張疆

摘 要：文書管理工作有效的建立與公司利益相關的信息資源，對公司的發(fā)展能起到預測的積極作用，本文針對當前文書檔案管理工作中普遍存在的問題，提出了幾點解決的方法和策略。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

文書管理工作的質(zhì)量水平，在一定程度上體現(xiàn)了一個單位檔案管理的水平。文書檔案管理達到規(guī)范化和標準化才能對公司的發(fā)展帶來良好的效益。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代下，文書管理工作顯得越來越重要。

1 文書檔案管理中現(xiàn)有的問題

1.1 文書檔案的地位不高

在行業(yè)內(nèi)，文書檔案的工作基本上沒有被重視起來。一些領導認為文書檔案工作就是后勤信息的管理，文件的收發(fā)、傳遞，不需要太多的技術含量，沒有必要安排專門的人員去操作，一般可以由文秘代替。加上文書檔案工作收效比較小，在單位更加得不到重視。領導不重視的態(tài)度，對管理文書檔案的員工也會產(chǎn)生消極的態(tài)度，導致在工作上不仔細、不認真，出現(xiàn)紕漏，或者流于形式，比如材料的真實性無法判斷，文件收發(fā)、傳達不及時、不到位，檔案資料不完善，出現(xiàn)錯誤等等問題。

1.2 文書與檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)

文書工作與檔案工作既有區(qū)別，又存在一定的聯(lián)系。一個完善的管理體系，需要這兩個工作相互配合才能完成。但是在多數(shù)的實際工作中，為了得到高效的作業(yè)流程，一般把文書和檔案分成不同的工種。文書和檔案在各自的軌道運行，久而久之，文書不具備管理檔案的經(jīng)驗，檔案也不懂如何運用文書，這樣文書和檔案就被分離了開來。由于文書和檔案的脫節(jié)，導致工作上出現(xiàn)這樣、那樣的問題。比如文書的格式、文種不符合要求。裝訂、編號不規(guī)范，紙張質(zhì)量不達標，稿件出現(xiàn)殘缺，沒有附件或者附近格式不對等等。

1.3 管理檔案的人員業(yè)務素質(zhì)低下

一些單位領導因為不重視文書檔案的崗位，在招聘的時候沒有嚴格按照專業(yè)要求進行競聘，導致招聘到的工作人員素質(zhì)低下，基本的立卷、歸檔都不會操作。另外，即便是具備一點檔案知識的人員，也因為領導的態(tài)度不注意自身素質(zhì)的提高，缺乏檔案管理的相關培訓，陳舊的業(yè)務知識得不到提升，影響了工作的效率。當前是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時代，檔案管理是每一個單位必須重視的環(huán)節(jié)。要求在具體的工作中，通過舉辦定期的行業(yè)培訓，更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，為其注入新鮮的血液，不斷加強檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，促使公司檔案達到規(guī)范、標準的要求。其次，由于其他部門的不配合態(tài)度，導致檔案人員沒有辦法收集到完整的資料，也會使得檔案出現(xiàn)殘缺，影響檔案工作的順利進行。

2 提高文書檔案管理水平的方法和措施

2.1 提高領導的重視，加強員工的業(yè)務水平

加大宣傳國家檔案方面的法律法規(guī)力度，引起單位領導對文書檔案的重視，爭取得到領導的支持和認可，以便更好的開展工作。領導作為一個單位的決策者，推行一項工作具有更大的影響力。在領導參與管理的模式下，增加了員工的積極性，改變了傳統(tǒng)呈遞資料的被動模式。通過公司的支持，不斷加大投入，可以幫助文書檔案工作走向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的道路。當前是信息技術的天下，檔案工作能力迫切需要跟上時代的步伐。作為一個合格的檔案管理人員，應該嚴格要求自己，不斷學習新的互聯(lián)網(wǎng)管理知識，更新自己的知識儲備，努力提高業(yè)務素質(zhì)，為公司提供更加有效，方便快捷的服務，從而做好單位的后勤保障工作，為公司的企業(yè)信息、內(nèi)部資料建立一個完善的數(shù)據(jù)庫。

2.2 做好文書工作與檔案工作的有效銜接

文件的質(zhì)量、規(guī)范度，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。在實際工作中，文書文員應該提高檔案管理的意識，掌握檔案的立卷、管理方法，實現(xiàn)文書與檔案工作的有效粘合，并且把好文件質(zhì)量的關卡。具體來說，在文書檔案管理中，必須要注意這幾點問題。文書人員要使用規(guī)范的、達到質(zhì)量標準的紙張，按照文種的要求制作文件。比如，在修改、審批文件時，不能使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不規(guī)范的書寫工具。其次，要及時收發(fā)文件，進行傳達，保存。特別是領導的一些講話，應該及時的進行整理、歸檔。如果發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)殘缺，應該及時進行補充，保證整個資料體系的完整度，便于后面工作中檔案的查找應用。

2.3 做好部門工作，便于開展文書檔案工作

公司檔案的內(nèi)容越豐富、結(jié)構(gòu)越完善，其利用的價值就越高。在一個單位中分為不同的部門，每一個部門的工作都與其公司的發(fā)展息息相關。公司有價值的檔案來源于各個部分的有效資料。在日常工作中，文書檔案人員要立足公司的發(fā)展實際，深入到公司的每一個部門當中，了解、掌握每個部門的發(fā)展動態(tài)，及時的收集對公司有價值的信息，秉著實現(xiàn)單位效益的目標，拓寬收集信息的渠道，建立一個能反映出公司的歷史、現(xiàn)狀、以及未來發(fā)展的數(shù)據(jù)庫，從而幫助公司在分析數(shù)據(jù)，調(diào)整發(fā)展方案、策略的基礎上，發(fā)揮重要的作用。

2.4 建立有效的文書檔案管理機制

完善的管理機制，有利于文書檔案人員按照公司的規(guī)章制度辦事。在具體的制度中，要細化工作的流程，使其方案具有可操作性。只要嚴格要求文書檔案管理人員，才能在具體的工作中恪守敬業(yè)。按照公文發(fā)送的規(guī)定，嚴格審核之后再簽發(fā)，不濫發(fā)文件，不發(fā)無效的文件。公文印發(fā)之前，一定要檢查公文的格式、文種是否達標，之后再進行復核。公文的內(nèi)容、編排的方式、用的紙張、字號、以及發(fā)文稿紙的卡片要嚴格進行操作。另外，在發(fā)送文件中，按照發(fā)送的范圍，不能隨便亂發(fā)，或者多發(fā)，更不能隨便抄送。

結(jié)束語

當前，文書管理在整個行業(yè)的地位都不高，領導不重視，人員素質(zhì)低，針對這種情況，應該增加領導的重視度，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，建立文書與檔案的有效銜接，做好部門工作，建立完善的文書檔案管理機制，從而做好文書管理方面的工作，提高公司的效益。

參考文獻

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