照部門的工作內(nèi)容對其進(jìn)行具體的分類。管理人員需要將這些檔案資料進(jìn)行審核及確認(rèn)，確認(rèn)無誤后進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔工作。在進(jìn)行檔案制度的建立時還需要將檔案的安全性及保密性列入制度中，從而使管理過程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

2、歸納文件材料的前期管理

廣播電視工程在建設(shè)的過程中產(chǎn)生的一些檔案資料具有一定的參考價值，其對建設(shè)活動中各個項目所產(chǎn)生的指標(biāo)有著很確切的反映，這些可以為以后的廣播電視工程提供經(jīng)驗。同時，工程中還會產(chǎn)生合同檔案、建設(shè)檔案及研究檔案等，這些檔案具有法律效力且對企業(yè)有著非常重要的意義及價值。因此，對于這些原始文件需要進(jìn)行仔細(xì)的收集與保管。這些內(nèi)容都是在工程建設(shè)過程中需要進(jìn)行的前期管理，在廣播電視工程完工后需要將這些收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔處理，對于工程合同類的具有法律效力的檔案需要上報給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或是領(lǐng)導(dǎo)自行進(jìn)行歸納工作。在檔案移交的過程中需要嚴(yán)格進(jìn)行管理把關(guān)，接觸檔案的人員必須要符合規(guī)定的要求才可進(jìn)行檔案移交手續(xù)。

2 工程檔案的收集歸納

1、分類組卷

雖然管理人員需要對廣播電視工程中所有的檔案進(jìn)行整理及收集，但是其在實際中并不會參與到整個建設(shè)過程，這個過程中產(chǎn)生檔案卷宗需要管理人員依靠專業(yè)素質(zhì)對其進(jìn)行分類組卷。而在分類組卷的過程中經(jīng)常會遇到檔案整理及歸類的問題，主要是由于管理人員對工程環(huán)節(jié)內(nèi)容的了解不足及造成的，在實際組卷工作中需要做到不漏項、缺項，并保證檔案的真實性及準(zhǔn)確度。

2、案卷排列和編目

案卷文件材料的排列時間必須要按照時間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫頁號以獨立卷為單位，均已有書寫內(nèi)容為基準(zhǔn)。卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫頁號。

3、工程檔案檢索目錄的填寫

工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時間和工作量。最終使得工程檔案達(dá)到了目錄管理。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)容要書寫的詳細(xì)明了。

3 廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理策略

1、建立完善科學(xué)的廣播電視檔案管理和利用機(jī)制

如上文所述，管理制度的重要性在收集歸納工作中的重要性不言而喻，同時在建立科學(xué)的管理制度之外還需要單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性有著充分的認(rèn)識，并明晰領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任人地位。在制度中需要對審查制度、責(zé)任制度進(jìn)行確定，并以此規(guī)范管理人員的工作行為。

2、不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接體現(xiàn)在檔案管理工作中，因此廣播電視單位需要對管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)進(jìn)行加強，根據(jù)單位的需要對其進(jìn)行培訓(xùn)教育，使其可以掌握最新的檔案管理知識，擁有足夠的管理技術(shù)水平，并對新事物有著很好的接受能力，從而在檔案管理工作中可以適應(yīng)新時期、新內(nèi)容、新規(guī)定，在檔案管理工作中發(fā)揮出更高的價值，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

3、加大檔案管理工作投入

物質(zhì)是工作發(fā)展的基礎(chǔ)，在管理工作中需要應(yīng)用許多辦公設(shè)備，因此廣播電視單位要根據(jù)管理工作的需要建立規(guī)范化的檔案管理部門，通過加大資金投入，確保檔案的安全完整。同時，也要不斷加大創(chuàng)新力度，結(jié)合現(xiàn)代辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

4、進(jìn)一步加大檔案信息化投入保障

目前在廣播電視工程中檔案的收集歸檔都在向著信息化的轉(zhuǎn)變，主要是現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)，利用信息技術(shù)可以處理大量的檔案資料，并且在傳遞、存儲上都更為便捷，在極大程度上提高了管理工作的效率。因此在檔案信息化投入上需要作為財務(wù)中的重點，對其使用的硬件設(shè)備等進(jìn)行充足的準(zhǔn)備，同時在軟件上也需要根據(jù)科技的發(fā)展及程序的更替進(jìn)行更新，找到適合單位使用的檔案管理系統(tǒng)，從而使收集歸檔工作可以更加清晰、準(zhǔn)確、安全。

4 結(jié)語

廣播電視工程檔案的管理并不是簡單的對檔案進(jìn)行收集歸檔就可以完成的，其在實際的工作中需要涉及到多個部分，是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性、技術(shù)性的工作。由于檔案數(shù)據(jù)過于繁雜且瑣碎，并且許多內(nèi)容還具有一定的機(jī)密性，因此管理人員需要具有豐富的專業(yè)知識與良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能保證管理策略的有效展開。

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