王薏群

【摘要】中國高等職業(yè)教育在最近幾年實現(xiàn)了跨越式發(fā)展和歷史性變革。“職教二十條”的頒布，為高職院校的發(fā)展帶來了前所未有的發(fā)展機遇。高校辦公室是樹立高校形象、保障教育教學(xué)工作正常運行的重要部門，辦公室文秘人員必須要樹立正確的角色意識，不斷提高自身的能力和職業(yè)素質(zhì)，保障各項工作順利開展。本文主要探究高校辦公室文秘應(yīng)該具備的角色意識和能力要求，并提出有效提升自身素質(zhì)的途徑。

【關(guān)鍵詞】文秘;辦公室;高職院校;特高校

當(dāng)前黨中央、國務(wù)院提出了一系列職業(yè)教育改革發(fā)展的新要求，職業(yè)教育將面臨大改革大發(fā)展的新機遇。同時，北京市特色高水平職業(yè)院校和中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)單位的確定，使得高職院校面臨著更為嚴峻的挑戰(zhàn)，肩上的擔(dān)子更重了。尤其是最近幾年，高職院校步入了飛速發(fā)展時期，行政辦公室的重要性愈發(fā)突顯。在高等院校中，行政辦公室占據(jù)著中樞位置，是一個綜合性較強的辦事機構(gòu)，不僅要起到上傳下達的作用，還要協(xié)調(diào)好各個部門之間的關(guān)系，從其服務(wù)水平與管理能力中可以看出一所學(xué)校處于什么樣的發(fā)展態(tài)勢之中，是學(xué)校展示自我形象的窗口。在行政辦公室日常運營過程中，文字秘書要扮演好參謀、助手等角色，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者作出正確決策，成為真正的思想庫、智囊團。所以，文秘人員要努力增強自身素質(zhì)，努力促進“特高?！钡慕ㄔO(shè)和落成。

一、高職院校辦公室文秘人員角色和能力分析

（一）服務(wù)與協(xié)調(diào)。在高職院校發(fā)展過程中，行政辦公室工作千頭萬緒、異常繁瑣，文秘人員不僅要接聽電話、安排活動、籌備會務(wù)，要通過多種途徑搜集信息并將其匯總給領(lǐng)導(dǎo)者，還要處理公文和機要工作。處理公文就是將接受到的來自上級部門的通知、文件等進行處理，從中提煉出重要信息將其匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)。機要工作則是指出具介紹信、辦理行政公函、開證明信等。同時還要處理其他工作，如，接收傳真文件以及會務(wù)籌備和活動安排等工作。除此以外，高職院校辦公室文秘還要負責(zé)協(xié)調(diào)部門事宜，要與學(xué)院其他各個職能部門保持密切聯(lián)系，獲得教職員工更多的理解與信任，與之建立起良好的合作關(guān)系，協(xié)調(diào)好多方之間的關(guān)系，努力將多個部門的力量凝聚到一起。

（二）信息處理。當(dāng)今信息時代，每個人獲取信息的渠道都得以拓寬，能否掌握最前沿的信息對日后的發(fā)展產(chǎn)生直接影響，這就向辦公室文秘人員的信息運用能力提出了較高要求。文秘在日常工作過程中，不僅要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的意愿撰寫各種計劃總結(jié)、會議材料、講話文稿、行政報告，還要按正確流程為各個辦公室派發(fā)文件、起草文件等。無論是報告、公文還是通知，都蘊含著豐富的信息，文秘既要對這些材料進行分門別類的管理，也要做出合理的篩選，向領(lǐng)導(dǎo)提供最有價值的信息。因此，要具備敏銳的洞察力、強大的識別力，對文字有較高的駕馭能力，在起草文件之前要弄清領(lǐng)導(dǎo)的意圖，精心進行構(gòu)思，廣泛搜集資料，確保能撰寫出布局合理、內(nèi)容完善、與領(lǐng)導(dǎo)意思吻合的文件。

（三）參與決策與監(jiān)督。高校辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，要扮演好助手這一角色，從多個側(cè)面為領(lǐng)導(dǎo)提出合理建議、起到參謀作用。在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前，秘書要以多種方式搜集資料，對這些資料進行匯總與分析，爭取對具體情況產(chǎn)生更為全面、細致的了解，把最有價值的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，提出最合理的建議，使領(lǐng)導(dǎo)能站在一定的高度審視問題，從而全面考慮學(xué)校各項工作。秘書人員應(yīng)該參與到?jīng)Q策的制定、總結(jié)、貫徹等各個環(huán)節(jié)之中，關(guān)注所有細節(jié)問題，向領(lǐng)導(dǎo)提出合理建議。需要注意的是，決策的擬定固然重要，但更關(guān)鍵的是政策執(zhí)行，這就需要明確高校中心工作，把總體任務(wù)層層細化、分解，使所有的正確決策都能得到貫徹，這是文秘工作者的重要職責(zé)。在各項決策的落實之中，行政文秘要深入基層，承擔(dān)起相應(yīng)的監(jiān)督職責(zé)，確保各個部門工作順利進行。

二、高職院校辦公室文秘人員能力提升途徑

（一）強化服務(wù)意識，提高自身的組織協(xié)調(diào)能力。實際上，行政辦公室所有工作的開展都是為廣大師生提供高品質(zhì)的服務(wù)，辦公室只是一個普通的服務(wù)部門，文秘工作也具有較強的服務(wù)性質(zhì)，對其工作評價時關(guān)鍵要看能否讓服務(wù)對象滿意。為此，文秘工作人員要強化服務(wù)意識，擺正心態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)排解煩惱，使師生享受到高品質(zhì)的服務(wù)。在具體工作開展過程中，要本著對上級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、贏得師生信賴的原則，耐心、認真地對待每一件工作。另外，辦公室文秘的工作內(nèi)容和人際關(guān)系是十分復(fù)雜的，能將有限的資源合理分配到各部門中，從全局考慮問題，增進各個部門之間的聯(lián)系，從容不迫地面對各項工作，使工作過程中出現(xiàn)的種種問題得到妥善解決，形成強大的凝聚力，使整個學(xué)校成為一個高效的集體。為了達到這一目的，秘書人員要不斷增強組織能力、協(xié)調(diào)能力，將更多精力用于工作之中。

（二）增強學(xué)習(xí)能力。上任初期，文秘人員的工作基本上都是送轉(zhuǎn)與批辦文件，伴隨著對各個部門工作開展情況的熟悉，任務(wù)會越來越重，工作面也會得到有效拓寬，如會議記錄、擬定計劃、撰寫總結(jié)等，這是對秘書寫作水平、表達能力的考驗。要想順利完成這些任務(wù)，秘書人員要把學(xué)習(xí)當(dāng)成一件永遠沒有終點的事情，使學(xué)習(xí)成為自己生命中最重要的組成部分，不斷學(xué)習(xí)并提高自身工作能力和效率。要做好辦公室的文秘工作，擁有較高的政策理論水平是基礎(chǔ)。同時，要學(xué)習(xí)黨中央制定的教育方針與政策，在實踐中摸索教育發(fā)展規(guī)律，了解最前沿的行業(yè)發(fā)展信息，把握學(xué)校當(dāng)前與下一階段的發(fā)展情況。最近幾年間，高職教育的發(fā)展已經(jīng)引起了各級政府的高度重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展機遇，院校之間的競爭也愈發(fā)激烈。在深化改革、長足發(fā)展的過程中，辦公室一定要為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在這樣的情況下，文字秘書一定要深入分析當(dāng)前高職院校的宏觀發(fā)展環(huán)境，細致了解黨的教育方針，明確國內(nèi)外高職院校的發(fā)展趨勢。當(dāng)然，絕不能只是從理論層面上研讀文件，而應(yīng)該立足于學(xué)校的發(fā)展情況，以理論知識來指導(dǎo)具體工作。

（三）提升寫作實踐水平。對于文字秘書而言，要想順利完成各項工作，同時贏得領(lǐng)導(dǎo)與師生的認同，必須具備扎實的文字功底。要想保證這一點，沒有任何捷徑可以走，除了掌握系統(tǒng)的方法之外，需要勤學(xué)、苦練，要在長期實踐中增強自己的語言文字駕馭能力。因此，秘書人員需要在工作之余廣泛進行閱讀，多看、多寫、多想，創(chuàng)造條件加強寫作練習(xí)。日常生活之中，除了完成分內(nèi)工作之外，還要為自己布置作業(yè)，以多種方式搜集寫作材料，在擬定計劃、起草文件時，既要把握住規(guī)律，也要理清思路，將自己寫好的文件與其他同事的文件進行對比，找出差距、發(fā)現(xiàn)問題，以他人的優(yōu)勢填補自己的短板。教育部、市交通委以及市教委等上級部門下發(fā)的各種文件都是學(xué)習(xí)的對象，要在認真研讀的過程中把握住語言文字背后所蘊含的精神，爭取在最短時間內(nèi)領(lǐng)悟和消化文件精神，為自己起草文件提供政策指導(dǎo)。與此同時，還要揣摩領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格，了解學(xué)校優(yōu)勢，爭取把領(lǐng)導(dǎo)的思想、見解、理念等更好地傳遞給各個部門。面對工作過程中遇到的各種問題，要從學(xué)校發(fā)展的全局進行思考、分析，力求把握住問題的本質(zhì)，實現(xiàn)“要求可行化、問題細致化、精神實際化”的目標，寫出高水平的材料。

（四）發(fā)揚務(wù)實創(chuàng)新精神。當(dāng)前，黨和國家站在新的歷史高度對職業(yè)教育進行了新的定位，將職業(yè)教育結(jié)構(gòu)調(diào)整、構(gòu)建完善職教體系、產(chǎn)教研合作等各種事項擺放在突出位置，力求在擴張職教規(guī)模的同時提升發(fā)展質(zhì)量，真正實現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展。高職院校的發(fā)展取決于多個因素，難免會遇到各種新問題，極有可能形成尖銳的矛盾，文秘人員不僅要腳踏實地、勤勤懇懇地工作，還要大膽進行嘗試，以創(chuàng)新思想面對各種問題，積極進行調(diào)查分析，從多個角度出發(fā)制定出合理的解決措施，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。在各項工作開展過程中，一定要摒棄“等、靠、拖”等思想，要處于主動地位，既要提升效率，又不能貪圖名利、搞花架子?？傊冀K以嚴格要求約束自己的工作行為，將差錯率控制到最低限度之內(nèi)。

三、結(jié)語

總之，“特高?！苯ㄔO(shè)作為一項任重而道遠的重大任務(wù)，引起了各級政府、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。在宏觀發(fā)展環(huán)境中，高效辦公室一定要牢牢把握住每一次發(fā)展機遇，以積極的姿態(tài)面對挑戰(zhàn)，以增強服務(wù)、提升水平、拓展職能等為重點抓手，在長期實踐中改進工作方法，實現(xiàn)服務(wù)效率與質(zhì)量的雙升?！疤馗咝！边@一建設(shè)目標的提出和實現(xiàn)，向文秘人員提出了較高要求，要扮演好參謀、助手等多種角色，爭取占領(lǐng)主動權(quán)。在日常工作過程中，要以“職教二十條”來指導(dǎo)自己的行為，利用工作之余進行學(xué)習(xí)，使自身能力與素養(yǎng)得到提高，創(chuàng)新工作方法，為師生提供高品質(zhì)服務(wù)，以自己的努力促進學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展，早日完成“特高?！苯ㄔO(shè)目標。

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