丁濤 趙春月 李亞茹
摘 要:為有效提高檔案資料的合理應(yīng)用,滿足人們的需求,創(chuàng)新檔案管理方案,優(yōu)化檔案管理模式,提高檔案管理的科學化水平是非常有必要。但目前我國檔案管理的整體水平不高,存在較多問題,需要制定有效的策略,改善這一現(xiàn)象,提高檔案管理的科學化水平。
關(guān)鍵詞:檔案資料;檔案管理方案;科學化水平;有效策略
隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展,科學技術(shù)水平的飛速提高,人們對檔案的管理工作越來越重視,對檔案管理方案的創(chuàng)新越來越重視。再者,互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨,讓人們的生活方式、工作方式發(fā)生了相應(yīng)的變化,計算機技術(shù)全面進入人們的生活,而檔案文件、檔案資料的數(shù)量不斷增多,導致檔案管理工作在面對極大挑戰(zhàn)的同時,也面對著極大的機遇,這些情況都要求檔案管理工作人員需及時檔案管理方式,解決檔案管理工作目前面臨的各個問題,有效提高我國檔案管理工作的科學化水平。
1 檔案管理工作現(xiàn)今面臨的問題
1)管理模式單一:檔案管理與利用服務(wù)的模式是隨著時代的變化而變化的,從起變化趨勢可以發(fā)現(xiàn),其服務(wù)模式不斷完善修正,其服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量不斷提高。但在傳統(tǒng)檔案管理工作的背景下,有很多人員并未認識到檔案的重要性、也沒有正確認識到檔案的真正利用形式,其應(yīng)用區(qū)域十分局限,多用于查閱。是以,客戶的要求很容易滿足。只需要客戶在相應(yīng)的時間點前往人才交流服務(wù)中心,就可進行相應(yīng)的查詢服務(wù),完成相關(guān)工作。但是,隨著我國經(jīng)濟水平的提高,人們認識到檔案的應(yīng)用方式有很多種,檔案是一種非常重要的信息資料,對人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作有了更高的要求,但是卻無法得到滿足。
2)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高:工作人員是順利完成檔案管理工作的關(guān)鍵,所以工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、對檔案管理工作的認識、對本職工作的重視等直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。但人才交流服務(wù)中心有很大一部分人員非??瞥錾?,自身文化水平不高,計算機水平不高,未與時俱進,自身綜合素養(yǎng)不高,對客戶的態(tài)度不佳,導致檔案管理工作質(zhì)量不佳。
2 提高檔案管理工作科學化水平的有效策略
1)創(chuàng)新檔案管理方式:在信息化背景下,想要充分提高檔案的管理、利用水平,就必須有效轉(zhuǎn)變檔案工作的服務(wù)觀念。首先,要讓全體工作人員樹立以客戶為服務(wù)中心的服務(wù)觀念。其次,將被動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)模式。再者,在檔案管理工作中充分應(yīng)用計算機技術(shù),積極與客戶進行溝通、互動,有效加工客戶的有效信息,明確客戶的實際需求,從而合理調(diào)整檔案工作的服務(wù)模式,不斷提升檔案的利用、管理水平。除此以外,必須充分了解客戶對檔案的利用偏好,及時公布能夠滿足客戶需求的信息,方便客戶及時獲取相應(yīng)的實時服務(wù),方便客戶獲取個性化檔案利用服務(wù)。
2)充分整合行業(yè)資源:人才交流服務(wù)中心的檔案管理是一種具有綜合性、復雜性特點的工作,需要多個環(huán)節(jié)共同配合,才能促使檔案管理工作獲得良好的發(fā)展。在當前背景下,人才交流服務(wù)中心的檔案管理部門必須充分應(yīng)用計算機技術(shù),將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容豐富的圖片、文字、聲音、視頻等形式內(nèi)容。全方位、多樣化的為客戶提供相應(yīng)的檔案信息,與客戶形成相應(yīng)的雙向交流、互動溝通交流模式,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息交流傳遞模式,讓檔案信息的應(yīng)用逐漸豐富化。其次,在檔案利用工作中,人才交流服務(wù)中心需積極整合相應(yīng)的資源,充分應(yīng)用社交媒體等平臺,有效發(fā)揮這些瓶體的傳播效應(yīng),促進檔案利用工作與社交媒體的融合。在這一過程中,檔案管理人員必須保持較高的專業(yè)素養(yǎng),能夠與時俱進,讓人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作緊跟潮流,不被時代所拋棄。再者,人才交流服務(wù)中心應(yīng)及時采用相應(yīng)的激勵機制,不斷提高工作人員的工作責任心、專業(yè)素養(yǎng),讓工作人員具備相應(yīng)的、良好的社交媒體應(yīng)用意識,能夠及時利用社交媒體開展相應(yīng)的工作[1]。
3)完善檔案管理機制:有關(guān)部門需認識到完善人才交流服務(wù)中心檔案管理機制的重要性,不斷加強人才交流服務(wù)中心檔案管理的科學化建設(shè),及時建立、健全相應(yīng)的檔案管理機制,并根據(jù)檔案管理工作的開展趨勢與特點,構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理責任制,將檔案管理工作一一落到實處,讓各個部門承擔相應(yīng)的責任。再者,若想提高檔案管理工作的科學化水平,就必須將科學理論作為檔案管理工作的實際指導,采用科學方案改革檔案管理工作。在科學化建設(shè)檔案管理工作的過程中,需構(gòu)建全方位、相對完善的檔案管理體系,將國家制定的法律法規(guī)作為標準,進一步規(guī)范化檔案管理工作,提高檔案的管理有效率[2]。
4)逐步提高檔案的日常管理有效率:人才交流服務(wù)中心領(lǐng)導必須在加強對檔案管理工作的重視,在其日常工作中明確工作計劃,工作目標,工作目的,讓檔案管理人員可以根據(jù)國家制定的法律法規(guī)、單位相應(yīng)的制度與單位的內(nèi)部的檔案管理情況進行定時或是不定時檢查,提高管理人員的工作責任心,不斷提高檔案管理工作的有效率,不斷降低單位檔案管理工作中的風險,及時進行調(diào)整,及時制定相應(yīng)的解決方案。再者,人才交流服務(wù)中心還需根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的考核制度、獎懲制度、激勵制度,考察工作人員的出勤、工作效率、工作積極性等,及時給予相應(yīng)的獎勵與懲罰,提高工作人員的工作責任感及積極性,進而提高檔案管理工作的科學化水平[3]。
3 結(jié)束語
明確人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作現(xiàn)狀,構(gòu)建相應(yīng)的有效策略,可提高檔案管理工作的科學化水平。
參考文獻
[1]劉林.有效提升檔案管理人員素質(zhì)是推進檔案管理科學化的基礎(chǔ)探討[J].環(huán)球市場,2019,(25):310.
[2]唐盛榮.高職院校學籍檔案管理問題及改進策略——以南寧地區(qū)教育學院為例[J].求知導刊,2019,(10):77-78.
[3]孫沛睿.淺析提升檔案管理科學化策略[J].卷宗,2018,(14):95.