陸凱

摘要：面對(duì)當(dāng)前中國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，許多企業(yè)都在為自身變革進(jìn)行探索。高效的內(nèi)外部協(xié)同不僅可以解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的諸多問(wèn)題，還可以降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。社交化的信息技術(shù)和應(yīng)用使得協(xié)同變得隨時(shí)隨地，極大提高了經(jīng)營(yíng)效率，降低了經(jīng)營(yíng)成本，規(guī)避了信息孤島，積淀了企業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)了企業(yè)認(rèn)同感，提升了企業(yè)凝聚力。

關(guān)鍵詞：協(xié)同；組織；信息溝通；信息化系統(tǒng)

一、協(xié)同概述

1.組織

現(xiàn)代管理理論之父切斯特·巴納德從組織管理的現(xiàn)實(shí)訴求對(duì)組織進(jìn)行了闡述：組織是由具有協(xié)作意愿且擁有共同目標(biāo)的人群，以信息交流為主要溝通渠道組成的龐大的協(xié)作系統(tǒng)。其中，組織要素主要包括：

協(xié)作意愿：

共同目標(biāo)：

信息交流的人群。

自然，企業(yè)即為世界上數(shù)量最為龐大的正式組織。

2.協(xié)同

組織的存在是以共同目標(biāo)為前提，組織協(xié)作是一種普遍存在的群體行為，根據(jù)其他個(gè)體的態(tài)度、行為來(lái)規(guī)劃、調(diào)整自身行為的現(xiàn)象就是協(xié)作。在協(xié)作過(guò)程中，協(xié)商成功則有所作為，協(xié)商不成則不作為甚至胡作為、亂作為、反作為。由于組織有共同目標(biāo)，故協(xié)作必不可少。由此，協(xié)同即協(xié)作達(dá)到共同目標(biāo)——“協(xié)”是過(guò)程，“同”是結(jié)果。

（1）協(xié)同發(fā)展

協(xié)同概念的重要源流之一來(lái)自德國(guó)物理學(xué)家哈肯創(chuàng)立的協(xié)同學(xué)，也稱協(xié)同論、協(xié)和論。學(xué)者安索夫最早在管理學(xué)領(lǐng)域提出“協(xié)同”這一概念，指他出組織整體的價(jià)值大于組織各個(gè)獨(dú)立組成部分價(jià)值的總和。伊丹廣之又將之分解為“互補(bǔ)效應(yīng)”、“協(xié)同效應(yīng)”兩部分，使協(xié)同目標(biāo)更加明確發(fā)揮組織資源效能最大化。

（2）企業(yè)管理協(xié)同化

企業(yè)作為數(shù)量最為龐大的正式組織，不論大小均設(shè)置有多個(gè)部門，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中部門的設(shè)立、裁撤、合并非常常見(jiàn)。不同的部門有其特有的使命，同樣亦有其生命周期。以職能部門為例，最低級(jí)的層次為辦事部門，而最高級(jí)的層次為戰(zhàn)略部門。一旦達(dá)到戰(zhàn)略部門層級(jí)，職能部門便如同心臟一樣決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展的每一步。

巴納德將協(xié)作定義為Collaboration，安索夫?qū)f(xié)同定義為Strategy Synery，從組織管理的層面來(lái)看，二者都體現(xiàn)出企業(yè)管理應(yīng)用過(guò)程。無(wú)論是CRM、ERP、HR均已呈現(xiàn)出不可逆的協(xié)同化趨勢(shì)。

（3）組織的高效協(xié)同

巴納德在社會(huì)協(xié)作組織理論中提出了有效協(xié)作以達(dá)成組織目標(biāo)的信息溝通基本原則：

組織成員的信息溝通需建立在正式溝通線路中；

信息溝通線路應(yīng)盡可能便捷、直接；

信息溝通中，避免跳過(guò)線路層級(jí)，以免產(chǎn)生矛盾、誤解：

信息溝通線路必須被組織成員所了解、熟悉；

信息溝通線路各級(jí)管理人員必須稱職：

信息溝通線路在組織運(yùn)行期間不能中斷。

二零一六年，“互聯(lián)網(wǎng)+”寫入政府工作報(bào)告，體現(xiàn)出高效信息溝通是隨著科技創(chuàng)新步伐而前進(jìn)的，并已深入到組織管理的各個(gè)方面。促進(jìn)組織高效溝通、高效協(xié)同，讓協(xié)同隨時(shí)隨地，使組織管理行為可視化、溝通過(guò)程可塑化、時(shí)間控制實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，打破組織原有信息壁壘，降低組織協(xié)作成本，提高組織執(zhí)行效率，保證目標(biāo)與組織發(fā)展相契合，增強(qiáng)組織市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力及生存能力。

二、企業(yè)協(xié)同管理的普遍特點(diǎn)

縱觀歷史，每每有新技術(shù)的出現(xiàn)，世界經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的格局即會(huì)被改變。蒸汽機(jī)技術(shù)使英國(guó)率先進(jìn)入工業(yè)化，成為殖民時(shí)代的強(qiáng)國(guó)；電子與信息技術(shù)使美國(guó)成為自二戰(zhàn)以來(lái)的超級(jí)強(qiáng)國(guó)；今天，隨著云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)等新一代信息技術(shù)和應(yīng)用的出現(xiàn)，再次將巨大發(fā)展機(jī)遇擺在了世界各國(guó)面前。

面對(duì)“網(wǎng)絡(luò)泛在化”、“數(shù)據(jù)爆炸化”、“信息透明化”、“聯(lián)系緊密化”、“行動(dòng)高效化”的信息時(shí)代，企業(yè)在環(huán)境駕馭力、戰(zhàn)略執(zhí)行力、信息掌控力等方面均面臨巨大挑戰(zhàn)，這也正是當(dāng)前中國(guó)企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵因素。在這樣一個(gè)高度互聯(lián)、廣泛協(xié)同的環(huán)境下，社交化的高效協(xié)同已經(jīng)深刻影響到每一個(gè)行業(yè)、每一個(gè)企業(yè)、甚至每一個(gè)個(gè)體。

1.企業(yè)管理過(guò)程中面臨的突出問(wèn)題

就目前各轉(zhuǎn)型企業(yè)及中小企業(yè)的管理現(xiàn)狀來(lái)看，管理的長(zhǎng)短期目標(biāo)不明確：考核指標(biāo)設(shè)置不合理、可度量性差、時(shí)效性差，導(dǎo)致企業(yè)員工怨聲載道；部分企業(yè)組織架構(gòu)長(zhǎng)期不調(diào)整或隨意調(diào)整，與企業(yè)戰(zhàn)略及發(fā)展目標(biāo)不適應(yīng)；信息化系統(tǒng)繁雜，無(wú)法形成有效統(tǒng)一的平臺(tái)，導(dǎo)致信息孤島，溝通效率低下，管理層不在企業(yè)中時(shí)，事項(xiàng)處理嚴(yán)重滯后；審批、審核流程不清，底層員工尤其是新員工無(wú)法快速融入；無(wú)有效知識(shí)管理，合同、會(huì)議紀(jì)要、文件等存儲(chǔ)在員工的個(gè)人PC，一旦離職或損壞，損失不可挽回；企業(yè)動(dòng)態(tài)無(wú)法及時(shí)傳遞，企業(yè)價(jià)值觀難以灌輸，認(rèn)同感低。此現(xiàn)狀即不利于企業(yè)的日常管理，更不利于企業(yè)發(fā)展。

2.企業(yè)管理過(guò)程中存在的協(xié)同問(wèn)題

（1）績(jī)效考核缺乏及時(shí)性、準(zhǔn)確性

彼得·德魯克在《管理大師》一書(shū)中最先提出“目標(biāo)管理”，目標(biāo)是個(gè)人、部門或者整個(gè)組織所期望達(dá)成的效果。盡管，當(dāng)前許多企業(yè)均為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)在做績(jī)效考核，但往往事宜愿為?？己藰?biāo)準(zhǔn)往往與目標(biāo)不相適應(yīng)，對(duì)過(guò)程未進(jìn)行有效監(jiān)督，對(duì)可實(shí)現(xiàn)性并不認(rèn)真考慮，對(duì)最終結(jié)果不能有效衡量，對(duì)執(zhí)行過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)糾正，一旦出現(xiàn)問(wèn)題最常見(jiàn)的莫過(guò)于相互推諉。

（2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與目標(biāo)匹配度差

斯蒂芬·羅賓斯在《組織行為學(xué)精要》中認(rèn)為團(tuán)隊(duì)是為實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同目標(biāo)，將擁有不同角色的人組成群體，群體中的所有成員擁有相同的價(jià)值觀、目標(biāo)，并且互相信任、分享信息、共同成長(zhǎng)?，F(xiàn)實(shí)中許多企業(yè)由于業(yè)務(wù)調(diào)整、目標(biāo)變更、企業(yè)發(fā)展等原因?qū)ζ髽I(yè)的組織機(jī)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)進(jìn)行調(diào)整，這種調(diào)整往往缺乏對(duì)角色、崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，造成權(quán)責(zé)交叉，中間環(huán)節(jié)摩擦不斷。

（3）事務(wù)機(jī)制缺乏，過(guò)程不可控

事物處理機(jī)制是指事務(wù)管控、應(yīng)急處理流程等，許多企業(yè)不僅缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，甚至一般無(wú)處理流程。員工對(duì)待上級(jí)派發(fā)的任務(wù)的所做程度不可監(jiān)控，只有等到結(jié)果出現(xiàn)才會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，但為時(shí)已晚，不僅降低效率且成本增加。

（4）知識(shí)不能積淀，難成企業(yè)文化

如企業(yè)制度、ISO標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目文檔、內(nèi)控審批、合同文檔、業(yè)務(wù)資料、客戶信息、供應(yīng)商信息、市場(chǎng)情報(bào)等不能進(jìn)行有效管理。員工找資料難、新員工無(wú)法進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，難以快速融入企業(yè)，對(duì)企業(yè)文化認(rèn)同感低。

（5）不能有效溝通、效率底下

有效溝通必須有三個(gè)條件：

平等溝通：

過(guò)程可查：

達(dá)成協(xié)同。

企業(yè)日常行為中，管理者希望底層絕對(duì)的服從、忠誠(chéng)，很少傾聽(tīng)底層意見(jiàn)與建議，無(wú)溝通機(jī)制，無(wú)法形成可查的歷史紀(jì)錄，異地事務(wù)往往需要當(dāng)面溝通，時(shí)間均浪費(fèi)在路上；下達(dá)的任務(wù)經(jīng)層層傳遞后工作結(jié)果往往與要求相去甚遠(yuǎn)。

（6）信息孤島嚴(yán)重

企業(yè)各部門往往獨(dú)立使用信息化系統(tǒng)，信息傳遞不及時(shí)，造成嚴(yán)重的信息孤島；或企業(yè)不使用系統(tǒng)，關(guān)鍵信息、數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)在個(gè)人PC中，一旦離職所有內(nèi)容也將一起“離開(kāi)”。

三、企業(yè)管理協(xié)同變革的建議

對(duì)應(yīng)現(xiàn)今企業(yè)管理中協(xié)同工作中的諸多問(wèn)題，須予以解決才能令企業(yè)更好發(fā)展，保證企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，下面就如何進(jìn)行企業(yè)管理協(xié)同變革進(jìn)行深入探討。

1.建立協(xié)同目標(biāo)

明確中長(zhǎng)期目標(biāo)并進(jìn)行及時(shí)管控。制定目標(biāo)看似簡(jiǎn)單，若上升至技術(shù)層面，則需要學(xué)習(xí)并掌握SMART原則：

s：Special，切中要害，對(duì)特定目標(biāo)進(jìn)行考核，不隨意考核、亂考核：

M：Measurable，所要進(jìn)行的考核內(nèi)容可度量：

A：Attainable，在經(jīng)過(guò)努力后，考核目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)；

R：Realistic，績(jī)效與本職工作相關(guān)聯(lián)，可證明、可觀察：

T：Time-based，考核指標(biāo)需有時(shí)效性，否則將無(wú)實(shí)際意義。

目標(biāo)制定完成后需進(jìn)行有效執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程需使用PDCA循環(huán)，不斷往復(fù)，對(duì)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和管理，保證執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)偏離小或無(wú)偏離。

2.建立高效的組織架構(gòu)，保證協(xié)同有效

組織機(jī)構(gòu)的建立與各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門所擁有的崗位職責(zé)和義務(wù)需明確，遇到問(wèn)題可以找到對(duì)口人，要極大減少不必要的中間環(huán)節(jié)，避免因職責(zé)不明而導(dǎo)致摩擦。

建立良好有效的溝通機(jī)制，如會(huì)議溝通不能簡(jiǎn)單體現(xiàn)為上傳下達(dá)，而應(yīng)是有中心、有目的的匯集組織成員的智慧、思想、經(jīng)驗(yàn)、信息。在已是社交化時(shí)代的今天，應(yīng)更好的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，快速傳遞信息，使組織成員及時(shí)獲取最新信息，最大化共享文化知識(shí)，避免漠視他人權(quán)益和困難的尷尬局面，鼓勵(lì)組織成員發(fā)揮個(gè)人才能，組成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)團(tuán)隊(duì)。

3.建立優(yōu)質(zhì)管理制度、流程，降低協(xié)同周期

企業(yè)日常管理的同質(zhì)業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)使用相同的管控機(jī)制，可極大的降低管控風(fēng)險(xiǎn)以及管控成本，如財(cái)務(wù)報(bào)銷、合同審批等。使用信息化手段保證管理過(guò)程可見(jiàn)、流程可溯，使控制有據(jù)可循，使監(jiān)督者隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、糾正問(wèn)題，并對(duì)歷史工作流進(jìn)行詳細(xì)的分析比對(duì)，與績(jī)效相匹配。

4.積淀企業(yè)知識(shí)、宣傳企業(yè)文化，促進(jìn)文化協(xié)同

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中不僅會(huì)產(chǎn)生大量的顯性知識(shí)，還會(huì)產(chǎn)生大量隱形知識(shí)。將這些知識(shí)通過(guò)信息化手段統(tǒng)一管理，將組織成員每天的工作通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行收集、整合、分類。日積月累下來(lái)將是企業(yè)一筆巨大的財(cái)富。

通過(guò)信息化手段強(qiáng)化組織成員的企業(yè)認(rèn)同感。正如《亮劍》中所講的軍魂一樣，企業(yè)同樣需要一種魂，這種魂是來(lái)自企業(yè)多年實(shí)踐、探索所積累下的一種符合自身發(fā)展的價(jià)值理念和實(shí)踐精神，是企業(yè)的核心價(jià)值觀。

5.建立社交化溝通機(jī)制，保證高效協(xié)同

有效的溝通必須是雙向的、同步的、有據(jù)可查的，采用社交化溝通機(jī)制，保證溝通隨時(shí)隨地，知識(shí)傳遞隨時(shí)隨地，管理隨時(shí)隨地。事務(wù)處理走出辦公室，不局限于場(chǎng)所、時(shí)間，實(shí)現(xiàn)真正的移動(dòng)互聯(lián)，使協(xié)同創(chuàng)造的不僅僅是“人機(jī)關(guān)系”、“數(shù)據(jù)關(guān)系”，而是“人際關(guān)系。。

6.建立統(tǒng)一信息化平臺(tái)，消除協(xié)同壁壘

為消除“信息孤島。，保證數(shù)據(jù)信息及時(shí)的傳遞，數(shù)據(jù)在各個(gè)部門間共享，避免因人員的變動(dòng)而信息丟失，需要將如ERP、CRM、SCM、HR等信息化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一門戶管理，減輕用戶負(fù)擔(dān)，消除協(xié)同壁壘，實(shí)現(xiàn)體系內(nèi)的平衡，降低內(nèi)耗，使得人與人、人與組織、人與工具、人與周圍環(huán)境溝通無(wú)處不在。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、社交化已成為新一代技術(shù)信息技術(shù)和應(yīng)用的核心，企業(yè)日常管理應(yīng)“以人為本”、“以人為中心”的大協(xié)同時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。協(xié)同以往的4C本質(zhì)，即以人為中心的連接（Connection）、溝通（Communication）、控制（Contr01）、協(xié)同（Coilaboration），已變成從組織角度觀察的6A本質(zhì)，即任何人（Anyone）、任何時(shí)候（Anytime）、任何地方（Anywhere）、任何方式（Anyway）、任何事情（Anything）、在任何程度（Anydegree）。面臨轉(zhuǎn)型期的中國(guó)企業(yè)更應(yīng)該客服自身的不足、發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，采用高效的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)大協(xié)同，而得到長(zhǎng)足發(fā)展。