白向云

摘 要：文書(shū)檔案在檔案管理的過(guò)程中是極為重要的，在檔案管理管理的過(guò)程中扮演著重要的角色。在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，一定要保證規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度的提高檔案的利用效率，這樣就可以為檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為單位的文書(shū)工作打下良好的基礎(chǔ)，對(duì)文化檔案的管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，針對(duì)這些問(wèn)題提出具體的政策。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；政策

文書(shū)檔案就是在企業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、相應(yīng)的機(jī)關(guān)和其他的社會(huì)組織在整個(gè)行政活動(dòng)的過(guò)程中所形成的、有著一定價(jià)值的文件，而且文書(shū)檔案管理也是一個(gè)單位檔案管理水平的重要表現(xiàn)，如果文書(shū)檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)了披露就會(huì)直接的影響到檔案的完整性?，F(xiàn)在的文書(shū)檔案管理還存在著一些問(wèn)題，急需在單位日常運(yùn)作的過(guò)程中解決。本文就是對(duì)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

1 文書(shū)檔案管理的基本特征

文書(shū)檔案的形成與文書(shū)工作是緊密的聯(lián)系在一起的，單位文書(shū)工作的主要內(nèi)容是進(jìn)行文件的收集、整理、催辦、立卷、承辦。轉(zhuǎn)運(yùn)和歸檔等工作。文書(shū)是文書(shū)檔案的來(lái)源，文書(shū)工作過(guò)程中產(chǎn)生的資料就是文書(shū)檔案，也是檔案管理的基本前提，文書(shū)檔案的管理工作就是將相關(guān)的文件資料進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)，保管、編研、鑒定、檢索和為人們提供利用等。文書(shū)的質(zhì)量與文書(shū)檔案的管理有著緊密的關(guān)系，文書(shū)檔案的質(zhì)量受到資料的完整性、卷面的質(zhì)量和文件的格式的影響，尤其是電子文件，在保存上一定要注意每一個(gè)環(huán)節(jié)，如果存在著任何的錯(cuò)誤就會(huì)造成嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，文書(shū)在編制的過(guò)程中是否完整與檔案管理工作有著緊密的關(guān)系，文書(shū)管理部門(mén)在日常的活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生有著保存價(jià)值的材料，對(duì)這些材料進(jìn)行科學(xué)的整理和立卷，定期的向著檔案部門(mén)報(bào)送需要保存的文件，最后檔案部門(mén)歸檔保存后就可以進(jìn)行文書(shū)檔案的管理。

2 文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 收集不及時(shí)

文書(shū)檔案管理就是能夠準(zhǔn)確的進(jìn)行文件的收集和保存工作，這些檔案資料在管理的過(guò)程中，一定要從各個(gè)部門(mén)文件收集的過(guò)程開(kāi)始，也是由于這種原因，有些部門(mén)不顧能夠及時(shí)的將文件交給管理部門(mén)，這樣檔案在收集的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)很大的難度，這一現(xiàn)象在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中是經(jīng)常發(fā)生的，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是由于相關(guān)的部門(mén)沒(méi)有將配合工作做好，無(wú)法按時(shí)的完成工作，需要經(jīng)常性的催要，而且有些部門(mén)會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯男枰?，不得不將資料延長(zhǎng)送到檔案部門(mén)，這時(shí)檔案部門(mén)就不得不妥協(xié)，有些資料時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)被遺忘，發(fā)生文書(shū)檔案缺失的現(xiàn)象，因此一定要注意文書(shū)檔案的管理工作，減少收集不及時(shí)現(xiàn)象的發(fā)生率。

2.2 檔案管理工作和文書(shū)工作配合不當(dāng)

檔案管理工作和文書(shū)工作有著相輔相成的關(guān)系，可以說(shuō)是密不可分的，文書(shū)工作也是檔案管理工作的基本前提和保證，在文件整理、收集、保存和歸檔的過(guò)程中，就是文書(shū)工作的一種延伸。但是由于文書(shū)工作和檔案管理工作屬于不同的部門(mén)，這樣就造成了檔案管理工作在配合上極容易產(chǎn)生不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有很多的文書(shū)人員也沒(méi)有歸檔的意識(shí)，檔案管理人員對(duì)文書(shū)的內(nèi)容也不了解，沒(méi)有經(jīng)常性的進(jìn)行溝通，這樣長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)材料在銜接的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致了文書(shū)檔案工作效率低下。

2.3 保存方法不恰當(dāng)

科技在不斷的進(jìn)步，辦公設(shè)備也在不斷的更新，在辦公的過(guò)程中，自動(dòng)化水平也在不斷的提高，使用的是計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公，但是新型的文書(shū)資料存儲(chǔ)方式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式存在著很大的差異，導(dǎo)致了存在計(jì)算機(jī)中的檔案沒(méi)有及時(shí)的整理、打印和保存，這樣就導(dǎo)致了檔案沒(méi)有條理、不完整，也缺乏統(tǒng)一性，這樣就給今后的檔案管理帶來(lái)了極大的難題，無(wú)法找到正確的文書(shū)資料，給后期檔案的利用帶來(lái)了極大的難題。

3 提高文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策

3.1 建立有效的工作程序

在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，必須要按照規(guī)律進(jìn)行文書(shū)檔案的管理，正所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，文書(shū)檔案也要按照規(guī)律進(jìn)行管理，這樣在工作程序和管理制度上才會(huì)更加的科學(xué)。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說(shuō)明，使其簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過(guò)程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來(lái)執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無(wú)效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問(wèn)題。

3.2 搞好文書(shū)工作和檔案工作的規(guī)范銜接

檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒(méi)有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書(shū)管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)于工作中需要的文書(shū)材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書(shū)和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書(shū)的工作人員一定要對(duì)文件材料的質(zhì)量有著絕對(duì)的保證。比如：文書(shū)紙張的大小、書(shū)寫(xiě)的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對(duì)文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。

3.3 注重人才的培養(yǎng)

我們從文書(shū)檔案未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)看，單單只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，因?yàn)樯鐣?huì)的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求也會(huì)越來(lái)越高。因此，我們必須建設(shè)一支具有專(zhuān)業(yè)管理能力的人才，應(yīng)以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化文書(shū)檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。文書(shū)檔案數(shù)字化的實(shí)施，減少了檔案管理部門(mén)的工作量，為社會(huì)提供了更便捷的服務(wù)，還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，保護(hù)了公民的合法利益。因此，文書(shū)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)文書(shū)檔案管理的發(fā)展。

4 結(jié)論

總而言之，文書(shū)檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書(shū)管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門(mén)之間的合作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

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