吳芳

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案，主要是指在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與建設(shè)中形成的具有保存和利用價(jià)值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理的科技文件材料的總稱，包括文字材料、計(jì)算材料、圖紙、表格、照片、影像材料、標(biāo)本等。農(nóng)業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，農(nóng)業(yè)的發(fā)展關(guān)系著我國(guó)的國(guó)計(jì)民生，而農(nóng)業(yè)科技檔案又為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)材料，提高農(nóng)業(yè)科技檔案分類，對(duì)促進(jìn)檔案材料的管理有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；科技；檔案；文件；材料

1 前言

農(nóng)業(yè)科技檔案的分類，是檔案管理中的重要內(nèi)容之一，檔案在建立過(guò)程中，根據(jù)不同的用途，不同的建立日期，不同的內(nèi)容，可按類分級(jí)。文秘人員做為企業(yè)文字材料管理與使用最多的專業(yè)化人才，屬于企業(yè)檔案的直接管理人員。而為了更好的發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案為農(nóng)民生產(chǎn)生活服務(wù)、為農(nóng)村科技的積累與推廣服務(wù)，企業(yè)更需要專業(yè)文字編輯與管理工作經(jīng)驗(yàn)的人才對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)管理與分級(jí)整理，以利于科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案分類工作中存在的問(wèn)題及解決措施

2.1 科技檔案分散，資源浪費(fèi)

農(nóng)業(yè)科技檔案在建立過(guò)程中，由于類別繁多，科研所項(xiàng)目多，成果多，所以產(chǎn)生的大量的科技檔案與成果，給檔案的建檔與保存帶來(lái)較大困難。筆者做為農(nóng)業(yè)科技檔案專業(yè)整理人員，有著二十年的教育工作經(jīng)歷，對(duì)文字編輯與檔案整理較為擅長(zhǎng)，這是農(nóng)業(yè)科技檔案整理上十分優(yōu)越的條件。尤其對(duì)于具有三年檔案材料收發(fā)經(jīng)驗(yàn)、多年文秘工作經(jīng)驗(yàn)的筆者來(lái)說(shuō)，更具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。而科技檔案內(nèi)容又比較分散，搜集整理起來(lái)較為困難，并且紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)與裝訂上，即浪費(fèi)了大量人力物力，還造成了大量資源的浪費(fèi)?？萍紮n案分級(jí)管理上，文秘人員還需根據(jù)科技檔案保存期限的不同，需要建立紙質(zhì)檔案以利于長(zhǎng)期保存，工作量巨大，資源占用較多。針對(duì)這部分檔案，可以通過(guò)電子檔案的建立，使龐大的檔案數(shù)據(jù)以電子文本的形式保存于計(jì)算機(jī)中，需要長(zhǎng)期保存的檔案，可以進(jìn)行紙質(zhì)打印以利于保存[1]。在保存的過(guò)程中，通過(guò)農(nóng)業(yè)科技檔案專門的管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案材料的輸入與保存。即利于分類整理，又利于長(zhǎng)期保存，還利于檢索快速找到檔案材料。

2.2 農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

在我國(guó)目前，科研工作管理體制還存在著不足，例如單位的科研管理與檔案不掛勾，檔案利用率不足。農(nóng)業(yè)科研周期較長(zhǎng)，檔案來(lái)源又十分復(fù)雜，無(wú)法全部收集到位，隨著年限的推移，往往容易造成檔案有頭無(wú)尾或者是頭尾分離的現(xiàn)象；科技檔案做為珍貴的科技信息載體，具有十分重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與使用價(jià)值，而有些人則將這些檔案做為個(gè)人財(cái)富進(jìn)行保管，檔案材料無(wú)法歸檔，致使檔案工作開展困難重重，甚至造成檔案資源的流失。做為對(duì)檔案工作不可回避的文秘工作人員，在對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的管理上，有責(zé)任提高科研單位人員的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。

3.農(nóng)業(yè)科技檔案分類方法

3.1 按專業(yè)類別分類

我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，不同工種之間有著較大的區(qū)別，相互之間聯(lián)系不大，所以農(nóng)業(yè)科技檔案在分類上，也按照不同的農(nóng)業(yè)科技類別進(jìn)行區(qū)分。農(nóng)業(yè)科技檔案的分類，對(duì)于從事教育工作多年的專業(yè)文秘工作人員，對(duì)檔案分類有著獨(dú)到的敏感性。能夠根據(jù)檔案的不同類別與建立時(shí)間等，采取多種檔案分類方法。例如在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)科技檔案的分類上，根據(jù)植物遺傳生理學(xué)，可分為植物轉(zhuǎn)基因、農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)后技術(shù)、微生物式程、植物生理、食用菌等等多個(gè)類別。而在不同的類別當(dāng)中，還可根據(jù)不同的品種與農(nóng)作物生長(zhǎng)情況，分成下一級(jí)若干小類別，如植物轉(zhuǎn)因大類別中，還可以分成植物轉(zhuǎn)基因、農(nóng)作物快速育種、DNA序列多樣性等等多個(gè)小類別，這些小類別中，還可以根據(jù)其不同類別，在分成三級(jí)小類別檔案材料，如農(nóng)作物快速育種類別中，還可以分成棉花快速育種、玉米快速育種、大豆快速育種等等多個(gè)四級(jí)子項(xiàng)目[2]。通過(guò)對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行子項(xiàng)劃分來(lái)保管農(nóng)業(yè)科技檔案。

3.2 按成果類型分類

在我國(guó)近三十年來(lái)，農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展也是巨大的，隨著農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，形成了大量的科研成果，例如改良水稻品種，改良大豆品種，適宜不同區(qū)域候的作物種類，促進(jìn)作物足產(chǎn)豐產(chǎn)技術(shù)等等，均是近來(lái)年發(fā)展起來(lái)的。通過(guò)對(duì)這些農(nóng)業(yè)科技成果的不同分類，建立起農(nóng)業(yè)科技檔案材料，通過(guò)對(duì)研究成果的不同類別進(jìn)行分類，為分類整理與查找創(chuàng)造了便利條件。例如科研成果檔案的分類，把農(nóng)業(yè)科技檔案分成鑒定成果、獲獎(jiǎng)成果類別進(jìn)行分類，下一級(jí)子項(xiàng)鑒定成果類別的子項(xiàng)，可以按照鑒定等級(jí)進(jìn)行分類，如國(guó)際領(lǐng)先水平等級(jí)、國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平等級(jí)、省內(nèi)領(lǐng)先水平等級(jí)等不同級(jí)別的分類，這是按照農(nóng)業(yè)科技檔案不同類別進(jìn)行分類的方法。

3.3 根據(jù)不同的研究室分類

農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔分類，還可以按照不同的研究室進(jìn)行分類，對(duì)于不同的研究室的科技發(fā)展歷程，可以做以完整的記錄。不同研究室所研成果具有不同的特征，各研究室所研究課題的側(cè)重點(diǎn)各有不同，所以按照不同的研究室對(duì)檔案進(jìn)行分類是有一定的科學(xué)依據(jù)的。還有利于各研究室對(duì)檔案進(jìn)行查找，能夠記錄不同研究室的工作內(nèi)容及科研成果，對(duì)于每個(gè)研究室有著不同的意義。

3.4 按完成年限分類

農(nóng)業(yè)科技檔案，為了保存研究成果，需要及時(shí)建檔保存。但是頻繁的建檔不利于對(duì)檔案的保存，更不利于檔案的完整性，所以按年限來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行保存。按年限建檔，可以起著承上啟下的作用，包括立項(xiàng)年限與結(jié)題年限，均能夠?qū)崿F(xiàn)流水帳式的管理，這種按年限分類建檔的方法，對(duì)于追蹤農(nóng)業(yè)科技發(fā)展過(guò)程有著重要的參考作用，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)科技研究提供充足的歷史資料，在管理上也較為容易。

3.5 綜合分類

每種不同的農(nóng)業(yè)科技檔案的分類方法，有著不同的特點(diǎn)，無(wú)論哪種分類的最終目的，都是為了發(fā)揮檔案的價(jià)值，所以還可以對(duì)檔案的分類方法綜合利用，發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，即綜合分類的方法，如把成果類的打亂，按照不同課題組不同年限進(jìn)行分類，這種分類方式即綜合了年限、課題組、成果類等分類方法，能夠便利于資料的查閱與檢索。

4 結(jié)束語(yǔ)

一些科研部門，由于檔案數(shù)量巨大，所以對(duì)檔案管理上，散放或堆放現(xiàn)象嚴(yán)重，從而容易造成的損毀，也不利于對(duì)檔案的搜索與查找，更易造成檔案丟失。做為一名農(nóng)業(yè)科技單位的文秘人員，對(duì)檔案管理負(fù)有重要責(zé)任，尤其是對(duì)科技檔案管理的分類，是檔案優(yōu)化的重要手段。做為一名對(duì)文字有著深刻功底的教育工作者，在新的文秘工作崗位上，更是能結(jié)合較強(qiáng)的文字編輯能力，發(fā)揮現(xiàn)代化的信息手段，學(xué)習(xí)并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)字化處理方式，建檔儲(chǔ)存規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案的整理工作，尤其是與檔案管理密不可分的文秘人員，按照檔案管理要求嚴(yán)格進(jìn)行分類分級(jí)管理。在檔案的建檔分類上，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的建檔工作，建立起信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行加工處理，通過(guò)云存儲(chǔ)、移動(dòng)硬盤等方式，完成對(duì)檔案的分類分級(jí)存儲(chǔ)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]郭秀萍.對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)與思考[J].甘肅農(nóng)業(yè)科技.2016（1） ：38-40.

[2]趙一德.推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的行動(dòng)指南—對(duì)習(xí)近平同志關(guān)于檔案工作重要講話精神的再學(xué)習(xí)[[J].中國(guó)檔案.2014（10）：17-18