張馮

摘 要 現(xiàn)時(shí)期基層體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)滯后于其他學(xué)科，應(yīng)通過制定其建設(shè)方案、推進(jìn)其建設(shè)工作流程、加強(qiáng)其建設(shè)的保障措施等手段盡快加強(qiáng)和完善基層體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)，以與現(xiàn)代辦公自動(dòng)化同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 基層體育教學(xué) 教學(xué)檔案 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期學(xué)校檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是學(xué)校檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。但是一些基層體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)滯后于其他學(xué)科或業(yè)務(wù)檔案工作，與辦公自動(dòng)化不能同步和協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案人員要如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，顯得無從下手。本文結(jié)合工作實(shí)際，介紹基層教育部門體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方法。

1制定體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)方案

根據(jù)實(shí)際情況，基層教育部門應(yīng)建立一個(gè)全面的、系統(tǒng)的、有效的、適合體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)方案。方案是以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，加快推進(jìn)體育教學(xué)檔案資源數(shù)字化、信息管理規(guī)范化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，從而提高體育教學(xué)檔案工作效率，拓寬體育教學(xué)檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，全面提升體育教學(xué)檔案管理的整體水平。建設(shè)方案要闡述體育教學(xué)檔案信息化的意義和當(dāng)前的行業(yè)背景，確立信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、基本原則和發(fā)展目標(biāo)，分析本部門或下屬學(xué)校體育檔案工作的實(shí)際情況，改善的主要措施和條件保障等。通過本方案的具體實(shí)施，爭(zhēng)取教育部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和單位全體教職工的配合，提高體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的可行性和實(shí)效性。

2推進(jìn)體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的工作流程

2.1購(gòu)置檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)是面向整個(gè)單位，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案管理工作的系統(tǒng)化、快捷化，為各部門能夠全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集和利用檔案信息提供強(qiáng)力的技術(shù)支持?？紤]到人員和技術(shù)等方面的因素，基層教育部門最好借助外力，直接購(gòu)買成熟的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，再根據(jù)本部門或下屬學(xué)校實(shí)際情況，推進(jìn)體育教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部其他學(xué)科管理系統(tǒng)對(duì)接與整合，實(shí)現(xiàn)體育教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的收集、交換、歸檔、管理和利用，為體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

2.2目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

加快體育教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。完成室藏體育教學(xué)檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄的錄入，全部檔案門類100%建立電子目錄。同時(shí)，制定體育教學(xué)電子文件收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程，實(shí)施部門立卷信息化管理，最終實(shí)現(xiàn)全部室藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索和管理。

2.3全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)單位體育教學(xué)電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)，各部門兼職檔案員在移交整理年度檔案文件資料時(shí)，須同步移交紙質(zhì)文件和電子文件，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件“雙套制”歸檔。對(duì)以往紙質(zhì)檔案則進(jìn)行數(shù)字化掃描，照片、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫。

2.4備份管理

檔案部門定期對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份管理，確保電子文檔的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。如果有條件，可多套備份，實(shí)現(xiàn)異地備份，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保存。

2.5體育教學(xué)檔案利用與宣傳

在體育教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)取得階段成效后，可深化檔案管理軟件系統(tǒng)的二次開發(fā)和利用，開展網(wǎng)上體育教學(xué)檔案檢索利用服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)體育教學(xué)檔案信息資源共享。同時(shí)，依托單位網(wǎng)絡(luò)制定檔案工作專欄，使之成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，多渠道發(fā)揮體育教學(xué)檔案信息資源的服務(wù)作用。

3體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的保障措施

3.1經(jīng)費(fèi)保障

檔案部門要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入單位預(yù)算，邊投入，邊建設(shè)，從部分信息化到全部信息化。購(gòu)置與信息化建設(shè)相配套的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備；保證體育教學(xué)檔案信息化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。

3.2制度保障

嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)學(xué)校體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作；保障學(xué)校體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化；加強(qiáng)對(duì)體育教學(xué)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。

3.3業(yè)務(wù)培訓(xùn)保障

加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)內(nèi)容的培訓(xùn)。專兼職檔案員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理的觀念，積極參加檔案信息化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)和其他單位的交流和學(xué)習(xí)。

4結(jié)語

體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作任務(wù)，需要教育部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各方面保障，全體相關(guān)人員的積極參與和配合。當(dāng)然，基層體育教學(xué)檔案部門也要克服困難，根據(jù)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的方案和對(duì)策，做到總體規(guī)劃、分步實(shí)施、注重實(shí)效，使體育教學(xué)檔案信息化與檔案事業(yè)大發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

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