郎文香 崔然

摘 要：國際檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，然而，我國教學(xué)檔案信息化的發(fā)展步伐遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，很多地區(qū)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平，信息化程度不高，利用率也不高，沒能發(fā)揮整體效能。本文從高校檔案資源入手，對教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享二者之間的互促作用進(jìn)行初探，使得教育資源共享成為可能，既能提高教育教學(xué)整體水平，又能提升檔案管理機(jī)制，提高檔案管理者的能力和水平。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;信息化建設(shè);教學(xué)資源共享

檔案信息化是通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。我國檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程可以劃分為四個(gè)階段：計(jì)算機(jī)技術(shù)開始應(yīng)用于檔案行業(yè)，但主要是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理;檔案信息化的發(fā)展起步階段，一些檔案部門的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平有了較大的提高，開始發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化管理;檔案信息化的黃金發(fā)展時(shí)期，檔案管理發(fā)展到以電子文件管理為主;檔案信息化的成熟時(shí)期，檔案軟件產(chǎn)品將全面進(jìn)行更新?lián)Q代，客戶對應(yīng)用和服務(wù)的要求將上升到新的高度。

信息化的發(fā)展給現(xiàn)代教育提供了新的契機(jī)，現(xiàn)代教育需要建立新型教育體系，培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)造性能力，多元開放、信息化交互成為必然。首先，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等使得學(xué)校教育從一師對多生轉(zhuǎn)化為個(gè)體教育成為可能。其次，教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)大面積共享有益于提高整體教育教學(xué)水平，而這些都需要大量的檔案處理，如學(xué)生個(gè)性化檔案，教師的教學(xué)檔案等。然而，我國教學(xué)檔案信息化的發(fā)展步伐遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，很多地區(qū)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平，有些地區(qū)雖然觸及到了檔案信息化，但信息化程度不高，只是蜻蜓點(diǎn)水，利用率也不高，沒能發(fā)揮整體效能。主要有以下問題：一是檔案信息化業(yè)務(wù)不專業(yè)，所謂的信息化只是建立了簡單的電子檔案，即電子文稿，沒有更多形式，如視頻等;二是檔案信息更新較慢、空間上脫節(jié)，有的屬于老化檔案，卻沒有清除，有的需要上架，卻沒有進(jìn)行歸檔分類;三是檔案工作者未能從知識結(jié)構(gòu)上及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握科技化手段，阻礙和制約了檔案信息化步伐，進(jìn)而阻礙和制約了檔案信息資源的開發(fā)力度。隨著新的信息技術(shù)不斷地在教育教學(xué)中廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)不僅已成為人們創(chuàng)造價(jià)值，拓展能力的工具，更會在學(xué)習(xí)提高中增加機(jī)會和提高效率。教育資源充分共享會大大提高學(xué)習(xí)和教學(xué)效率，檔案管理信息化將成為學(xué)校信息化的重要組成部分，這也是扎實(shí)推進(jìn)高水平大學(xué)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

一、教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究意義

教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究意義主要包含兩方面：理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。

1.理論意義。檔案信息化是將網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化有機(jī)結(jié)合的新型教育、學(xué)習(xí)和研究的檔案平臺。它是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，其中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，主要包括檔案目錄錄入、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案入庫、數(shù)據(jù)備份、檔案查詢系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)調(diào)試運(yùn)行等環(huán)節(jié)，在整個(gè)實(shí)施過程中確保檔案實(shí)體及信息的安全保密。

實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化形式，可以有效加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)，減少了紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中可能發(fā)生的耗損和遺失，提高檔案的容災(zāi)及災(zāi)備能力，確保檔案安全，充分發(fā)揮了檔案信息資源應(yīng)有的價(jià)值和作用，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展及異地辦學(xué)創(chuàng)造良好的檔案信息平臺。

2.現(xiàn)實(shí)意義。減輕劇增的教學(xué)檔案處理帶來的巨大壓力。當(dāng)前，隨著社會的不斷發(fā)展，學(xué)校教育教學(xué)中需要儲存的信息量也是非常大的，隨著社會信息化程度的加深，人們記錄和傳遞社會信息的能力和需求增大，不論是教學(xué)檔案的存檔數(shù)量，還是教師需要查閱的數(shù)量都與日俱增，如果靠傳統(tǒng)的檔案管理，不緊要耗費(fèi)人力、物力，更會阻礙教學(xué)檔案的更新、查閱，影響整體教育教學(xué)發(fā)展。

載體形式需要多樣化。由于教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，特別是多媒體在各種教學(xué)中的擴(kuò)散，還有光盤等載體的使用，致使傳統(tǒng)的靠單一的文字、圖片傳播的教學(xué)模式不再滿足當(dāng)前教學(xué)形式的需求，這樣的形勢讓檔案信息化成為必然。

提升管理機(jī)制。一方面由于教學(xué)信息量的增加和新型載體的投入使用，需要專門的人員、場所和新的方法進(jìn)行檔案管理，另一方面由于師生對檔案查閱的需求增加，落后的查閱方法不能適應(yīng)當(dāng)前日益增加的查檔需求，教學(xué)檔案信息化，可以更深入地推進(jìn)檔案服務(wù)模式的改革，進(jìn)一步提高檔案利用的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上調(diào)檔、查詢、展示和編研，從而全面提升學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化、信息化水平。

對檔案管理者有促進(jìn)作用。教學(xué)檔案雖然越來越豐富，形式多樣，智能化程度越來越高，但人依然是社會的重要資源，是管理中最活躍、最有價(jià)值的因素。信息時(shí)代，檔案工作的優(yōu)劣很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務(wù)水平。教學(xué)檔案信息化要求檔案人員要具備信息處理能力，教學(xué)經(jīng)歷和過硬的歸案整理經(jīng)驗(yàn)，信息化激發(fā)了管理者的專業(yè)化更新，提高了管理者的能力和水平。

二、教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究內(nèi)容和基本思路

教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究內(nèi)容要以高校教學(xué)檔案為依據(jù)，探討傳統(tǒng)檔案管理向檔案信息化轉(zhuǎn)變的思路和方法以及配套設(shè)施的更新利用。教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究與學(xué)校的檔案信息化發(fā)展同步，具有真實(shí)性和比照性，并與教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)聯(lián)系起來，成為學(xué)校教學(xué)環(huán)節(jié)的一部分。具體表現(xiàn)為：檔案管理建設(shè)與學(xué)校教學(xué)資源建設(shè)同步;教學(xué)資源共享與檔案信息化同步;檔案管理建設(shè)與探討同步。

具體實(shí)施：教學(xué)檔案的分類細(xì)化以及信息化在教學(xué)檔案中的應(yīng)用。通過檔案信息化，將歸檔管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化;探討教師在檔案信息化過程中的表現(xiàn)。包括教學(xué)資源信息化對教師是否產(chǎn)生了積極影響，是否減輕了教師的勞動(dòng)量，是否方便了教學(xué)交流;教學(xué)檔案信息化與教研的關(guān)系;檔案檢索新模式的實(shí)驗(yàn)效果;傳統(tǒng)檔案管理和信息化管理的對照。

筆者認(rèn)為教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用研究的基本思路：配合建立學(xué)校的教學(xué)檔案電子信息庫跟蹤其建立的流程，積累第一手資料，為檔案信息化進(jìn)一步發(fā)展積累經(jīng)驗(yàn);在檔案系信息化過程中，加強(qiáng)與教師的配合，觀察教師的需求以及積極性;探討教學(xué)檔案管理對教學(xué)的影響。具體實(shí)施：學(xué)校處于檔案管理的更新中，作為檔案管理者，要成為這次開發(fā)建設(shè)的參與者和材料積累者，作為后續(xù)工作的參考，也作為教學(xué)檔案管理建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)資料。在電子檔案的建立和教學(xué)檔案查閱系統(tǒng)過程中，與教師合作，探討教學(xué)資料查閱對教師教學(xué)資源共享的幫助;進(jìn)行一個(gè)小的實(shí)驗(yàn)對比，保留一個(gè)專業(yè)傳統(tǒng)的檔案方式，與更新的檔案方式進(jìn)行對比，查看檔案信息化的效果;通過調(diào)研方式積累素材，通過座談、征求建議等方式進(jìn)行信息反饋。

三、教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享互促作用的研究方法與實(shí)施步驟

教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享的互促作用的研究方法可以采用調(diào)研法、對照實(shí)驗(yàn)法、材料整理歸納法、座談法等進(jìn)行研究，在研究過程中要做到文獻(xiàn)研究和實(shí)證研究相結(jié)合，邏輯推理和調(diào)查歸納相結(jié)合，主觀判斷和科學(xué)實(shí)踐相結(jié)合。教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享互促作用的研究可以分兩個(gè)階段進(jìn)行：首先，與學(xué)校同步進(jìn)行教學(xué)檔案的電子化、系統(tǒng)化;對照實(shí)驗(yàn)小組進(jìn)行調(diào)研。其次，通過教學(xué)檔案信息化的運(yùn)行，與教師進(jìn)行溝通，形成第一手材料，探討教學(xué)檔案信息化對檔案管理和教學(xué)的影響，召開座談會，再次進(jìn)行調(diào)研，進(jìn)行小組實(shí)驗(yàn)對照。

綜上所述，教學(xué)檔案信息化建設(shè)有著重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義，該項(xiàng)目的建設(shè)將翻開由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理邁上現(xiàn)代電子檔案管理新的歷史篇章，開啟高校檔案管理工作科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化的新里程。同時(shí)，本文也詳細(xì)闡述了教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享互促作用研究的現(xiàn)狀、理論意義和現(xiàn)實(shí)意義，為如何研究教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享二者之間的互促作用提供了具體的研究內(nèi)容、基本思路、研究方法與實(shí)施步驟，為下一步教學(xué)檔案信息化建設(shè)與教學(xué)資源共享互促作用的具體研究奠定了理論基礎(chǔ)。

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作者簡介：郎文香（1983-），女，漢族，遼寧葫蘆島人，碩士，綜合檔案室副主任，館員，主要從事高校檔案管理;崔然（1979-），男，漢族，安徽阜陽人，管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，圖書館秘書，館員，電子圖書等。