徐紫鈺

摘 要：為全面提升辦公室工作效率，持續(xù)優(yōu)化崗位效能，文章圍繞組織架構(gòu)、能力提升、價(jià)值共享等方面進(jìn)行了認(rèn)真研究，以崗位優(yōu)化、制度保障、意識(shí)教育、素質(zhì)提升、績(jī)效激勵(lì)、文化培育為主要內(nèi)容，來(lái)闡述提升辦公室系統(tǒng)執(zhí)行力的策略和措施。

關(guān)鍵詞：執(zhí)行力；制度；組織；學(xué)習(xí)；創(chuàng)新；文化

“執(zhí)行力”是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要理念。一個(gè)企業(yè)成功與否，可以說(shuō)“三分戰(zhàn)略，七分執(zhí)行”。辦公室作為企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)就是做好“三個(gè)服務(wù)”，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，概括起來(lái)講，就是參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)，就是辦文、辦會(huì)、辦事。這些職責(zé)實(shí)際上都可歸結(jié)為“執(zhí)行”。應(yīng)該說(shuō)，執(zhí)行力貫穿辦公室工作的方方面面。辦公室執(zhí)行力強(qiáng)不強(qiáng)，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)，影響著企業(yè)執(zhí)政能力的發(fā)揮，影響著企業(yè)有效的可持續(xù)發(fā)展。

本文將以崗位優(yōu)化、制度保障、意識(shí)教育、素質(zhì)提升、績(jī)效激勵(lì)、文化培育為內(nèi)容，來(lái)闡述提升辦公室執(zhí)行力的策略和措施。

一、以優(yōu)化組織架構(gòu)和管理模式為鋪墊，為辦公室執(zhí)行力建設(shè)提供組織保障

科學(xué)合理的組織架構(gòu)和管理模式是推動(dòng)執(zhí)行的基礎(chǔ)。每個(gè)部門實(shí)質(zhì)上都是一個(gè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，唯有優(yōu)化組合方能凸顯凝聚力和戰(zhàn)斗力。從辦公室設(shè)置來(lái)看，合適的人員配備、明確的職責(zé)分工、積極的協(xié)作配合都要因地制宜、因事制宜，才能科學(xué)有效執(zhí)行每項(xiàng)工作任務(wù)，提高工作執(zhí)行力。

合適的人員配備，對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但也是可遇而不可求的。關(guān)于優(yōu)化辦公室人員配備問(wèn)題，從人力資源研究的角度來(lái)說(shuō)，在文章的后續(xù)部分將從加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和能力提升等方面進(jìn)行論述。

明確的職責(zé)分工，就是要按照組織機(jī)構(gòu)及崗位責(zé)、權(quán)、利清晰的要求，進(jìn)一步劃清工作界面，理清工作流程，明確工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理職能的順暢銜接和充分發(fā)揮。在這里要強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作問(wèn)題。

最后，也是十分重要的一點(diǎn)，就是要突出管理效能，從而體現(xiàn)執(zhí)行效能。在這里需要強(qiáng)調(diào)的是辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)能力和管理能力。現(xiàn)代管理學(xué)的“蜂王”原理非常強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者的表率作用對(duì)于執(zhí)行層面的影響。

在這里推薦一種目標(biāo)體系的管理模式，即：圍繞企業(yè)年度奮斗目標(biāo)、科室工作內(nèi)容和個(gè)人崗位職責(zé)，制定每位辦公室成員的年度、季度、月度、每周乃至每天的工作計(jì)劃、工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)化流程，細(xì)化、固化重點(diǎn)時(shí)段的工作內(nèi)容，根據(jù)辦公室靈活多變的工作性質(zhì)，微調(diào)階段性目標(biāo)計(jì)劃，由辦公室主任按照工作目標(biāo)和執(zhí)行計(jì)劃，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行階段性的檢查督導(dǎo)，確保層級(jí)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、以完善制度建設(shè)為手段，為辦公室執(zhí)行力建設(shè)構(gòu)筑制度防線

在企業(yè)各項(xiàng)工作執(zhí)行過(guò)程中，需要建立一套嚴(yán)格的執(zhí)行制度，并持續(xù)加強(qiáng)督促、檢查和考核，使各項(xiàng)工作都有規(guī)可依、有據(jù)可查、有章可循。辦公室工作瑣碎而復(fù)雜，為避免在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題，就更加需要通過(guò)建章立制予以規(guī)范，為執(zhí)行力體系建設(shè)構(gòu)筑制度約束防線。

在制度建設(shè)中，要調(diào)動(dòng)辦公室人員對(duì)所有業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)內(nèi)的每一項(xiàng)工作及其流程進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，按照“每項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)建立規(guī)章制度”以及制度延續(xù)性的原則，綜合考慮辦公室發(fā)展階段以及各階段的工作目標(biāo)等因素，及時(shí)制、修訂規(guī)章制度，并使此項(xiàng)工作成為適宜的、有效的、可操作的常項(xiàng)工作。適時(shí)推行業(yè)務(wù)流程和管理模式再造，對(duì)辦公室現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行整頓，建立一套協(xié)調(diào)、簡(jiǎn)潔、高效的流程，剔除繁瑣的相互矛盾的流程，提升整體執(zhí)行力。制度中除了需要明確工作職責(zé)、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)以外，還需明確可執(zhí)行的工作模板。在規(guī)章制度下發(fā)前，要按照內(nèi)控管理流程，對(duì)制度的科學(xué)性、可行性與完善性進(jìn)行評(píng)價(jià)，廣泛征求意見(jiàn)，讓規(guī)章制度在全體員工的共同協(xié)作下更加符合實(shí)際。

三、以培養(yǎng)學(xué)習(xí)習(xí)慣和提升個(gè)人素養(yǎng)為目的，為辦公室執(zhí)行力建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)

干部的素質(zhì)和能力問(wèn)題，是決定執(zhí)行力高低的關(guān)鍵。當(dāng)下企業(yè)對(duì)辦公室人員也提出了更高的要求：在精于專項(xiàng)業(yè)務(wù)的同時(shí)，還要提倡增加其他方面的才干，塑造復(fù)合型人才，以適應(yīng)“一人多崗”的要求。

辦公室的工作很忙，加班加點(diǎn)是常有的事，讓大家放下工作、拿起書(shū)本來(lái)學(xué)習(xí)是不現(xiàn)實(shí)的，應(yīng)該提倡邊工作邊學(xué)習(xí)，把工作當(dāng)作學(xué)問(wèn)做，在學(xué)以致用上下功夫。辦公室的工作離不開(kāi)辦文、辦會(huì)、辦事，干長(zhǎng)了會(huì)覺(jué)得枯燥。

早幾年，集團(tuán)公司就提出了“學(xué)習(xí)型組織建設(shè)”的理念，所倡導(dǎo)的就是一種“工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化”的理念，就是強(qiáng)化全員的自學(xué)意識(shí)，增強(qiáng)全員學(xué)習(xí)能力建設(shè)。我們都十分認(rèn)同這種學(xué)習(xí)的理念，但在實(shí)際執(zhí)行中往往會(huì)有所偏差。

四、以提煉執(zhí)行力文化、加強(qiáng)文化宣貫為主導(dǎo)，為辦公室執(zhí)行力體系建設(shè)營(yíng)造融洽氛圍

真正優(yōu)秀的辦公室應(yīng)是奉行“執(zhí)行文化”的辦公室。好的執(zhí)行文化有利于營(yíng)造良好的執(zhí)行環(huán)境，良好的執(zhí)行環(huán)境會(huì)激發(fā)強(qiáng)大的執(zhí)行力。辦公室要?jiǎng)?chuàng)造一種目標(biāo)明確、簡(jiǎn)潔高效、監(jiān)督有力，團(tuán)結(jié)、緊張、嚴(yán)肅、活潑的執(zhí)行文化，凡是有利于執(zhí)行的因素都要運(yùn)用，所有不利于執(zhí)行的因素都要排除，該獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)勵(lì)，該懲處的懲處，以強(qiáng)有力的監(jiān)督措施和獎(jiǎng)懲制度，促使辦公室每一位同志全心全意投入到工作中。還要?jiǎng)?chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的工作環(huán)境和富有挑戰(zhàn)性的工作機(jī)會(huì)，使干部員工通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)得到機(jī)會(huì)，在實(shí)際工作中鍛煉提高。

同時(shí)，要把這種文化理念轉(zhuǎn)化、分解、細(xì)化為可執(zhí)行的任務(wù)目標(biāo)與具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，編制具有可操作性的辦公室“員工手冊(cè)”和“文化手冊(cè)”，尤其要將辦公室的核心價(jià)值理念融入到具體的管理制度和流程建設(shè)之中，并把制度建立在員工自覺(jué)遵守的基礎(chǔ)之上，通過(guò)先進(jìn)文化理念充實(shí)和規(guī)范現(xiàn)有規(guī)章制度，建立體現(xiàn)先進(jìn)科室文化的新制度。

俗話說(shuō)“態(tài)度決定一切”。辦公室工作也是如此，要做好辦公室工作，提高執(zhí)行力，就是要保持工作激情，樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)承擔(dān)更多的工作，在工作中做到善始善終，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中不斷提高。