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        信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革探討

        2016-07-18 08:12:43鹿群群
        企業(yè)文化·中旬刊 2016年7期
        關(guān)鍵詞:文書檔案管理

        鹿群群

        摘 要:隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高,信息化融入深入到了社會(huì)生活的方方面面,對(duì)信息時(shí)代的要求越來越高,而這樣信息社會(huì)的背景下,企業(yè)辦公室文書檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn),一場改革勢在必行。本文就現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文書管理工作中存在的問題進(jìn)行研究,并在此基礎(chǔ)上,就信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革進(jìn)行了探討。

        關(guān)鍵詞:信息社會(huì)視角;企業(yè)辦公室;文書檔案管理

        辦公室的文書檔案管理工作對(duì)其人事管理工作有重要影響。在信息社會(huì)視角下,辦公室的文書檔案管理工作能否適應(yīng)社會(huì)變化,滿足企業(yè)人事管理方面需求,這要求在新時(shí)期企業(yè)對(duì)辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新。使其順應(yīng)社會(huì)變化,滿足企業(yè)人事管理方面需求。

        一、現(xiàn)階段我國企業(yè)辦公室文書檔案管理工作存在的問題

        (一)目前我國企業(yè)辦公室文書檔案管理工作與信息社會(huì)的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)

        在新時(shí)代新時(shí)期下的經(jīng)濟(jì)社會(huì),企業(yè)辦公室的文書檔案工作的壓力相比較于之前大得多,并沒有人們所期待的那樣便利快捷,顯而易見,這并不是由于信息化發(fā)展所導(dǎo)致的問題,而是在今天這樣的信息與經(jīng)濟(jì)并存的時(shí)代下,辦公室文書檔案管理并沒有較好的利用信息技術(shù)來作為檔案管理的工具,綜上,現(xiàn)階段的我國企業(yè)在辦公室文書檔案管理工作的開展與社會(huì)脫節(jié)。

        (二)我國企業(yè)辦公室文書檔案的管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能

        在生產(chǎn)力迅速發(fā)展的今天,企業(yè)在人才任用方面相當(dāng)?shù)闹匾暼藛T的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能。尤其是辦公室的文案工作關(guān)系著企業(yè)對(duì)外合作以及對(duì)內(nèi)運(yùn)營的重要依據(jù),對(duì)其管理工作更要謹(jǐn)慎細(xì)微,但是相當(dāng)多的辦公室管理者認(rèn)為辦公室的文書檔案管理工作已經(jīng)具備完善的體系,不需要專業(yè)的人才進(jìn)行創(chuàng)新,這種消極落后的情緒嚴(yán)重導(dǎo)致了辦公室的文書管理工作的滯緩,影響了辦公室文書管理工作的質(zhì)量和效率。

        二、建立健全我國企業(yè)辦公室文書管理工作改革的方法和對(duì)策

        (一)對(duì)辦公室文書檔案的管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新

        辦公室文書管理的方式進(jìn)行改革,能夠在很大程度上提高辦公室文書檔案管理工作的效率,是我國企業(yè)辦公室向規(guī)范化邁進(jìn)的必經(jīng)之路。

        為了解決在企業(yè)辦公室文檔的管理過程中出現(xiàn)檔案登記記錄不明確的情況,對(duì)其管理方式要大力進(jìn)行改革創(chuàng)新。首先,在今后的文書檔案管理過程中,要明確檔案的具體責(zé)任人,就是在辦公室人員接受一份文書后,必須對(duì)其有個(gè)準(zhǔn)確地了解并明確其責(zé)任。其次,文書檔案管理工作要有完善的分工體系,要分工具體,落實(shí)到個(gè)人,減少文書管理的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤等。

        (二)建立企業(yè)辦公室文書檔案管理的保障工作

        企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作是為了保障企業(yè)的信息安全和為整個(gè)公司在辦公過程中提供方便的一項(xiàng)工作,因此,對(duì)文書檔案的保障機(jī)制非常重要。引進(jìn)先進(jìn)可靠地安全系統(tǒng)不僅提高的文書檔案的安全性,還在一定程度上體現(xiàn)了我國現(xiàn)代企業(yè)的改革創(chuàng)新意識(shí),有利于企業(yè)人員工作效率的提高。

        (三)完善辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)

        完善辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)要遵守兩個(gè)基本要求:

        1.確保文書檔案保存的完整性與安全性

        2.檢索系統(tǒng)方便于查找文書檔案和將其歸檔

        (四)定期清理過期或失效的文檔

        過期或者失效的文檔不僅沒有任何的使用價(jià)值,還占用了一定的儲(chǔ)存空間,浪費(fèi)有限的辦公室資源,并且極容易與其他文檔混淆,為文檔的查找使用造成了阻礙,因此,定期的清理失效或過期的文檔對(duì)提高企業(yè)辦公室文書管理工作的效率有重要意義。

        (五)加強(qiáng)辦公室文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

        在這個(gè)信息化與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代,信息與經(jīng)濟(jì)并存使信息量日益增大。企業(yè)辦公室的文書管理工作作為信息化的一部分,無法擺脫這種趨勢而獨(dú)善其身,為了使信息化更好的滲透到經(jīng)濟(jì)生活的層層面面,要求辦公室的管理者及相關(guān)的工作人員具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能,所以加強(qiáng)辦公室文書檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)是有力的手段,要起到取長補(bǔ)短,完善其身的作用,使辦公室的文書檔案管理工作能夠符合新時(shí)代下信息化社會(huì)的要求,能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流,從而大大的提高我國企業(yè)辦公室文書管路工作的質(zhì)量。

        三、結(jié)語

        在當(dāng)前國際經(jīng)濟(jì)發(fā)展與信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢下,企業(yè)辦公室文書管理工作作為信息化的重要組成部分,逐漸登上舞臺(tái)。辦公室的文書檔案管理工作涉及著企業(yè)人事管理,并對(duì)其起著很大的作用。通過本文對(duì)信息社會(huì)視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作過程出現(xiàn)的問題的認(rèn)識(shí)與探討,提出了相應(yīng)的完善我國企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的方法和對(duì)策,希望能夠?qū)窈笃髽I(yè)在文檔方面的管理越來越符合時(shí)代發(fā)展的潮流,為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展創(chuàng)造更大的利潤空間。

        參考文獻(xiàn):

        [1]陳黎.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,01:191+194.

        [2]欒春生.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國培訓(xùn),2015,20:209.

        [3]聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案,2016,03:57-58.

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