張艷輝

摘 要：高校檔案是高等院校活動的直接記錄，隨著信息時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理慢慢地轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)化的管理，給高校管理者和學(xué)生帶來了便利，無論是從檔案的收集還是對于檔案的儲存，大數(shù)據(jù)的技術(shù)更是可以發(fā)揮巨大的作用。因此，筆者通過對文獻的收集和自身的工作經(jīng)驗，就大數(shù)據(jù)時代高校如何增強學(xué)生的檔案的利用效果進行闡述探討。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;利用效果

學(xué)生是高等院校的主體。圍繞學(xué)生展開的教學(xué)科研活動則是學(xué)校工作中最重要的一環(huán)。這些活動會產(chǎn)生大量的學(xué)生檔案，本文將從提高自動化程度;多樣化儲存格式;兼職檔案員更多的參與;拓寬利用渠道和加大覆蓋面的五個方面初步論述如何發(fā)揮高等學(xué)校學(xué)生檔案的更大利用效果。

1 加強高等學(xué)生檔案利用效果管理的意義

1.1 高校檔案是高教必須抓好的一項基礎(chǔ)工作

高校的檔案，不單單是高校的成長史和發(fā)展史，更是為高校的長足發(fā)展提供著多方面的參考。一般從兩個方面體現(xiàn)，一是高校的檔案文獻資料可以為高校各職能部門順利的完成工作提供基礎(chǔ)資料;二是高校的檔案文獻資料有利于各職能部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員汲取經(jīng)驗和規(guī)避錯誤，提升決策的有效性。因為高校的檔案資料就是高校的發(fā)展史，在檔案中會真實、詳細的記錄著高校的重要事件，充分體現(xiàn)著高校的里程變化，是高校出色完成各項工作的基石。

1.2 高校檔案為開展教學(xué)管理活動提供了科學(xué)依據(jù)

教學(xué)活動是高校各項活動的基礎(chǔ)和中心，關(guān)系學(xué)校發(fā)展的前景。從教學(xué)活動方面說。高校豐富的教學(xué)檔案，不僅可以事半功倍的為新教學(xué)者提供有效的歷史經(jīng)驗，還可以使新教學(xué)者獲得新的啟迪，進而改進，提升教學(xué)的工作效率。從豐富的實踐成果來看，高校的檔案詳實的收集著高校教學(xué)的實踐成果，這些實踐的成果不僅僅是高校的榮譽，更是高校積累的寶貴財富，對教育的改革落地有著現(xiàn)實意義。

1.3 高校檔案可以為學(xué)校開展教育宣傳活動提供重要素材

所謂檔案，就是直接形成的歷史記錄。高校的檔案作為高校歷史的見證者和記錄者，將高校不同歷史時期的重大事件與活動真實的記錄在冊，蘊含大量的校史、校情等教育素材 ，通過這些素材對師生開展思想教育，可以有效體現(xiàn)高校的文化底蘊，陶冶學(xué)生的愛校情操。

2 發(fā)揮高等學(xué)生檔案利用效果的措施

2.1 充分體現(xiàn)檔案工作的服務(wù)性質(zhì)

高校檔案存在的主要意義還是其利用性，只有檔案的各項內(nèi)容有效的利用于高校的發(fā)展，才能體現(xiàn)檔案管理的最終目的。因此，高校的檔案管理人員要樹立正確的價值觀，強化服務(wù)意識，不僅僅是服務(wù)于對檔案有需求的師生，還應(yīng)盡做好檔案資源的共享，正確處理好與其它部門間的關(guān)系，及時提供服務(wù)。

2.2 檔案工作應(yīng)該具備開放性

高校檔案的服務(wù)性就要求做好檔案的對外開放，實現(xiàn)檔案資源共享。但檔案的保密性又要求檔案必須做好保密工作，傳統(tǒng)的檔案管理就是太注重保密性，從而忽略了其功效，與當(dāng)代社會發(fā)展不符。因此，高校檔案工作要堅持適度開放和適度保密的原則，最大限度地發(fā)揮檔案的現(xiàn)實功效，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.3 注重提高高校檔案質(zhì)量

高校的檔案管理有一套成型的編輯、整理流程，并形成了嚴苛的規(guī)章制度。因此，高校的檔案記錄應(yīng)該嚴格按照檔案管理規(guī)定，不缺不漏，規(guī)范整理，確保檔案的質(zhì)量。高校檔案的信息資源如果材料過少或者重要材料缺失，就嚴重影響了檔案的參考價值。所以，高校相關(guān)部門應(yīng)該用嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度確保高校檔案的有效利用價值。

2.4 提高檔案自動化管理程度

信息化時代的來臨，對社會生活產(chǎn)生了巨大的沖擊，檔案工作也不例外。這樣一來，有關(guān)部門若是想利用檔案，就得親自跑到檔案所在地，再等檔案管理員花上十幾分鐘，甚至更長時間，找出檔案。這種費時費力的現(xiàn)狀導(dǎo)致到了有些人不愿去查檔案。只是憑著平時的印象給學(xué)生做出一個評價。只有提高檔案自動化程度，將檔案利用端口開放給校內(nèi)大多數(shù)部門，就能很好地改變上述狀況。既增強了工作效率，又確保了對人評價的客觀公正性。

2.5 采取多樣化電子檔案儲存格式

目前，電子檔案的儲存格式主要是以PDF格式為主。這種格式的優(yōu)點是比較簡便易操作。缺點是無法進行再編輯。如果教務(wù)部門能將一部分學(xué)生檔案設(shè)計成表格形式，不斷的錄入變化的檔案，可以更大的方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位，提高檔案的利用價值。

2.6 兼職檔案員應(yīng)更多的參與檔案整理

按照傳統(tǒng)的做法，兼職檔案員只是負責(zé)檔案的收集和移交工作。而剩下的部分就往往交給專職檔案管理員了。但現(xiàn)實情況往往是復(fù)雜的，檔案管理面對的是一個個情況隨時可能變動的人，而兼職檔案員在各部門工作，是最了解這些學(xué)生的人。以成人教育檔案為例：成教的學(xué)生構(gòu)成比全日制教育更加復(fù)雜。同一屆學(xué)生很多人不能同時畢業(yè)。這就對檔案的分類提出了很高的要求， 而兼職檔案員往往是唯一能給出答案的人。因此，兼職檔案員應(yīng)更多的參與檔案整理。

2.7 拓寬檔案的綜合利用渠道

目前為止，大多數(shù)高校的學(xué)生檔案僅在特定的電腦端可查。而這個時代又是一個智能手機的時代，很多事情都可以在手機上處理。要是學(xué)生檔案的利用也可以在手機上完成，無疑能更好的方便人民群眾。因此，可以將檔案利用的端口做到公眾號上，有資質(zhì)的單位，部門只要驗證過身份以后，就能順利利用。不必再親自前往檔案館了，可以有效暢通檔案的綜合利用渠道。

2.8 應(yīng)該加大檔案的覆蓋面

與過去相比，各地檔案的庫存有了顯著的增加。但在綜合評價一個學(xué)生時，還是有一拍腦門，憑感覺做決定的情況。這就需要兼職檔案員加大檔案的收集面，將學(xué)生的表現(xiàn)，如參加社會實踐情況，也錄入檔案。以便讓學(xué)生的情況更加真實客觀。這樣一來，要是全部用紙質(zhì)檔案，檔案庫房的面積要求就很大。所以在增加庫存的同時，必須思考如何更安全的使用電子檔案及檔案的合理銷毀。

3 結(jié)束語

高校檔案工作是事無巨細的，需要專兼職檔案管理員很高的責(zé)任心與耐心。在高校學(xué)生檔案向大數(shù)據(jù)時代邁進的同時，更給高校學(xué)生檔案的管理提出了新的機遇和挑戰(zhàn)，正因如此，高校更應(yīng)積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相應(yīng)的措施，進一步提高學(xué)生檔案管理水平和信息化，更好的服務(wù)于高校的健康、長足發(fā)展。

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