何蕾

摘 要：文書(shū)檔案管理工作在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等各項(xiàng)管理工作中均占有很重要的地位，因此文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展意義十分重大。本文就針對(duì)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，以供日后參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

文書(shū)檔案在各個(gè)單位中具有重要的價(jià)值，對(duì)單位的各項(xiàng)活動(dòng)能夠客觀地反映，也是單位管理水平的直接體現(xiàn)，方便單位的管理層對(duì)企業(yè)的管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而找出管理工作中存在的弊端，進(jìn)行科學(xué)的整改。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，文書(shū)檔案管理也具備信息化的特點(diǎn)，而文書(shū)檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題仍然需要管理人員加以重視。

一、文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理理論混淆

文書(shū)工作和檔案管理工作是兩種不同的內(nèi)容，但檔案管理需要在文書(shū)工作順利開(kāi)展的前提下才能夠有效進(jìn)行。當(dāng)前很多單位對(duì)這兩個(gè)工作相混淆，并且沒(méi)有做好這兩個(gè)工作的協(xié)調(diào)管理，文書(shū)檔案管理人員沒(méi)有重視與文秘的工作銜接，以至于文書(shū)檔案管理與文書(shū)工作相脫節(jié)，使得檔案管理工作難以有序地開(kāi)展，同時(shí)也一定程度上影響了文秘的文書(shū)工作。所以在對(duì)文書(shū)工作和檔案管理工作的問(wèn)題上，兩者是相互聯(lián)系的，檔案管理人員只有正確認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，才能保證工作質(zhì)量。

（二）檢索效率低下

手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索是現(xiàn)階段文書(shū)檔案檢索的主要方式，但大多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主，對(duì)文書(shū)檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤，認(rèn)為提升文書(shū)檔案服務(wù)質(zhì)量需要進(jìn)行更多檢索工具的編制。總而言之，沒(méi)有能夠很好地在工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檢索效率的主要原因。

（三）人員培訓(xùn)不足

人手不足是文書(shū)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，究其原因，主要是因?yàn)閷?duì)這一工作重視不足導(dǎo)致的。在信息技術(shù)時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)施便利化管理，這就要求工作人員及時(shí)了解和掌握新的技術(shù)與方法，并將之應(yīng)用于實(shí)際工作中，與自身的專業(yè)知識(shí)相結(jié)合更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。但接受新的知識(shí)與技術(shù)對(duì)于部分老員工來(lái)說(shuō)具有一定的難度，其思維方式與工作方法都不能快速地跟進(jìn)時(shí)代要求，這就制約了文書(shū)檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步[1]。

二、文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)文書(shū)與檔案的銜接

文件作為檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量與檔案的質(zhì)量直接關(guān)聯(lián)，而文書(shū)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行處理，因此，其處理的規(guī)范性就決定了檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求文書(shū)工作與檔案工作要做好規(guī)范化的銜接。為加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范化銜接，文書(shū)工作人員需要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，及時(shí)地將文書(shū)材料立卷歸檔，避免有文書(shū)材料散失在外，在處理文件時(shí)文書(shū)人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書(shū)工作與檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)一體化。同時(shí)，文書(shū)人員還需要加強(qiáng)文件材料質(zhì)量的管控，避免因文書(shū)工作的拖延而影響文書(shū)檔案管理工作。文書(shū)人員在收發(fā)文件時(shí)要及時(shí)登記，一旦發(fā)現(xiàn)有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書(shū)檔案管理才可以有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)普及范圍不斷擴(kuò)大與科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應(yīng)注重提升自身的綜合素質(zhì)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應(yīng)新時(shí)代對(duì)于文書(shū)檔案管理及利用工作提出的要求。另一方面，應(yīng)根據(jù)時(shí)代變化對(duì)檔案管理工作提出要求加快信息化管理進(jìn)程。管理文書(shū)檔案的根本目的在于實(shí)現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過(guò)程中充分發(fā)掘檔案價(jià)值，進(jìn)而為生產(chǎn)實(shí)踐提供服務(wù)。為了能夠使檔案資源在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享，則應(yīng)注意加快信息化管理步伐。首先，應(yīng)注意增加信息化管理的經(jīng)費(fèi)投入。其次，應(yīng)注意根據(jù)文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設(shè)施、硬件設(shè)施，以便為信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供支撐。此外，應(yīng)加快信息安全機(jī)制的建設(shè)進(jìn)程，在保證檔案信息處于安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享[2]。

（三）建立有效的管理制度

為了改善文書(shū)檔案管理工作，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書(shū)檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細(xì)化，具有可操作性。文書(shū)檔案管理的工作人員需要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發(fā)手續(xù)完整，在印制后還需要進(jìn)行二次復(fù)核，如果需要修改就需要按照程序復(fù)審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，目前文書(shū)檔案管理工作還存在許多的問(wèn)題，文書(shū)檔案管理工作人員需要進(jìn)一步提升自我素質(zhì)，在現(xiàn)代管理手段的輔助下，提升文書(shū)檔案管理的工作效率，使文書(shū)檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地展開(kāi)，為企業(yè)、單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和形象的提高作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶丹萍.新時(shí)期文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，15：79.

[2]楊寧.文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].黑龍江檔案，2014，06：66.

[3]黃雪萍.文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，13：60.