劉鑫

【摘要】在信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)高校檔案管理逐漸暴露出一些問(wèn)題。管理人員綜合素質(zhì)不足、管理工作得不到重視、信息化建設(shè)落后等問(wèn)題都會(huì)影響檔案的應(yīng)用效率。在此背景下，基于信息資源共享的高校檔案管理模式成為提高檔案管理水平的突破口，引發(fā)學(xué)界與業(yè)界的廣泛探討。本文即在此基礎(chǔ)之上提出加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度、實(shí)行數(shù)字化管理、建立信息服務(wù)中心的三條創(chuàng)新路徑，以期為高校檔案管理的信息資源共享提供借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;信息資源;共享

檔案信息管理是高校日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，其管理模式必須跟隨時(shí)代不斷發(fā)展。信息技術(shù)的廣泛普及在為高校的檔案管理工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來(lái)了無(wú)限機(jī)遇，高校應(yīng)緊緊抓住信息資源共享機(jī)遇，在管理模式上進(jìn)行不斷革新。

一、高校檔案管理信息資源共享的必要性

高校的檔案信息資源是社會(huì)信息資源中的重要組成部分，信息資源共享能夠充分發(fā)揮它的實(shí)際效用。檔案信息資源的充分共享，可以為社會(huì)提供一個(gè)有序和諧的空間環(huán)境，同時(shí)也可以維護(hù)公眾的知情權(quán)，為公眾提供更多的信息搜集渠道。人們借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利性能夠高效利用信息資源，使高校檔案信息資源與社會(huì)大眾之間的聯(lián)系更加密切，有利于提升高校檔案信息的公共服務(wù)能力。在這個(gè)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，人們的日常起居、工作生活都離不開(kāi)信息資源，所以高校共享檔案信息逐漸成為滿(mǎn)足社會(huì)需求的必然趨勢(shì)?；谛畔①Y源共享的高校檔案管理模式，能夠在一定程度上消除社會(huì)不同階層之間的信息鴻溝和數(shù)字鴻溝，保障社會(huì)全體人員無(wú)障礙地使用信息資源，隨時(shí)隨地享用信息資源，在保障每個(gè)公民基本文化權(quán)利的基礎(chǔ)之上，促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員綜合素質(zhì)不足

管理人員的綜合素質(zhì)是影響高校檔案管理水平提升的重要因素。在高校檔案管理工作中，管理人員不僅需要掌握各種基本理論和管理、服務(wù)技能，還需要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和隨機(jī)應(yīng)變的危機(jī)處理能力。而當(dāng)前高校的管理人員既缺乏應(yīng)用操作數(shù)字化電子信息設(shè)備的本領(lǐng)，也沒(méi)有探索和創(chuàng)新管理思想的能力，這就導(dǎo)致高校檔案管理跟不上社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，難以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)信息資源的廣泛需求。由于高校在檔案管理工作的崗位設(shè)置和人員任用上沒(méi)有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，就導(dǎo)致以上這些問(wèn)題在高校檔案管理人員中普遍存在，管理人員綜合素質(zhì)普遍不足。

大部分高校檔案管理人員只具備檔案管理專(zhuān)業(yè)的相關(guān)知識(shí)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備不夠了解，難以跟隨檔案管理事業(yè)飛速發(fā)展的步伐。隨著信息化技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理工作的很多業(yè)務(wù)都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，然而管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力的缺乏又導(dǎo)致工作效率普遍偏低。除此以外，一些高校檔案管理人員對(duì)于管理工作不夠重視，缺乏服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，在管理過(guò)程中敷衍了事，就導(dǎo)致檔案資料缺失、遺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如果管理人員的綜合素質(zhì)得不到提升，高校檔案管理工作的連續(xù)性和高效性就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（二）對(duì)管理工作重視程度不足

雖然我國(guó)高校檔案管理工作取得了一些進(jìn)步，但是依然有很多高校管理層對(duì)檔案管理工作不夠重視。檔案管理工作人員的觀念無(wú)法從傳統(tǒng)的檔案管理思想中脫離出來(lái)，就無(wú)法跟隨時(shí)代發(fā)展去創(chuàng)新管理手段。忽視掉檔案工作對(duì)其他各項(xiàng)工作的重要作用，也會(huì)導(dǎo)致管理人員工作懈怠。墨守成規(guī)的管理模式使檔案管理工作效率大大降低，完全無(wú)法達(dá)到信息資源共享的目標(biāo)要求。除此以外，由于缺乏重視，當(dāng)前大部分高校在檔案資源管理中普遍存在資金投入不足的問(wèn)題，這就導(dǎo)致檔案管理信息資源共享建設(shè)過(guò)程中無(wú)法及時(shí)引進(jìn)高水平人才，更無(wú)法對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源共享建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)檔案信息化建設(shè)中軟硬件設(shè)備的定期維護(hù)也需要耗費(fèi)大量資金，如果做不到資金的足額保障，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展。另外，由于資金的缺乏，一些高校甚至連檔案庫(kù)房都不符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)。管理環(huán)境得不到改善，就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案褪色、受潮、缺損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，如果投入資金都得不到保障，檔案管理資源共享的管理目標(biāo)更難以實(shí)現(xiàn)。

（三）信息化建設(shè)不夠完善

隨著信息技術(shù)的普及，許多高校在檔案管理工作中也與時(shí)俱進(jìn)地引入了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，信息化、數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模。但是仍然存在著缺乏總體規(guī)劃的問(wèn)題，信息資源共享的工作思路不夠清晰，檔案管理規(guī)范化進(jìn)程滯后。在當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，由于缺乏完善的動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決具體建設(shè)過(guò)程中存在的漏洞，檔案信息資源必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效共享。另外，當(dāng)前高校檔案管理的信息化進(jìn)程大多數(shù)都是獨(dú)立進(jìn)行的，硬件和軟件的建設(shè)環(huán)境都比較封閉，缺乏高校與高校、組織與組織之間的交流合作。這種封閉式的信息化建設(shè)機(jī)制不僅無(wú)益于當(dāng)下的信息資源共享，甚至?xí)榻窈蟮臋n案管理系統(tǒng)兼容埋下隱患。另外，開(kāi)放性的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)致依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案管理信息化建設(shè)缺乏保密性。再加之當(dāng)前頻繁發(fā)生的病毒入侵和黑客攻擊現(xiàn)象，檔案信息的安全性受到嚴(yán)重威脅。網(wǎng)絡(luò)安全是我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中相對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)，高校與高校之間、組織與組織之間、部門(mén)與部門(mén)之間的信息傳遞更會(huì)加劇檔案信息的安全性問(wèn)題。此前高校檔案管理信息資源共享中的安全問(wèn)題尚未得到有效保障，亟待加大重視力度，加強(qiáng)防護(hù)。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式路徑

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息資源逐漸顯露出巨大的價(jià)值，其就像物質(zhì)資源和能量資源一樣，能夠極大地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。隨著社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源需求的不斷增多，高校加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源共享的開(kāi)發(fā)利用必定能夠?yàn)樯鐣?huì)帶來(lái)產(chǎn)出，因此必須予以高度重視。一方面。要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)層要增強(qiáng)信息意識(shí)，轉(zhuǎn)變信息化管理理念，為高校檔案管理的信息資源共享創(chuàng)造良好的條件。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注重對(duì)于檔案管理的業(yè)務(wù)工作水平和現(xiàn)代化管理水平的提升，只有這樣才能促使檔案管理工作水平的提升。另一方面，為了加快信息資源共享高校檔案管理工作的進(jìn)程，還要加大對(duì)檔案管理的資金投入。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資較大的工作，購(gòu)買(mǎi)硬件、購(gòu)買(mǎi)軟件、引進(jìn)人才都離不開(kāi)資金的支撐，所以只有加大資金的投入力度，才能夠夯實(shí)高校檔案管理信息資源共享建設(shè)的基礎(chǔ)。只有在資金充足的情況下，才可以購(gòu)買(mǎi)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備和先進(jìn)的硬件設(shè)備，引進(jìn)高素質(zhì)的人才管理隊(duì)伍。高校應(yīng)該拓寬思路，創(chuàng)新資金籌備渠道，設(shè)立檔案管理信息共享的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保順利開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。

（二）實(shí)行數(shù)字化管理

基于信息資源共享，高校建立檔案管理模式，最重要的就是實(shí)行數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立，可以提升高校檔案管理的便利性，為檔案信息資源共享提供保障。實(shí)行數(shù)字化管理的第一步是對(duì)檔案建立數(shù)字化的目錄，以便于用戶(hù)通過(guò)信息檢索搜集到自己需求的信息。第二步是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)對(duì)原始文件進(jìn)行掃描與核準(zhǔn)，保障檔案信息資源的準(zhǔn)確完整性。第三步應(yīng)當(dāng)做好檔案零散數(shù)據(jù)與整體庫(kù)存之間的銜接，縮短用戶(hù)檢索與檔案信息資源查詢(xún)之間的時(shí)間差，提高信息資源共享的效率。第四步要完善相關(guān)信息的處理技術(shù)，使數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范化，加快推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，降低檔案信息資源共享的盲目性。除此以外，高校也應(yīng)注重對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的更新與維護(hù)，以保證高校檔案信息資源共享的有序進(jìn)展。

（三）建立信息服務(wù)中心

當(dāng)前我國(guó)高校之間還不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，因此高校需要建立信息服務(wù)中心，促進(jìn)高校檔案信息資源共享時(shí)各主體之間的有效溝通。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，信息與信息技術(shù)含量逐漸成為高校檔案管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，改革舊的管理體制，引進(jìn)信息技術(shù)，建立信息服務(wù)中心，打造開(kāi)放性的新型社會(huì)化服務(wù)機(jī)構(gòu)。另外，高校針對(duì)檔案管理建立的信息服務(wù)中心有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅能夠降低管理成本，還能夠提升管理效率。因次對(duì)于信息服務(wù)中心的建設(shè)，可以從檔案保管部門(mén)、處置部門(mén)和服務(wù)部門(mén)三個(gè)方面分支化培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能素養(yǎng)，以促進(jìn)信息資源共享。最后，高校檔案管理基于信息資源共享建立信息服務(wù)中心時(shí)，需要高度重視對(duì)服務(wù)功能的建設(shè)。高校需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)獲取檔案信息資源，并對(duì)其價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，提升共享資源的優(yōu)質(zhì)性。在處理檔案信息時(shí)，要對(duì)信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提升共享信息資源的質(zhì)量，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，提升服務(wù)效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊立榮.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（6）：43-44.

[2]謝靜.基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立探析[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2019（10）：97-98.

[3]李曉霞.信息資源共享下高校檔案管理模式創(chuàng)新思考[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018（20）：185+189.