姚佳琳

摘 要：檔案管理工作是對(duì)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)情況的真實(shí)記錄，它關(guān)乎到單位及社會(huì)的信息服務(wù)發(fā)展進(jìn)度、質(zhì)量。將檔案管理工作應(yīng)用于衛(wèi)生系統(tǒng)，可以為單位部門的工作決策和未來規(guī)劃增添科學(xué)性和合理性，有助于部門未來各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利展開。而要良好開展檔案管理工作，編目工作是其中的關(guān)鍵程序。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，單位對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案編目工作需進(jìn)一步創(chuàng)新和加強(qiáng)，如此才能提高檔案管理工作對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展的數(shù)據(jù)支持作用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境;編目工作;衛(wèi)生檔案管理

世界已經(jīng)步入信息化時(shí)代，信息技術(shù)成為新時(shí)期中工作和生活的主要輔助工具，特別是檔案管理工作，檔案管理是一種數(shù)據(jù)保存形式，而信息技術(shù)則是一種對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效儲(chǔ)存和共享的技術(shù)形式。如果將二者有效結(jié)合，則可以給相關(guān)工作提供諸多便利，為此需要探究互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的衛(wèi)生檔案編目工作開展，以提供衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的準(zhǔn)確性、科學(xué)性與合理性。

1 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案編目的工作現(xiàn)狀

檔案編目對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)的精確化發(fā)展和高效化建設(shè)能起到良好的提升作用，但是要打造有完善的檔案編目系統(tǒng)相對(duì)困難，從開展現(xiàn)狀來看，檔案編目工作在衛(wèi)生系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中占比有限，衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展建設(shè)中的中空期過多，這導(dǎo)致實(shí)際的衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)作不會(huì)產(chǎn)生太多的數(shù)據(jù)信息，于是所產(chǎn)生的檔案記錄數(shù)量也大幅度下降。數(shù)據(jù)信息及檔案記錄的不足造成了日常衛(wèi)生工作對(duì)于檔案管理的重視力度不足，也導(dǎo)致了編目工作一直未能有效落實(shí)[1]。

其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，各項(xiàng)信息技術(shù)得到了積極創(chuàng)新和發(fā)展，各單位部門也針對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)的創(chuàng)新需要引入了大量的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備。但是，各類設(shè)備設(shè)施的操作要求，使用方法都存在差異性，在引入諸多新型技術(shù)的同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)工作人員卻沒有受到相應(yīng)的指導(dǎo)或者指導(dǎo)時(shí)間不足，個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，這也導(dǎo)致編目工作的準(zhǔn)確度不盡如人意。

最后，盡管部門單位結(jié)合新時(shí)期需要進(jìn)行了設(shè)備和技術(shù)上的更換，但在工作體系上沒有進(jìn)行相應(yīng)的改良，比如數(shù)據(jù)的分類，各類衛(wèi)生工作的清潔指標(biāo)，這些數(shù)據(jù)內(nèi)容只是被簡單的收錄到數(shù)據(jù)庫中，不同的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)什么內(nèi)容，影響到哪些方面，數(shù)據(jù)信息閱覽權(quán)限的開放對(duì)象等等，這些方面并沒有建立起對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)體系。這種工作模式無疑浪費(fèi)了新型信息技術(shù)的數(shù)據(jù)精確存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，沒有有效發(fā)揮出檔案工作對(duì)其他工作審核與規(guī)劃的數(shù)據(jù)支撐作用。單位的檔案信息變成了單純的數(shù)據(jù)存檔，不能為部門的長期工作計(jì)劃開展提供信息依據(jù)。且因?yàn)闄n案庫的模塊過少，數(shù)據(jù)堆積過多，導(dǎo)致了檔案庫的存儲(chǔ)現(xiàn)狀十分臃腫，當(dāng)工作人員進(jìn)行檔案檢索和查詢時(shí)，操作過程會(huì)顯得繁瑣且復(fù)雜，對(duì)檔案管理效果和質(zhì)量造成極大的負(fù)面影響。

2 基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的衛(wèi)生檔案編目優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

國內(nèi)的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理起步較晚，體系也相對(duì)不成熟，這造成了部門的檔案管理工作隊(duì)伍長期無法有效建立的情況。雖然在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期，數(shù)據(jù)記錄的方式得到了大幅度的革新，衛(wèi)生系統(tǒng)也開始引進(jìn)更加新穎和先進(jìn)的工作理念，并對(duì)管理設(shè)施進(jìn)行了大面積的替換，但從根本上看，這些舉措并沒有對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率起到明顯的提升效果。究其原因在于，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作存在很強(qiáng)的附屬性質(zhì)，在機(jī)關(guān)單位中并不是以獨(dú)立的機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)，其管理工作的負(fù)責(zé)人員往往是從其他部門崗位中抽調(diào)，或者選擇有一定資料管理經(jīng)驗(yàn)的人員兼任。由于所挑選的工作人員并非專職的檔案管理人員，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理模式和方法并不是十分的熟悉[2]。為了加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的檔案項(xiàng)目管理，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技能人才的培養(yǎng)，建立起具有獨(dú)立性質(zhì)的工作隊(duì)伍，如在實(shí)際工作中施行層次安排模式，根據(jù)人員的管理能力和水平分為不同層次，將重要的數(shù)據(jù)分類和編目工作交予能力出眾的技術(shù)人員，同時(shí)讓水平和素質(zhì)更高的管理人員以從傳幫帶形式幫助對(duì)相關(guān)設(shè)備及工作方式不是十分熟悉的工作人員，從而提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

2.2 更精密化的檔案編目結(jié)構(gòu)

編目工作的信息化是衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，就檔案信息化而言，指的是通過各類信息收集設(shè)備把載體形式不同的檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字內(nèi)容的一個(gè)過程。而紙質(zhì)檔案信息化則是指運(yùn)用掃描采集設(shè)備，將原件中涉及的圖文信息劃分成多個(gè)點(diǎn)陣式信息元，然后再計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入光信號(hào)轉(zhuǎn)換成的電信號(hào)，進(jìn)而得到數(shù)字圖像文件的過程。把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)之中，一般包含以下方式：其一，通過對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描，將其轉(zhuǎn)化成圖像方式進(jìn)行存儲(chǔ)，亦或是運(yùn)用OCR字符識(shí)別將其轉(zhuǎn)變成本文文件;其二，通過已有縮微膠片影像開展信息化轉(zhuǎn)換，或運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)拍攝。兩種方式相比之下，直接掃描成本更低，且迅速便捷。所以，紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換通常運(yùn)用掃描的方式將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，然后立足于標(biāo)引信息來構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而對(duì)檔案資料電子影像予以迅速的檢索運(yùn)用[3]。讓編目工作信息化擺脫人工操作，提升工作效率，展現(xiàn)編目工作的透明度，方便工作人員在查閱檔案庫相關(guān)資料時(shí)能夠根據(jù)目錄實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的快速檢索。部門應(yīng)當(dāng)基于新時(shí)期下的數(shù)據(jù)檢索要求建立起聯(lián)機(jī)編目，形成一個(gè)目標(biāo)檢索不同數(shù)據(jù)庫的模式，實(shí)現(xiàn)資源共享，讓衛(wèi)生系統(tǒng)可以和多個(gè)單位實(shí)現(xiàn)互相聯(lián)通，讓編目工作更加立體化，滿足單位在新時(shí)代下的數(shù)據(jù)獲取和儲(chǔ)備需要。

2.3 編目工作制度的完善

先進(jìn)的編制搜索工具需要基于查詢、借閱以及歸還等相關(guān)方面進(jìn)行調(diào)整，要想確保檔案借還服務(wù)的高效性，需設(shè)置借還終端已自助掃描儀等，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)借還檔案的服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，衛(wèi)生系統(tǒng)首先應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活應(yīng)用，構(gòu)建起多媒體學(xué)習(xí)共享空間，通過科學(xué)的閱讀工具提供形式多樣的視聽服務(wù)。部門需要嘗試將各類檔案信息制作的網(wǎng)頁之上，將收集到的相關(guān)數(shù)字檔案通過整理、編目以及開放度標(biāo)示之后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)在線的方式將其上傳到檔案管理網(wǎng)站之上，這樣用戶只要有需要就能夠在網(wǎng)絡(luò)上搜索相應(yīng)的資源，其有效的減少了檔案檢索的流程，提高了檔案利用效率。部門可通過“光纖—磁盤”的連接陣列，加強(qiáng)檔案編目的自我調(diào)整和更新能力，并適當(dāng)?shù)奶嵘到y(tǒng)內(nèi)部儲(chǔ)存量，確保編目和對(duì)應(yīng)的子項(xiàng)目能形成數(shù)據(jù)鏈接，加強(qiáng)檔案管理所具備的可靠性，并結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求硬件的組成以及磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，夯實(shí)編目序列系統(tǒng)功能更新的基礎(chǔ)，使得數(shù)據(jù)庫在錄入新數(shù)據(jù)信息時(shí)，檔案編目也能及時(shí)更新，以避免出現(xiàn)編目更新和檔案庫更新不匹配，造成查閱者閱覽信息錯(cuò)誤的問題[4]。

3 結(jié)語

綜上，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息技術(shù)為高效化的檔案建設(shè)創(chuàng)造了技術(shù)方面的基礎(chǔ)，大幅度提升了衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量及效率，進(jìn)而讓檔案管理突破傳統(tǒng)手工管理，使檔案管理能夠向著信息化的方向不斷發(fā)展。就信息化檔案建設(shè)而言，和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相符，能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提升，但是要想應(yīng)用好信息技術(shù)開展衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的編目工作，促進(jìn)檔案運(yùn)用效率與安全性的提高，讓衛(wèi)生檔案管理服務(wù)于部門環(huán)境、清潔等工作，還需要及時(shí)的轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作思維方式，提升其知識(shí)技能水平，構(gòu)建更加完善的滾利系統(tǒng)，使衛(wèi)生系統(tǒng)能夠更好的適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化，推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

參考文獻(xiàn)

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