張秋菊

摘要：文書檔案的管理反映一個企業(yè)文件檔案管理的水平，體現(xiàn)了單位整體水平及綜合水準(zhǔn)。嚴(yán)格的工作流程和制度是保證文書檔案工作做好的關(guān)鍵，此外，還必須做好文書檔案管理工作之間的銜接以及規(guī)范管理，加強(qiáng)單位各部門之間的溝通和協(xié)作，只有這樣才能夠?qū)挝晃臅鴻n案的管理工作做好。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；文書檔案管理；辦公室工作；日常行政活動；文件歸檔 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2015）12-0169-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.084

在企業(yè)中辦公室文書檔案的管理工作是最為基本的一個環(huán)節(jié)，文書檔案的管理工作來源于企業(yè)單位在日常行政活動中產(chǎn)生的大量文件和資料，產(chǎn)生的這些文件和資料最后都會以檔案的形式進(jìn)行存儲。辦公室文書檔案的管理在很大程度上體現(xiàn)了辦公室行政人員處理辦公事務(wù)的水平，行政工作人員工作水平的高低決定了文書檔案整理的質(zhì)量和完整性。文書檔案是一個企業(yè)發(fā)展歷史的一個體現(xiàn)，這對于企業(yè)的反思和發(fā)展都具有非常重要的意義。通過對文書檔案的研究可以了解企業(yè)發(fā)展的情況，對于企業(yè)單位具有重要的借鑒意義，其歷史和現(xiàn)實作用是不容忽視的。綜上所述，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的管理并使其規(guī)范化，進(jìn)而使得文書檔案真正為企業(yè)單位的發(fā)展所用，這是每個企業(yè)單位都應(yīng)該積極面對的重要因素。

1 目前企業(yè)單位文書檔案管理的特點

第一，文書是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文書、合同、審計、傳媒類的紙質(zhì)載體，記錄著企業(yè)所發(fā)生的事件、事件過程、單位用品及重要的文件和成果等。文書工作的重點就是文書和檔案的收集、文書檔案的管理、文書和檔案的分門別類、文書和檔案的存儲等。

第二，企業(yè)文書的管理是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)的各種文書整理之后所形成的具體的形式就是企業(yè)的檔案，檔案管理涉及到企業(yè)的各個部門和各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展歷史的一個真實的寫照，對于企業(yè)的存在和發(fā)展有著非常重要的借鑒意義。企業(yè)行政工作所涉及的檔案、研究開發(fā)所涉及的檔案、固定資產(chǎn)所涉及的檔案以及企業(yè)的會計財務(wù)檔案等都是企業(yè)檔案管理不可或缺的環(huán)節(jié)。檔案涉及到的部門環(huán)節(jié)不同檔案的內(nèi)容不同就會導(dǎo)致檔案的存儲的形式有很大程度上的不同。檔案常見的形式包括圖片文件、音頻文件、視頻文件、紙質(zhì)文檔，這些都是檔案的重要載體。

第三，文書管理工作和檔案的管理工作具有重要的聯(lián)系，文書工作主要涉及企業(yè)單位文書的整理、將文書立卷、文書的歸檔等。而文書檔案的管理包括各種文件和書寫材料、文件格式的整理、文件的歸檔等。企業(yè)單位的文書工作在單位的檔案管理工作之后是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也就是文書工作的過程就是企業(yè)單位檔案形成的基礎(chǔ)。

2 企業(yè)單位辦公室文書檔案管理存在的缺陷

第一，多數(shù)企業(yè)單位的文書檔案管理都存在著投入過低的問題，這大多是由于企業(yè)單位的用房緊張造成的，企業(yè)每年的檔案數(shù)量是非常巨大的，企業(yè)單位沒有足夠的空間來存儲這些文書檔案；另外在文書檔案的管理過程中大多存在著管理責(zé)任不明的情況，很多的管理制度相對不完善，部分企業(yè)單位甚至把各種資料都與該單位的文書和檔案混合在一起，這與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差距。這些缺陷也是大多數(shù)企業(yè)單位都普遍存在的現(xiàn)象。

第二，多數(shù)企業(yè)單位存在著對文書檔案的管理意識較為淡薄，認(rèn)為文書檔案的工作都不重要，應(yīng)該將更多的精力放到企業(yè)的生產(chǎn)、科研和發(fā)展上，這是嚴(yán)重的認(rèn)識錯誤問題。這些文書檔案在很大程度上都是企業(yè)單位管理經(jīng)驗積累，生產(chǎn)經(jīng)驗的積累和科研經(jīng)驗的積累，是企業(yè)的財富，丟掉這些相當(dāng)于丟掉了企業(yè)的財富。對于上述企業(yè)單位文書檔案管理意識的淡薄情況，應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)男麄鞔胧┗蛘哂泄芾碚邔ｉT對文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，使得文書檔案管理工作的重要性深入人心。而且很多的企業(yè)單位只是將文書檔案進(jìn)行存儲而沒有加以利用，這使得企業(yè)的財富和經(jīng)驗嚴(yán)重的被浪費掉，這對于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的，沒有借助文書檔案的歷史性和財富性為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

第三，多數(shù)的企業(yè)單位由于管理方式的不科學(xué)、不完善造成了文書檔案的管理和存儲存在很大的缺陷。有些版記記錄不全、文檔存儲過程不規(guī)范、文書和檔案的分門別類存在問題、文書和檔案的載體紙張的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、檔案和文書提取的流程不規(guī)范、文書的檔案存儲過程中發(fā)生破損、文書和檔案的封裝不規(guī)范等。

第四，多數(shù)企業(yè)單位的文書檔案管理工作從事者不是專業(yè)人員：（1）大多數(shù)的管理者存著理論水平低、文化程度不高、專業(yè)能力存在問題等一些缺陷；（2）大多數(shù)的管理者缺乏相關(guān)方面的理論基礎(chǔ)，并且對于文書檔案管理的意識不強(qiáng)及不夠重視，這就造成了文書檔案管理的混亂，在很大程度上背離了辦公室文書檔案管理的最為基本的水準(zhǔn)。

3 企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的優(yōu)化措施

第一，要加強(qiáng)企業(yè)單位對于文書檔案管理的規(guī)范性，明確相關(guān)責(zé)任人。將文書檔案進(jìn)行一體化的管理，嚴(yán)格規(guī)定文書檔案所需紙張的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)、文書和檔案的存儲格式、書寫要求等，從資料的開始就進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，盡量使得整個文檔管理過程嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化，在文書整理完畢后及時地將檔案進(jìn)行存儲，以免發(fā)生遺失。

第二，加強(qiáng)企業(yè)單位相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技能，將文書檔案管理的重要性深入到每個從業(yè)者心中：（1）可以采取培訓(xùn)的形式來提升企業(yè)單位員工的專業(yè)技能和提高意識，作為從業(yè)人員自身也應(yīng)該加強(qiáng)理論方面知識的學(xué)習(xí)；（2）要與時俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化的辦公方法，提高辦事的效率和專業(yè)性；（3）努力學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識，爭取把文書檔案的管理做到規(guī)范化。

第三，完善企業(yè)單位文書檔案管理的各項規(guī)章制度，并且建立相應(yīng)的文書檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確文書檔案管理各個環(huán)節(jié)的相關(guān)責(zé)任信息，調(diào)動工作人員的熱情和積極性，建立相應(yīng)的獎勵和激勵機(jī)制來促進(jìn)檔案工作的改進(jìn)和進(jìn)步。

第四，企業(yè)單位的歸檔制度應(yīng)該具體到企業(yè)單位的某個部門，要做到真實客觀和具體，包括歸檔的時間、范圍以及歸檔的各個標(biāo)準(zhǔn)要求等。文書檔案的整理內(nèi)容主要包括檔案的系統(tǒng)化和基本的編目等工作。

4 結(jié)語

文書是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書檔案的管理不僅體現(xiàn)著企業(yè)單位文書和檔案管理的水平，也是企業(yè)單位發(fā)展歷史的真實寫照。要提高文書檔案的利用為企業(yè)單位的發(fā)展提供支撐。要建立嚴(yán)格的流程和規(guī)章制度，加強(qiáng)相關(guān)人員的工作意識，加強(qiáng)企業(yè)單位內(nèi)部各個環(huán)節(jié)之間的銜接，使得文書檔案的管理真正規(guī)范化真正為企業(yè)單位的發(fā)展所用。

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（責(zé)任編輯：王 波）