詹艷輝

【摘 要】檔案管理工作要緊隨現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展實(shí)際走信息化的發(fā)展道路。從高校人事檔案管理實(shí)踐工作來看，加強(qiáng)檔案管理信息化是十分必要的。文章從現(xiàn)階段高職院校檔案管理信息化實(shí)際需求入手，分析導(dǎo)致信息化管理效率低下的主要原因，提出確保人事檔案信息化管理工作順利開展的舉措，為高職院校的發(fā)展與進(jìn)步奠定良好的基礎(chǔ)條件。

【關(guān)鍵詞】高職院校;人事檔案管理;信息化管理

【中圖分類號(hào)】G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）02-0241-02

0 引言

我國(guó)現(xiàn)代教育產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步，特色文化、政治、經(jīng)濟(jì)條件的引導(dǎo)，人事檔案管理范圍的擴(kuò)大化，受到各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。從目前高職院校發(fā)展情況來看，人事檔案管理仍是重點(diǎn)工作內(nèi)容，尤其是學(xué)生數(shù)量增多且教師崗位調(diào)動(dòng)、變更等流動(dòng)性的問題，會(huì)導(dǎo)致檔案管理復(fù)雜性加劇。將多樣化的信息資源利用起來，在有限的經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用，確保高職院校各項(xiàng)工作能夠順利推進(jìn)，則學(xué)校教育教學(xué)指導(dǎo)工作能夠順利進(jìn)行，且針對(duì)教師、學(xué)生等實(shí)際性的問題，能夠凸顯科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此，筆者將結(jié)合實(shí)際展開細(xì)致化的分析與論述。

1 高職院校人事檔案信息化管理的基本特征

人事檔案信息化管理需要在政府及相關(guān)部門的主導(dǎo)之下，在進(jìn)行檔案管理的過程中，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用起來，對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，并做好檔案管理工作，為社會(huì)提供更好的檔案服務(wù)。檔案信息化會(huì)將計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用起來，能夠?qū)⒍鄻踊d體的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)?，F(xiàn)階段，我國(guó)的人事檔案信息化管理步伐加快，當(dāng)然與全面達(dá)成人事檔案信息化管理目標(biāo)相比還存在一定的差距，所以高校需要結(jié)合自身的發(fā)展情況，有針對(duì)性地完善人事檔案信息化管理工作。

高校人事檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，且整體的跨度比較大。在檔案管理前期階段，需要耗費(fèi)大量的人力與物力。經(jīng)過對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類匯總，做好數(shù)據(jù)輸入工作，能夠保證其他各項(xiàng)工作都能順利進(jìn)行。目前，人事檔案信息化管理對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。而且，不同載體的信息存儲(chǔ)也涉及技術(shù)應(yīng)用的基本要求，相關(guān)的管理工作人員如果實(shí)踐操作能力與科技素養(yǎng)不足，就會(huì)影響檔案管理的最終結(jié)果。信息化網(wǎng)絡(luò)的建立，能夠確保人事檔案信息資源具備永久性的特質(zhì)，當(dāng)然也會(huì)受到來自網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的侵襲，在校內(nèi)完成信息資源的共享，并控制其他的風(fēng)險(xiǎn)性問題，也是提升人事檔案信息應(yīng)用價(jià)值的有效途徑。

2 高職院校人事檔案信息化管理的實(shí)際情況

2.1 人事檔案管理模式

提升工作效率通常都需要電腦的配合，目前高職院校在人事檔案管理期間，會(huì)利用諸多的辦公軟件，進(jìn)而將臺(tái)賬建立起來進(jìn)行檢索工具的編制。但是，人事檔案管理部門的管理人員素質(zhì)不高，對(duì)信息技術(shù)的把控能力不足，甚至還會(huì)利用手動(dòng)的形式完成檔案管理工作。少數(shù)學(xué)校會(huì)利用電子化存儲(chǔ)的途徑，但是即便引入電子化存儲(chǔ)模式其電子化程度也相對(duì)較低，不少高校還是會(huì)采用紙質(zhì)信息存儲(chǔ)的形式。

2.2 人事檔案管理配置

高職院校人事檔案信息化管理中，檔案專業(yè)人員配置不合理的情況極為常見。而且，從事對(duì)應(yīng)崗位的教職工基本上都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)。還有部分高職院校對(duì)人事檔案管理人員的學(xué)歷、能力等方面的要求相對(duì)較低，從事高校管理其他工作，兼任人事檔案信息化管理工作的屢見不鮮。從其整體的年齡結(jié)構(gòu)來看，由于崗位的穩(wěn)定性相對(duì)較強(qiáng)，所以青年教職工數(shù)量相對(duì)較少。由于人事檔案信息化管理對(duì)掃描儀、照相機(jī)、打印設(shè)備等有明確的應(yīng)用要求，因此做好人事部門的物資配置工作是基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為高校管理不可或缺的設(shè)備。掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用率較低，導(dǎo)致人事檔案信息化管理受到諸多因素的制約。

2.3 信息系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)化引導(dǎo)

調(diào)查研究表明，現(xiàn)有的高職院校中極少數(shù)具備人事檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建設(shè)本身就是比較獨(dú)立的。而擁有信息系統(tǒng)的院校，未能做好技術(shù)跟進(jìn)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠有效應(yīng)用的數(shù)據(jù)資源相對(duì)較少，學(xué)習(xí)的官網(wǎng)上未能將人事檔案管理信息系統(tǒng)相關(guān)的鏈接、方法等進(jìn)行解釋說明，學(xué)校教職工未能明確系統(tǒng)操作應(yīng)用需求，導(dǎo)致在線搜索及日常查詢信息都會(huì)面臨很大的困難。

3 提升高職院校人事檔案信息化管理質(zhì)量的相關(guān)舉措

3.1 重視檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

首先，要對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與引導(dǎo)，確保員工能夠掌握前沿技術(shù)手段。只有個(gè)人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)水平相對(duì)較強(qiáng)，在信息化拓展期間才能夠具備優(yōu)勢(shì)條件。日常要與其他同級(jí)院校加強(qiáng)溝通與交流，彼此交流觀念思想并做好信息化建設(shè)的大方向引導(dǎo)工作。高職院校需要在內(nèi)部開展專題學(xué)術(shù)或業(yè)務(wù)交流會(huì)議，開展多樣化的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家進(jìn)行講座，應(yīng)用多樣化的檔案管理方式，則檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展得到保障。高職院校高層管理人員需要與檔案管理人員一起，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作目標(biāo)的優(yōu)化推進(jìn)，并結(jié)合各個(gè)階段的發(fā)展目標(biāo)做好戰(zhàn)略部署。

其次，了解現(xiàn)階段高校人事檔案信息化管理在管理人員配置方面的問題。檔案管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)是基礎(chǔ)，同時(shí)結(jié)合信息化建設(shè)的目標(biāo)提升個(gè)人計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也是十分必要的。高職院校在進(jìn)行檔案管理人員選聘期間，不僅要考核其專業(yè)能力，還需要進(jìn)行簡(jiǎn)歷的篩選，明確應(yīng)聘者的性格特點(diǎn)與興趣愛好，確保計(jì)算機(jī)能力突出的員工能夠在信息化管理中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)作用，同時(shí)在信息系統(tǒng)建設(shè)階段，還需要招聘網(wǎng)站開發(fā)人員，將高校人事檔案管理工作升級(jí)，為現(xiàn)有的崗位提供新的動(dòng)力，經(jīng)過新員工與老職工之間的工作配合，則各自的專業(yè)優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)展現(xiàn)出來，具備良好的專業(yè)能力并實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，則檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)目標(biāo)逐步建立起來。

3.2 重視人事檔案信息化各項(xiàng)工作

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)、各階段管理工作的主要負(fù)責(zé)人，確保人事檔案信息化管理工作目標(biāo)達(dá)成，校領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)該工作給予足夠的重視。檔案工作者需要加大檔案信息化宣傳力度，并做好與政府相關(guān)部門的協(xié)同工作。高校管理人員要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，并實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源管理工作的優(yōu)化引導(dǎo)，從行為意識(shí)上發(fā)生改觀，這樣就能在思想上將檔案管理工作全面落實(shí)。當(dāng)然，人事檔案信息化管理工作的周期比較長(zhǎng)，尤其是初期各類人事檔案信息的信息化轉(zhuǎn)變工作量較大，后續(xù)還涉及高校專屬的管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)各項(xiàng)工作。顯然對(duì)資金的需求量相對(duì)較大，且需要做好制度建設(shè)與引導(dǎo)，給予人事檔案信息化管理足夠的支持。

檔案管理部門基層管理人員對(duì)自身工作要足夠重視，確保自身的工作價(jià)值凸顯出來，同時(shí)定期地進(jìn)行工作匯報(bào)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整體工作進(jìn)度的控制。高職院校會(huì)組織開展相關(guān)的會(huì)議與培訓(xùn)工作，確保人事檔案信息化管理理念能夠傳遞到位。當(dāng)基層管理人員能夠明確信息化管理所帶來的便捷性、高效性，從高校戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)要求來看，基層管理人員要與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作積極配合，主動(dòng)承擔(dān)自己的基本職責(zé)，加快學(xué)校信息化發(fā)展的速度。

3.3 做好管理機(jī)制的優(yōu)化建設(shè)

提高人事檔案信息電子化處理的效率，是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的必要手段。高職院校需要著重加強(qiáng)將紙質(zhì)檔案到電子檔案轉(zhuǎn)變的工作，通過對(duì)掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備的優(yōu)化應(yīng)用，做好各個(gè)階段信息化的制度引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、信息技術(shù)、信息系統(tǒng)的優(yōu)化應(yīng)用，不斷提升在檔案載體轉(zhuǎn)變期間的信息內(nèi)容真實(shí)性與可靠性。要求員工及時(shí)進(jìn)行核對(duì)并做好系統(tǒng)安全防護(hù)工作，提升人事檔案信息共享與調(diào)用的基本速率，確保數(shù)字化、信息化建設(shè)階段檔案信息的安全。

高校人事檔案信息化管理相對(duì)于其他的高校建設(shè)工作有自身的特殊屬性，高職院校需要與基層管理人員密切聯(lián)系，通過積極的溝通與交流明確基層管理人員的基本需求。通過應(yīng)用針對(duì)性的激勵(lì)手段，能夠滿足現(xiàn)代職工的個(gè)性與職業(yè)發(fā)展的基本要求。良好的工作環(huán)境對(duì)職工發(fā)展有重要影響，從個(gè)人的自我實(shí)現(xiàn)層面上看，了解個(gè)人的基本需求后就能采用更為積極有效的激勵(lì)方法。常見的就是對(duì)基層管理人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，或者提升其崗位階層并附加物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。當(dāng)深入了解職工發(fā)展所需之后，建立個(gè)性化的管理機(jī)制，每個(gè)人都能將自己的崗位實(shí)踐工作潛能激發(fā)出來，基層管理人員的責(zé)任意識(shí)的提升有助于更好地完成相關(guān)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校人事檔案信息化管理需要明確工作目標(biāo)，并完成各個(gè)階段的工作指導(dǎo)。一方面要結(jié)合高校的發(fā)展實(shí)際情況，另一方面要強(qiáng)化信息管理的基本意識(shí)，經(jīng)過兩者的相互促進(jìn)、相互配合，能夠緊密聯(lián)系社會(huì)發(fā)展所需，將人事檔案管理的整體質(zhì)量提升，高職院校發(fā)展由此得到保障。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]陸俊先.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2018（8）：159-160.

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[3]王輝.高職院校人事檔案信息化建設(shè)問題的探討[J].蘭臺(tái)世界，2014（S1）：140-141.