摘 要：本文分析了高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實意義，以及具體的應(yīng)用方式和內(nèi)容，并就當前高校人事檔案應(yīng)用存在的問題進行了深入的探討，最后，根據(jù)高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)狀，基于高校人事檔案應(yīng)用提出了加強高校人事檔案管理的具體對策，對指導(dǎo)高校人事檔案管理具有積極的參考價值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;檔案應(yīng)用;人才管理;高校

高校人事檔案是高校在人事管理過程中產(chǎn)生的各種文字、圖表等具有保存價值的資料信息。人事檔案反映了個人思想品德、教學科研、廉潔自律和工作業(yè)績等，是高校人才資源使用、評先晉升、薪資給付的重要憑證和現(xiàn)實依據(jù)。因此，做好高校人事檔案管理，對規(guī)范高校人事管理，提升高校行政管理水平，為廣大教職員工做好服務(wù)等方面發(fā)揮著積極的現(xiàn)實意義。隨著高校教育事業(yè)改革的深入，對高校人事檔案管理提出了新的更高標準和要求，高校人事檔案管理也面臨著諸多的問題，需要在日常人事檔案管理中逐步解決，不斷提升人事檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，為高校教育事業(yè)改革提供人才支持和保障。

一、高校人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實意義

人事工作是高校行政管理的重要組成部分，規(guī)范高校人事檔案的收集、查詢、利用工作，對培養(yǎng)高素質(zhì)、穩(wěn)定的高校師資隊伍和學校管理人才具有積極的現(xiàn)實意義。

1.有利于高校全面掌握人事信息

人事檔案資料包括履歷、考核鑒定材料、政審材料、表彰獎勵材料、涉法違紀材料、任免、調(diào)動、薪酬待遇，以及黨團組織工作中形成的材料信息。高校依據(jù)人事檔案中的各項信息資料的統(tǒng)計分析，全面掌握本校師資隊伍及管理人員的年齡、學歷、知識、行政級別、獎勵、科研能力和水平等，通過人事檔案信息的掌握和分析，根據(jù)人才資源現(xiàn)狀，為優(yōu)化高校人才隊伍年輕化、專業(yè)化等提供第一手信息資料，也使高校短、中長期的人才培養(yǎng)規(guī)劃的制定更為科學合理。

2.有利于高校選拔任用人才隊伍建設(shè)

人才資源是高校最寶貴的資源之一，高校日常教學、管理的目的在于做到人盡其才、人才適崗，發(fā)揮人才資源的最大優(yōu)勢。人事檔案體現(xiàn)了教職工的履歷、學歷、職稱，也涉及到教職工的工作經(jīng)歷、教學科研業(yè)績，以及各種表彰等，全面反映出人才的優(yōu)勢和長處，為高校實時調(diào)整人員的工作崗位，做好師資隊伍及管理人員的選拔任用等提供精準信息作為參考，也是提升人才資源應(yīng)用的公正性、公信力的現(xiàn)實需要。

3.有利于激發(fā)教職工工作積極性

人事檔案資料是高校教學科研管理的重要信息資源，通過人事檔案管理工作的規(guī)范開展，根據(jù)教職工工作經(jīng)歷、科研業(yè)績和日常教學成果等信息資料，作為教職工薪酬待遇、職稱評定、福利發(fā)放和崗位調(diào)整的重要依據(jù)，是客觀、公正評價教職工的第一手寶貴資料，通過這些資料信息的發(fā)掘，給予教職工相應(yīng)的崗位調(diào)整和薪酬待遇。這也推動了績效和福利待遇分配改革更加的公平、合理，對于充分調(diào)動高校教職人員的工作積極性具有積極的現(xiàn)實意義。

二、高校人事檔案應(yīng)用方式

從高校人事檔案的實際應(yīng)用來看，除了近年來開展的年齡、工齡、黨齡，學歷、工作經(jīng)歷和身份的“三齡兩歷一身份”審核等專項工作外，每年的干部人事檔案應(yīng)用主要集中于人員選拔、工資審核、職稱晉升、離退休辦理等等環(huán)節(jié)，從高校人事檔案的實際應(yīng)用方式來看，主要包括：

1.人事檔案資料復(fù)印

這也是最常見的一種檔案應(yīng)用方式，它是指高校人事檔案管理人員根據(jù)人事檔案利用的需求，為其提供人事檔案材料的復(fù)印，滿足其實際利用需要。人事檔案具有涉密性，通常在落戶辦理、論文評閱以及成績表、表彰獎勵證書等作為復(fù)印利用的主要內(nèi)容。

2.查詢服務(wù)

是指高校人事檔案利用者在檔案館（室）所設(shè)立的專門檔案查閱場所對其部分人事檔案信息進行查詢。查詢服務(wù)主要是核對“三齡兩歷一身份”，以及工資核對、選拔任用政審等檔案應(yīng)用場合。

3.借閱服務(wù)

在特殊情況下，需要將高校人事檔案借閱出檔案館（室），通常是在教職工離退休辦理及黨員發(fā)展時需要，以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移時需要將部分人事檔案資料借閱至新的人事檔案保管部門。

4.口頭服務(wù)

在一些簡單的人事檔案應(yīng)用場合下，檔案利用者直接到人事檔案保管部門口頭咨詢，主要是涉及入職轉(zhuǎn)正等。

三、高校人事檔案應(yīng)用現(xiàn)狀分析

檔案的價值在于其應(yīng)用。高校人事檔案工作也不例外，規(guī)范管理是手段，最終的目的是要滿足現(xiàn)實應(yīng)用，發(fā)揮人事檔案的價值和功能。

1.應(yīng)用難度增加。隨著高校教育事業(yè)的改革，以及新時期人事代理制度的陸續(xù)實施，傳統(tǒng)的高校人員逐漸由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，高校人事檔案及其管理由高校所在地人才交流服務(wù)中心代管，減輕了高校人事檔案管理的壓力，但當需要查詢和應(yīng)用檔案時，需要由高校開具介紹信，再到人才交流中心查詢或復(fù)印其所需的檔案資料，增加了應(yīng)用的難度。

2.存在人檔分離。隨著自主擇業(yè)的實施，以及人才流動性的增強，在此過程中部分人員的檔案意識不強，如，高校畢業(yè)生急于出國，未妥善處理好檔案保管工作，后期查詢利用時無處可尋。人檔分離的現(xiàn)象直接影響到人事檔案的安全性，也不利于后期的應(yīng)用。

3.應(yīng)用效率不高。隨著信息化、數(shù)字化的應(yīng)用，人事檔案管理的信息化水平顯著提升，但在高校人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，手工操作，重人事檔案實體應(yīng)用，輕人事檔案的信息化管理，人事檔案應(yīng)用的效率較低，落后的手工查詢、復(fù)印等操作為主的應(yīng)用，降低利用效率，也容易在應(yīng)用過程中產(chǎn)生各種差錯，檔案應(yīng)用的精準性不強。

4.檔案資料不全。高校人事檔案應(yīng)用還存在一大問題便是檔案資料的不完整或者不真實，如，個人信息檔案填寫的隨意、不規(guī)范，個人履歷信息更新不及時，內(nèi)容簡單，前后出現(xiàn)邏輯錯誤。如，有的人事檔案中的履歷表還是剛參加工作時填寫，身份為“單身”，實際已經(jīng)結(jié)婚，配偶及子女一欄為空白等，這些都會影響到人事檔案信息的后期應(yīng)用。

四、應(yīng)用視角下高校人事檔案管理策略

1.完善人事檔案管理制度。嚴格按照《檔案法》《保密法》，以及《干部檔案管理條例》等，結(jié)合高校自身人事工作實際，制定具體的人事檔案管理實施細則，將其作為人事檔案應(yīng)用的現(xiàn)實依據(jù)，并明確高校各種人事檔案應(yīng)用的方式、程序，以及歸檔的時間要求等，對于違反相關(guān)規(guī)定也要制定具體的相應(yīng)懲處措施，真正做到依法治檔、依法管檔、依法用檔，提升高校人事檔案管理的制度化、規(guī)范化水平。

2.維護人事檔案資料完整。人事檔案資料是否完整、真實，直接影響到高校人事檔案作用的發(fā)揮。為此，一方面要加大人事檔案工作的重要性宣傳，高校人事檔案管理者帶頭落實人事檔案管理各項規(guī)定和要求，在思想上做到高度重視。另一方面，高校人事部門要加大人事檔案資料的審核力度，從源頭把控人事檔案資料的真實性、完整性，尤其是年齡、工齡、黨齡，學歷、工作經(jīng)歷和身份“三齡兩歷一身份”的資料要完整，準確。此外，要重點做好新入檔材料的完整，按照人事檔案管理的要求，做好人事信息的更新和完善，確保利用時能夠獲得高質(zhì)量的人事檔案信息內(nèi)容及材料。

3.提升人事檔案應(yīng)用效率。要加大計算機、人事檔案管理軟件的應(yīng)用，切實提升高校人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。為此，需要高校管理者要加大人事檔案工作的支持力度，加大信息化、數(shù)字化管理所需的計算機、掃描儀、正版人事檔案管理應(yīng)用軟件的采購，嚴格按照檔案庫房防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體標準和要求做好安全防護工作。另一方面建立專門的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，既要將傳統(tǒng)的人事檔案信息進行信息化處理，也需要做好新增檔案的信息錄入，構(gòu)建系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)、便捷的檢索輸出和高效的開發(fā)利用系統(tǒng)，接入高校局域網(wǎng)，為人事管理提供高效的檔案應(yīng)用服務(wù)工作。

4.提升人事檔案管理能力。高校人事檔案應(yīng)用管理是一項業(yè)務(wù)性極強的工作，不僅需要掌握檔案學知識、人事管理信息，還需要掌握一定的信息技術(shù)的應(yīng)用。為此，一方面要做好在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點是要加強人事檔案專業(yè)知識、信息化知識的培訓(xùn)，通過邀請專家來校授課、舉辦人事檔案管理學術(shù)交流，以及組織人員赴先進地區(qū)參觀學習等，開闊眼界，切實提升人事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和能力。另一方面要根據(jù)高校人事檔案工作的任務(wù)和要求，有計劃地適當招聘人事檔案管理的專業(yè)人才，將其充實到人事檔案管理崗位一線，為高校人事檔案的應(yīng)用，發(fā)揮高校人事檔案信息資源價值提供可靠的人才支持和保障，提升人事檔案管理的科學化水平。

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作者簡介：黃昆（1983-），女，江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院人事處，館員。