趙楠

摘? 要：本文基于當(dāng)前高校房屋資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，進(jìn)一步探討提升高校房屋資產(chǎn)檔案管理水平的路徑，以期促進(jìn)高校檔案事業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;房屋資產(chǎn);檔案管理

Abstract： Based on the status quo and existing problems， this article discusses ways to improve the management level of college housing assets archives， in order to promote the standardized development of college files.

Keywords： Colleges and universities; Housing assets; Archives management

房屋資產(chǎn)是高校培養(yǎng)人才的最基礎(chǔ)的物質(zhì)材料，可以稱(chēng)得上是“家底”，是高校其他工作發(fā)展的重要保障。[1]隨著房屋資產(chǎn)的增多，所產(chǎn)生的房屋資產(chǎn)檔案資料也逐漸增多。如何對(duì)這些檔案資料實(shí)施有效管理，是高校檔案管理部門(mén)需要關(guān)注的問(wèn)題。

1 高校房屋資產(chǎn)檔案簡(jiǎn)述

我國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中對(duì)固定資產(chǎn)有這樣的界定：只要是使用時(shí)間超過(guò)一年且價(jià)值高于1000元的，而且在使用的過(guò)程中能夠保持原有的形態(tài)的資產(chǎn)。[2]根據(jù)這一定義，高校房屋資產(chǎn)指的是高校范圍內(nèi)的一切建筑物，主要指廣大師生經(jīng)常使用的教學(xué)樓、圖書(shū)館、實(shí)驗(yàn)大樓等建筑物，這樣一些可供長(zhǎng)期使用的、能夠保持原來(lái)面貌的資產(chǎn)。這些資產(chǎn)具有形式和來(lái)源多樣化的特點(diǎn)，而且還包含了經(jīng)營(yíng)的和非經(jīng)營(yíng)的資產(chǎn)。

房屋資產(chǎn)檔案涉及到相關(guān)法律較多，如《房地產(chǎn)法》《合同法》《城市規(guī)劃法》《檔案法》等，很多關(guān)于房屋資產(chǎn)檔案的工作是法制性很強(qiáng)的工作，所以房屋資產(chǎn)檔案的管理不能脫離法律軌道。

2 高校房屋資產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 制度層面的問(wèn)題

從當(dāng)前許多高校情況來(lái)看，普遍存在房屋資產(chǎn)檔案管理制度不健全的問(wèn)題。房屋資產(chǎn)是高校眾多固定資產(chǎn)中非常重要的一類(lèi)資產(chǎn)，但因?yàn)榉课葙Y產(chǎn)是不動(dòng)產(chǎn)，日常每天都在使用，所以對(duì)房屋資產(chǎn)的管理多體現(xiàn)在使用過(guò)程中的維護(hù)方面，缺少管理房屋資產(chǎn)檔案的明確條例。雖然每所高校都有檔案管理機(jī)構(gòu)，但房屋資產(chǎn)檔案管理很容易被忽視，所以也沒(méi)有建立完善的資產(chǎn)檔案制度，與房屋資產(chǎn)的相關(guān)檔案資料也沒(méi)有被及時(shí)納入到資產(chǎn)日常管理工作中。[3]

許多高校并沒(méi)有將建設(shè)房屋的項(xiàng)目檔案納入到房屋資產(chǎn)檔案體系中，導(dǎo)致房屋建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施的過(guò)程中缺少歸檔指導(dǎo)，甚至還出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)房屋建設(shè)項(xiàng)目完工后的材料不進(jìn)行歸檔驗(yàn)收的現(xiàn)象，造成房屋資產(chǎn)檔案的缺失。高校內(nèi)有許多建設(shè)年份很早的房屋，隨著時(shí)間的流逝，加上有些房屋建設(shè)檔案資料本身就不齊全，所以很多房屋資產(chǎn)檔案已經(jīng)丟失，或者是散存在各個(gè)許多部門(mén)的檔案中，處于無(wú)序管理狀態(tài)。

2.2 管理人員的問(wèn)題

許多高校資產(chǎn)管理人員兼職現(xiàn)象較多，兼職人員既沒(méi)有資產(chǎn)管理方面的知識(shí)，也缺少檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在日常房屋資產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，檔案的收集、整理環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問(wèn)題。資產(chǎn)的維修保養(yǎng)也會(huì)產(chǎn)生大量檔案，如果檔案管理人員不及時(shí)歸檔，也同樣會(huì)導(dǎo)致檔案材料的缺失。[4]

2.3 信息化的問(wèn)題

房屋資產(chǎn)檔案作為高校資產(chǎn)檔案管理中的重要內(nèi)容，理應(yīng)通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)提升檔案管理質(zhì)量。但是，許多高校對(duì)房屋資產(chǎn)檔案的管理還只是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，采用的電子化的分類(lèi)和登記管理。這種管理模式既無(wú)法對(duì)房屋資產(chǎn)實(shí)施有效的管理，也無(wú)法為高校房屋資產(chǎn)保值增值提供科學(xué)依據(jù)，所以必須加強(qiáng)高校房屋資產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)。

2.4 土地性質(zhì)的問(wèn)題

目前，我國(guó)高校土地性質(zhì)分為公辦和民辦兩類(lèi)。公辦高校都是由國(guó)家或者地方政府辦的，其房屋資產(chǎn)所占土地都屬于教育用地，由國(guó)家和地方政府統(tǒng)一劃撥使用。民辦高校則是由民間出資辦的，自行籌措辦學(xué)經(jīng)費(fèi)，所以其土地多是通過(guò)有償方式獲得的，民辦高校房屋資產(chǎn)檔案管理更復(fù)雜。如果涉及建立新校區(qū)或者是置換校區(qū)等問(wèn)題，則需要詳細(xì)、準(zhǔn)確的房屋資產(chǎn)檔案作為支撐。

3 完善高校房屋資產(chǎn)檔案管理的路徑

3.1 強(qiáng)化管理意識(shí)，建立完善的資產(chǎn)檔案管理制度

資產(chǎn)檔案管理具有特殊性。房屋資產(chǎn)檔案處于不斷變化的過(guò)程中，僅僅依靠檔案部門(mén)管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，要強(qiáng)化資產(chǎn)部門(mén)和檔案部門(mén)的管理意識(shí)，確保各部門(mén)聯(lián)合并參與到檔案管理工作中，確保房屋資產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，建立完善的資產(chǎn)檔案管理制度也尤為重要。[5] 通過(guò)房屋資產(chǎn)檔案管理的各項(xiàng)制度建設(shè)，使檔案管理工作在房屋資產(chǎn)的配置、利用、維修、租賃等每一個(gè)環(huán)節(jié)都有切實(shí)的依據(jù)。

3.2 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，建立專(zhuān)業(yè)的資產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍

資產(chǎn)檔案管理具有復(fù)雜性。這一特點(diǎn)給檔案管理人員提出了高要求。為確保資產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，檔案管理人員應(yīng)具有房屋構(gòu)造、資產(chǎn)管理、檔案管理等多方面的知識(shí)，也要具備一定的溝通和協(xié)調(diào)能力。許多高校缺少專(zhuān)業(yè)化的資產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍且不夠穩(wěn)定，這種情況不利于提升檔案管理工作的質(zhì)量。[6]

3.3 強(qiáng)化信息化意識(shí)，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是檔案管理工作的大趨勢(shì)，房屋資產(chǎn)檔案工作作為高校檔案工作重要組成部分，也應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。要充分利用信息化技術(shù)，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)，也方便資產(chǎn)檔案的利用和國(guó)家對(duì)高校資產(chǎn)的檢查。[7]要建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，首先需要做好前期的準(zhǔn)備工作。對(duì)于房屋資產(chǎn)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文件，應(yīng)該分門(mén)別類(lèi)的收集，并根據(jù)資產(chǎn)檔案管理制度的要求來(lái)進(jìn)行編目和整理，從而做好紙質(zhì)版房屋資產(chǎn)檔案資料的歸檔工作。

在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)房屋資產(chǎn)檔案科學(xué)的分類(lèi)非常重要。檔案管理人員要按照房屋資產(chǎn)檔案的類(lèi)別編寫(xiě)目錄，再根據(jù)目錄建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化社會(huì)里，數(shù)據(jù)軟件更新速度非?？?，所以資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)該針對(duì)房屋資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)變化及時(shí)補(bǔ)充和完善資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在管理的過(guò)程中，要注意添加相關(guān)數(shù)據(jù)的備份，只要是與房屋資產(chǎn)相關(guān)的原始檔案資料，都應(yīng)該在歸檔后備份，確保資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全和準(zhǔn)確。[8]應(yīng)該安排專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)管理和維護(hù)資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，要確保數(shù)據(jù)庫(kù)和房屋資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)對(duì)接，這里可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)功能來(lái)增加相應(yīng)的模塊，使房屋資產(chǎn)在申購(gòu)、驗(yàn)收、支付等方面都可以利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)來(lái)控制操作程序。通過(guò)管理系統(tǒng)來(lái)查詢(xún)房屋資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)，方便長(zhǎng)期使用房屋資產(chǎn)、對(duì)房屋資產(chǎn)負(fù)有管理責(zé)任的教職員工及時(shí)查詢(xún)相關(guān)的信息，并可以及時(shí)補(bǔ)充房屋資產(chǎn)使用的相關(guān)信息，從而確保高校房屋資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化管理。

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（作者單位：首都體育學(xué)院 來(lái)稿日期：2020-04-21）