魏春萍

摘 要：文書檔案是一個(gè)單位在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的，它記錄著一個(gè)單位的運(yùn)行的情況。它反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)單位所從事的各類管理活動(dòng)。本文主要介紹企業(yè)文書檔案管理。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問(wèn)題;措施對(duì)策

一、文書檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案工作人員的培訓(xùn)工作需要加強(qiáng)。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對(duì)于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人只是對(duì)檔案工作有著基本的認(rèn)識(shí)和了解，并不能及時(shí)的更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。檔案管理人員更加需要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）文書工作和檔案工作直接的銜接存在問(wèn)題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實(shí)行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對(duì)科學(xué)的管理。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識(shí)淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過(guò)程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

做好文書檔案工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)者的重視，檔案管理工作人員要積極主動(dòng)的做好文書檔案工作的匯報(bào)和宣傳工作，通過(guò)多種形式的活動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)者和員工宣傳檔案的相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和員工們對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)者和員工的理解、重視和支持，爭(zhēng)取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規(guī)劃和工作重點(diǎn)之中，加大檔案管理設(shè)備的投入，不斷的提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際的單位工作中，要變被動(dòng)的提供有關(guān)檔案資料為主動(dòng)的參與領(lǐng)導(dǎo)者決策需要，切實(shí)體現(xiàn)檔案資料的主觀能動(dòng)性。除此之外，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理動(dòng)作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識(shí)，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，不斷的加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理理念，努力使自己成為一個(gè)管理型、技術(shù)性和復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，從而給單位和領(lǐng)導(dǎo)提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。

（一）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好壞，沒(méi)有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識(shí)，切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔。在實(shí)際的文件處理過(guò)程中，要時(shí)刻意識(shí)檔案管理工作，從而真正實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點(diǎn)，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)謹(jǐn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時(shí)、準(zhǔn)確;收發(fā)文件需要及時(shí)的進(jìn)行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時(shí)的查找。尤其是對(duì)于帳外的資料，例如領(lǐng)導(dǎo)者的講話以及外出開會(huì)的記錄等，要及時(shí)的收集和處理，保證文件材料的完整性。

（二）加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作;經(jīng)常性的導(dǎo)各個(gè)部門之間去走動(dòng)走動(dòng)，獲得及時(shí)的信息;還要根據(jù)單位的實(shí)際工作，主動(dòng)思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，為實(shí)際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價(jià)值的情報(bào)。

（三）建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理公文。對(duì)于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡(jiǎn)潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅(jiān)決避免濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。

對(duì)于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡(jiǎn)明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對(duì)于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。

（四）做好文書檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統(tǒng)計(jì)工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級(jí)之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動(dòng)中形成的生動(dòng)的能夠有效的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，并認(rèn)真的進(jìn)行整合，對(duì)其進(jìn)行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時(shí)期的單位的工作重點(diǎn)和任務(wù)，以服務(wù)全單位和單位大局來(lái)開展文書檔案工作，從而形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

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