張艷輝

摘 要：高校檔案是高等院校活動(dòng)的直接記錄，隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理慢慢地轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)化的管理，給高校管理者和學(xué)生帶來了便利，無論是從檔案的收集還是對于檔案的儲存，大數(shù)據(jù)的技術(shù)更是可以發(fā)揮巨大的作用。因此，筆者通過對文獻(xiàn)的收集和自身的工作經(jīng)驗(yàn)，就大數(shù)據(jù)時(shí)代高校如何增強(qiáng)學(xué)生的檔案的利用效果進(jìn)行闡述探討。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;利用效果

學(xué)生是高等院校的主體。圍繞學(xué)生展開的教學(xué)科研活動(dòng)則是學(xué)校工作中最重要的一環(huán)。這些活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的學(xué)生檔案，本文將從提高自動(dòng)化程度;多樣化儲存格式;兼職檔案員更多的參與;拓寬利用渠道和加大覆蓋面的五個(gè)方面初步論述如何發(fā)揮高等學(xué)校學(xué)生檔案的更大利用效果。

1 加強(qiáng)高等學(xué)生檔案利用效果管理的意義

1.1 高校檔案是高教必須抓好的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作

高校的檔案，不單單是高校的成長史和發(fā)展史，更是為高校的長足發(fā)展提供著多方面的參考。一般從兩個(gè)方面體現(xiàn)，一是高校的檔案文獻(xiàn)資料可以為高校各職能部門順利的完成工作提供基礎(chǔ)資料;二是高校的檔案文獻(xiàn)資料有利于各職能部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員汲取經(jīng)驗(yàn)和規(guī)避錯(cuò)誤，提升決策的有效性。因?yàn)楦咝５臋n案資料就是高校的發(fā)展史，在檔案中會(huì)真實(shí)、詳細(xì)的記錄著高校的重要事件，充分體現(xiàn)著高校的里程變化，是高校出色完成各項(xiàng)工作的基石。

1.2 高校檔案為開展教學(xué)管理活動(dòng)提供了科學(xué)依據(jù)

教學(xué)活動(dòng)是高校各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)和中心，關(guān)系學(xué)校發(fā)展的前景。從教學(xué)活動(dòng)方面說。高校豐富的教學(xué)檔案，不僅可以事半功倍的為新教學(xué)者提供有效的歷史經(jīng)驗(yàn)，還可以使新教學(xué)者獲得新的啟迪，進(jìn)而改進(jìn)，提升教學(xué)的工作效率。從豐富的實(shí)踐成果來看，高校的檔案詳實(shí)的收集著高校教學(xué)的實(shí)踐成果，這些實(shí)踐的成果不僅僅是高校的榮譽(yù)，更是高校積累的寶貴財(cái)富，對教育的改革落地有著現(xiàn)實(shí)意義。

1.3 高校檔案可以為學(xué)校開展教育宣傳活動(dòng)提供重要素材

所謂檔案，就是直接形成的歷史記錄。高校的檔案作為高校歷史的見證者和記錄者，將高校不同歷史時(shí)期的重大事件與活動(dòng)真實(shí)的記錄在冊，蘊(yùn)含大量的校史、校情等教育素材 ，通過這些素材對師生開展思想教育，可以有效體現(xiàn)高校的文化底蘊(yùn)，陶冶學(xué)生的愛校情操。

2 發(fā)揮高等學(xué)生檔案利用效果的措施

2.1 充分體現(xiàn)檔案工作的服務(wù)性質(zhì)

高校檔案存在的主要意義還是其利用性，只有檔案的各項(xiàng)內(nèi)容有效的利用于高校的發(fā)展，才能體現(xiàn)檔案管理的最終目的。因此，高校的檔案管理人員要樹立正確的價(jià)值觀，強(qiáng)化服務(wù)意識，不僅僅是服務(wù)于對檔案有需求的師生，還應(yīng)盡做好檔案資源的共享，正確處理好與其它部門間的關(guān)系，及時(shí)提供服務(wù)。

2.2 檔案工作應(yīng)該具備開放性

高校檔案的服務(wù)性就要求做好檔案的對外開放，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。但檔案的保密性又要求檔案必須做好保密工作，傳統(tǒng)的檔案管理就是太注重保密性，從而忽略了其功效，與當(dāng)代社會(huì)發(fā)展不符。因此，高校檔案工作要堅(jiān)持適度開放和適度保密的原則，最大限度地發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)功效，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.3 注重提高高校檔案質(zhì)量

高校的檔案管理有一套成型的編輯、整理流程，并形成了嚴(yán)苛的規(guī)章制度。因此，高校的檔案記錄應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，不缺不漏，規(guī)范整理，確保檔案的質(zhì)量。高校檔案的信息資源如果材料過少或者重要材料缺失，就嚴(yán)重影響了檔案的參考價(jià)值。所以，高校相關(guān)部門應(yīng)該用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度確保高校檔案的有效利用價(jià)值。

2.4 提高檔案自動(dòng)化管理程度

信息化時(shí)代的來臨，對社會(huì)生活產(chǎn)生了巨大的沖擊，檔案工作也不例外。這樣一來，有關(guān)部門若是想利用檔案，就得親自跑到檔案所在地，再等檔案管理員花上十幾分鐘，甚至更長時(shí)間，找出檔案。這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的現(xiàn)狀導(dǎo)致到了有些人不愿去查檔案。只是憑著平時(shí)的印象給學(xué)生做出一個(gè)評價(jià)。只有提高檔案自動(dòng)化程度，將檔案利用端口開放給校內(nèi)大多數(shù)部門，就能很好地改變上述狀況。既增強(qiáng)了工作效率，又確保了對人評價(jià)的客觀公正性。

2.5 采取多樣化電子檔案儲存格式

目前，電子檔案的儲存格式主要是以PDF格式為主。這種格式的優(yōu)點(diǎn)是比較簡便易操作。缺點(diǎn)是無法進(jìn)行再編輯。如果教務(wù)部門能將一部分學(xué)生檔案設(shè)計(jì)成表格形式，不斷的錄入變化的檔案，可以更大的方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位，提高檔案的利用價(jià)值。

2.6 兼職檔案員應(yīng)更多的參與檔案整理

按照傳統(tǒng)的做法，兼職檔案員只是負(fù)責(zé)檔案的收集和移交工作。而剩下的部分就往往交給專職檔案管理員了。但現(xiàn)實(shí)情況往往是復(fù)雜的，檔案管理面對的是一個(gè)個(gè)情況隨時(shí)可能變動(dòng)的人，而兼職檔案員在各部門工作，是最了解這些學(xué)生的人。以成人教育檔案為例：成教的學(xué)生構(gòu)成比全日制教育更加復(fù)雜。同一屆學(xué)生很多人不能同時(shí)畢業(yè)。這就對檔案的分類提出了很高的要求， 而兼職檔案員往往是唯一能給出答案的人。因此，兼職檔案員應(yīng)更多的參與檔案整理。

2.7 拓寬檔案的綜合利用渠道

目前為止，大多數(shù)高校的學(xué)生檔案僅在特定的電腦端可查。而這個(gè)時(shí)代又是一個(gè)智能手機(jī)的時(shí)代，很多事情都可以在手機(jī)上處理。要是學(xué)生檔案的利用也可以在手機(jī)上完成，無疑能更好的方便人民群眾。因此，可以將檔案利用的端口做到公眾號上，有資質(zhì)的單位，部門只要驗(yàn)證過身份以后，就能順利利用。不必再親自前往檔案館了，可以有效暢通檔案的綜合利用渠道。

2.8 應(yīng)該加大檔案的覆蓋面

與過去相比，各地檔案的庫存有了顯著的增加。但在綜合評價(jià)一個(gè)學(xué)生時(shí)，還是有一拍腦門，憑感覺做決定的情況。這就需要兼職檔案員加大檔案的收集面，將學(xué)生的表現(xiàn)，如參加社會(huì)實(shí)踐情況，也錄入檔案。以便讓學(xué)生的情況更加真實(shí)客觀。這樣一來，要是全部用紙質(zhì)檔案，檔案庫房的面積要求就很大。所以在增加庫存的同時(shí)，必須思考如何更安全的使用電子檔案及檔案的合理銷毀。

3 結(jié)束語

高校檔案工作是事無巨細(xì)的，需要專兼職檔案管理員很高的責(zé)任心與耐心。在高校學(xué)生檔案向大數(shù)據(jù)時(shí)代邁進(jìn)的同時(shí)，更給高校學(xué)生檔案的管理提出了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正因如此，高校更應(yīng)積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相應(yīng)的措施，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理水平和信息化，更好的服務(wù)于高校的健康、長足發(fā)展。

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