孫加洪 徐麗萍

摘要：高等學(xué)校是一個(gè)國家文化、科技重要的傳承載體與創(chuàng)新源泉，對社會(huì)發(fā)展有著深刻的的影響，在社會(huì)生活中具有重要的地位，國家對高等教育投入大量資源。如何保證這些資源合理、高效、安全的利用，是一個(gè)需要考慮的問題。通過加強(qiáng)高等學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)，可以促進(jìn)高等教育健康、良性發(fā)展。但是內(nèi)部控制制度本身存在約束不力，缺乏一定的可操作性等缺點(diǎn)。文章闡述了如何通過內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)彌補(bǔ)以上缺點(diǎn)，從而加強(qiáng)高校的內(nèi)部控制建設(shè)。

Abstract： Colleges and universities are an important carrier and source of innovation for national culture and science and technology. They have a profound impact on social development and have an important position in social life， so the state has invested a lot of resources in higher education. How to ensure the rational， efficient and safe use of these resources is an issue that needs to be considered. By strengthening the internal control construction of higher education institutions， it can promote the healthy and sound development of higher education. However， the internal control system itself has weak constraints and lacks certain operability and other shortcomings. The article expounds how to make up for the above shortcomings through the construction of internal control informatization system， thus strengthening the internal control construction of colleges and universities.

關(guān)鍵詞：高校;內(nèi)部控制;信息化系統(tǒng)

Key words： colleges and universities;internal control;informatization system

中圖分類號：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）34-0054-03

1? 內(nèi)部控制建設(shè)必要性

1.1 內(nèi)控信息化的背景

隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展以及政府主管部門監(jiān)管力度的不斷提高，高校面臨的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)日益增多。隨著我國更深的融入經(jīng)濟(jì)全球化，高等教育也面臨著越來越激烈的外部競爭。高校面臨著國內(nèi)與國際的雙重壓力，對于自身的風(fēng)險(xiǎn)管理能力提出了更高的要求。沒有一套良好的制度進(jìn)行保障，高等學(xué)校難以保持競爭力，難以保證安全的發(fā)展。良好的內(nèi)部控制不僅是一種制度約束，也是促進(jìn)高校發(fā)展的重要推動(dòng)力量。財(cái)政部2012年出臺的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范，就是希望通過建立完善的內(nèi)控制度，對高校等事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和監(jiān)控。

1.2 內(nèi)控信息化的重要性

目前，高校都基本上建立了內(nèi)控聯(lián)席機(jī)構(gòu)，也發(fā)布了完整的內(nèi)控制度，處于內(nèi)控建設(shè)不斷深化的階段。一系列業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等也基本建立，同時(shí)還有一些計(jì)算機(jī)工具的普及使用。這些為內(nèi)部控制的信息化提供了良好的基礎(chǔ)條件。但這些系統(tǒng)建立初衷主要是為辦理業(yè)務(wù)，并不是以風(fēng)險(xiǎn)控制、流程控制為目的部署的，缺少相互的共享與協(xié)同。高校內(nèi)控也存在操作性不強(qiáng)、缺少硬約束、執(zhí)行不嚴(yán)格等等問題。高度發(fā)展的信息化技術(shù)，由于其本身的特點(diǎn)，具有高效、實(shí)時(shí)、遠(yuǎn)程的信息處理能力，還支持層級授權(quán)，身份限定，參數(shù)化管理。電子信息化工具，恰好能彌補(bǔ)內(nèi)控制度執(zhí)行主觀性大，剛性約束不力的弊端，無疑是進(jìn)行內(nèi)部控制，風(fēng)險(xiǎn)控制的有力工具。因此以內(nèi)控管理系統(tǒng)為核心的內(nèi)控信息化系統(tǒng)建設(shè)十分必要，是高校內(nèi)控管理走向正規(guī)和完善的有力工具。

2? 內(nèi)控信息化在單位層面的應(yīng)用探討

2.1 組織架構(gòu)方面與工作機(jī)制

目前，各高校大多沒有獨(dú)立的內(nèi)控管理部門，內(nèi)部控制的組織機(jī)構(gòu)大多以內(nèi)控聯(lián)合小組的形式存在，而具體實(shí)施往往是由財(cái)務(wù)等部門來代理執(zhí)行。由于財(cái)務(wù)部門本身工作繁重，無法全力投入到內(nèi)控管理的工作之中。同時(shí)財(cái)務(wù)部門也是內(nèi)部控制的一環(huán)，是重要的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控對象，從而導(dǎo)致一定的矛盾性。信息化的順利實(shí)施，應(yīng)該有專職的部門來負(fù)責(zé)。從實(shí)際情況考慮，可以考慮在審計(jì)或紀(jì)檢部門下面成立單獨(dú)的內(nèi)部控制科室，來承擔(dān)內(nèi)控的工作。有了專門部門做保障，內(nèi)控信息化建設(shè)工作才能更順利的開展。

所謂工作機(jī)制，是指在一定的機(jī)構(gòu)保障下，通過合理的流程，完善的監(jiān)督，來保證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合理、順利進(jìn)行。信息化條件下，可以把傳統(tǒng)人的業(yè)務(wù)活動(dòng)改造成信息的流動(dòng)，用信息流動(dòng)代替人這種方式改造業(yè)務(wù)流程。另外，信息化系統(tǒng)可以把制度約束內(nèi)嵌到各項(xiàng)活動(dòng)過程之中，實(shí)現(xiàn)量化約束、剛性約束。做到對業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的審批、監(jiān)督與管理。

2.2 關(guān)鍵崗位與關(guān)鍵人員

關(guān)鍵崗位指在事業(yè)單位中起重要作用的，掌握關(guān)鍵資源的工作崗位，從事這些業(yè)務(wù)的也就成為關(guān)鍵人員。關(guān)鍵崗位與關(guān)鍵人員最重要的就是不相容崗位相互分離控制。在信息化條件下，通過內(nèi)控系統(tǒng)，可以把關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵人員錄入數(shù)據(jù)庫，同時(shí)建立不相容崗位的排斥關(guān)系，如申請與審批，審批與執(zhí)行，執(zhí)行與記錄等崗位可以標(biāo)記互斥關(guān)系。當(dāng)一個(gè)人從事不相容崗位時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，從源頭上杜絕不合理的崗位與人員設(shè)置。

2.3 充分利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)

財(cái)務(wù)部門一般信息化程度較高，也是掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息最全面的部門，天然具有和內(nèi)控結(jié)合的良好條件。內(nèi)控信息系統(tǒng)可以充分利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理及業(yè)務(wù)管控能力?？梢钥紤]在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中開發(fā)針對內(nèi)控系統(tǒng)的接口，一方面，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取，為內(nèi)控系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。另外一方面，可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化的授權(quán)與審批功能，實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)審批，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷授權(quán)審批的的電子化管理。可以實(shí)現(xiàn)提高效率、杜絕授權(quán)造假等功能。

2.4 信息系統(tǒng)開發(fā)

內(nèi)控信息系統(tǒng)應(yīng)該成為內(nèi)控得以實(shí)施的重要保障。內(nèi)控信息系統(tǒng)的建立，提升了內(nèi)控的可操作性。在該系統(tǒng)內(nèi)，可以集成數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)分析、流程管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能。有了內(nèi)控信息系統(tǒng)，高校就可以把各項(xiàng)管理制度固化在內(nèi)控系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)控制下的業(yè)務(wù)辦理與風(fēng)險(xiǎn)控制，取代對業(yè)務(wù)的人工控制，最大限度的體現(xiàn)了內(nèi)部控制的嚴(yán)肅性。內(nèi)控信息系統(tǒng)的建立，應(yīng)該充分兼容高校其他單位已經(jīng)建立的信息系統(tǒng)，充分挖掘其信息，充分利用其建立的流程，以避免重復(fù)建設(shè)。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)可以提供比其他單個(gè)部門更為全面的綜合性報(bào)表。系統(tǒng)根據(jù)采集的數(shù)據(jù)，經(jīng)過分析，自動(dòng)直接生成報(bào)表。上級管理部門可以通過內(nèi)控報(bào)表，對一個(gè)單位的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對其面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與預(yù)警，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的及時(shí)性。

2.5 內(nèi)控報(bào)告對于內(nèi)控建設(shè)的促進(jìn)作用

目前，財(cái)政部已經(jīng)要求各級單位按規(guī)范的格式報(bào)送內(nèi)部控制報(bào)表，這極大提升高校對內(nèi)控的重視，提高了內(nèi)控的規(guī)范性。但是內(nèi)控報(bào)告編制也存在一定的弊端，比如指標(biāo)過于籠統(tǒng)，報(bào)表填制需要大量的人為判斷。許多內(nèi)控報(bào)告指標(biāo)需要靠填報(bào)人員主觀判斷來填報(bào)，這容易造成內(nèi)控報(bào)告結(jié)果人為操縱的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控報(bào)告體系應(yīng)該更加細(xì)化填制指標(biāo)數(shù)據(jù)，減少填報(bào)的主觀判斷內(nèi)容?？梢猿浞掷脙?nèi)控信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)橫向自動(dòng)獲取其他部門數(shù)據(jù)，縱向自動(dòng)處理信息，最終在內(nèi)控系統(tǒng)內(nèi)以模塊功能的方式自動(dòng)生成內(nèi)控報(bào)告報(bào)表，逐漸減少人的主觀判斷因素。

3? 內(nèi)控信息化在業(yè)務(wù)層面應(yīng)用分析

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，無論是傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，還是發(fā)展中的資料影像化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，都可以成為強(qiáng)大的管理工具。信息技術(shù)可以豐富高校的管理手段，提升高校的管理水平與管理時(shí)效性。高校內(nèi)部控制可以按負(fù)責(zé)主體分為兩大類，一類以財(cái)務(wù)為管理主體，如：預(yù)算控制、收支管理控制、財(cái)政專項(xiàng)管理、債務(wù)管理控制。另外一類為需要其他部門為主體管理的，如：政府采購控制、資產(chǎn)管理控制、科研項(xiàng)目控制、合同管理控制、建設(shè)項(xiàng)目管理控制等。

3.1 以財(cái)務(wù)部門為管理主體的內(nèi)部控制業(yè)務(wù)

財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身的信息化程度較高，內(nèi)控系統(tǒng)應(yīng)該充分利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的發(fā)展成果，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行充分的信息共享，同時(shí)也可以通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理與監(jiān)管。在內(nèi)控系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深入融合后，就可以對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行流程改造。以某些業(yè)務(wù)為例，比如在編制學(xué)費(fèi)收入預(yù)算時(shí)，可以自動(dòng)提取學(xué)生人數(shù)，以此自動(dòng)估算未來學(xué)費(fèi)收入水平。在進(jìn)行費(fèi)用的收繳審批時(shí)，內(nèi)控系統(tǒng)可以同步要求操作人員提供收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等電子審批文件。如果沒有對應(yīng)的審批文件，則無法收費(fèi)。在進(jìn)行支出管理時(shí)，利用系統(tǒng)內(nèi)集成的判斷條件，對各項(xiàng)支出業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)控角度的合理性審核，發(fā)生不符合內(nèi)控規(guī)定的支出時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警提示并中止會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的進(jìn)行。另外，對于支出的審批，也可以利用數(shù)字證書技術(shù)，開發(fā)面對全校的數(shù)字簽名，在內(nèi)控系統(tǒng)中即可以實(shí)現(xiàn)各級授權(quán)審批。改變以往領(lǐng)導(dǎo)手簽的審批方式，以信息認(rèn)證技術(shù)改造傳統(tǒng)授權(quán)方式。在對債務(wù)管理的控制中，可以設(shè)定債務(wù)總體限額，設(shè)定債務(wù)與資產(chǎn)比率上限，也可以設(shè)定債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等級。發(fā)生超額債務(wù)、超風(fēng)險(xiǎn)債務(wù)時(shí)，自動(dòng)中止負(fù)債業(yè)務(wù)處理。

3.2 以財(cái)務(wù)部門以外管理主體的內(nèi)部控制業(yè)務(wù)

要建立與其他系統(tǒng)的共享機(jī)制或信息傳遞機(jī)制。如果無法建立實(shí)時(shí)的信息共享，則應(yīng)該實(shí)現(xiàn)定期的手工數(shù)據(jù)傳遞。對于其他業(yè)務(wù)，要加強(qiáng)合理、合法、合規(guī)性審查，可以規(guī)定特定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在發(fā)生前，輸入內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，進(jìn)行合規(guī)性檢驗(yàn)，通過檢驗(yàn)后，再提請下一步審批。

如在政府采購過程中，內(nèi)控系統(tǒng)根據(jù)輸入的采購內(nèi)容，自動(dòng)判斷是否存在采購計(jì)劃，是否超出采購預(yù)算，采購方案是否合理。也可以利用內(nèi)控系統(tǒng)，建立供應(yīng)商黑名單、白名單制度，對供應(yīng)商資質(zhì)自動(dòng)審核。財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、審計(jì)等其他相關(guān)部門，可以調(diào)取相應(yīng)的電子文檔，根據(jù)內(nèi)控系統(tǒng)的審核結(jié)果，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的處理。

在資產(chǎn)管理控制中，內(nèi)控系統(tǒng)可以從財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等其他系統(tǒng)調(diào)用數(shù)據(jù)，生成資產(chǎn)報(bào)告，對資產(chǎn)增減變動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。對于大額的資金變動(dòng)，可以自動(dòng)預(yù)警。比如較大金額的科研儀器，可以對其使用率進(jìn)行監(jiān)控，低于既定使用率的提出預(yù)警，減少設(shè)備的空置。

在合同管理控制中，由于合同管理這類業(yè)務(wù)涉及到的部門較多，程序復(fù)雜，需要各部門的積極配合，導(dǎo)致協(xié)調(diào)成本很高。有了內(nèi)控信息系統(tǒng)的支持，合同業(yè)務(wù)可以在系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)上審批，將每一環(huán)節(jié)需要的審批主體以程序的形式固化在系統(tǒng)之中，所有主體審簽通過后，才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)時(shí)性與便利性，無疑可以降低審批的時(shí)間與協(xié)調(diào)成本。在內(nèi)控系統(tǒng)中，可以將合同參與主體的權(quán)限加以限定，從而避免超越權(quán)限簽訂合同。合同及相關(guān)審批資料可以形成電子影像化存儲，方便查閱。

通過內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)，可以將一些不方便開發(fā)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)，統(tǒng)一整合進(jìn)內(nèi)控系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)集成化的管理?？偠灾?，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)只有全面掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)方面，深入介入到其他成熟的管理子系統(tǒng)中，并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，才能真正發(fā)揮它的效力。

內(nèi)控信息化系統(tǒng)的應(yīng)用不局限于以上的舉例，結(jié)合具體業(yè)務(wù)與流程，在內(nèi)控信息系統(tǒng)下，有許多新的管理形式可以進(jìn)行開發(fā)。

4? 內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)難度與局限性

4.1 基礎(chǔ)薄弱

內(nèi)控信息化是管理信息化的高級階段，是需要一定的信息技術(shù)實(shí)力作為基礎(chǔ)的。而目前我國高校的信息化發(fā)展水平不一，差距巨大。有的高校信息化水平薄弱，只是在財(cái)務(wù)、教務(wù)等部門實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的信息化。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行內(nèi)控信息化建設(shè)，難度非常大。

4.2 系統(tǒng)建設(shè)成本巨大

內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行成本不可忽視。雖然內(nèi)控信息化具有良好愿景，但是其建設(shè)所面臨的成本壓力非常大。內(nèi)控系統(tǒng)的開發(fā)是一個(gè)大工程，首先要對現(xiàn)有內(nèi)控制度進(jìn)行設(shè)計(jì)、優(yōu)化，使之適應(yīng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行。還要進(jìn)行系統(tǒng)軟件的開發(fā)，人才的招聘與硬件系統(tǒng)的采購等工作。同時(shí)，由于內(nèi)控信息系統(tǒng)對目前流程的改造，還要對全員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，目前國內(nèi)針對高校開發(fā)的內(nèi)控系統(tǒng)非常少，無法達(dá)到規(guī)模效應(yīng)以分?jǐn)偝杀?，?nèi)控信息化建設(shè)成本較高且存在一定的難度。

4.3 內(nèi)部控制建設(shè)要量力而行，循序漸進(jìn)

由于內(nèi)控建設(shè)的薄弱基礎(chǔ)和巨大成本，建設(shè)內(nèi)控系統(tǒng)不能急于求成，要根據(jù)高校自身特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，采用減少系統(tǒng)功能，局部嵌入其他系統(tǒng)委托開發(fā)，甚至部分采用人工手段，以自身能承受的方式最經(jīng)濟(jì)的建設(shè)內(nèi)控系統(tǒng)。

4.4 信息化不是萬能的

內(nèi)控的信息化也存在自身的缺點(diǎn)與局限。從已有的案例來看，內(nèi)控信息系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)流程層面的風(fēng)險(xiǎn)控制比較有效，而對單位決策層面的風(fēng)險(xiǎn)控制能力較弱。而我們知道，決策不當(dāng)給單位帶來的風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)超具體的業(yè)務(wù)層面。這提示我們，不能把所有希望都寄托于內(nèi)控系統(tǒng)的建立上，一切好的管理都必須具備良好的人與合理的制度這兩個(gè)重要條件。

5? 結(jié)語

高校的內(nèi)控制度建設(shè)仍需繼續(xù)加強(qiáng)，內(nèi)控信息化建設(shè)更是一個(gè)漫長的過程。需要高校加大投入、加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力培養(yǎng)適應(yīng)高校自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的IT人才;更需要高?？嗑殐?nèi)功，不斷優(yōu)化管理制度。當(dāng)這些條件成熟后，高校的內(nèi)控信息化系統(tǒng)建設(shè)才能水到渠成。有了內(nèi)控系統(tǒng)的支持，高校的管理水平也將邁上一個(gè)新的臺階。

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