摘 要：檔案是歷史的記錄，修志是用文字記載歷史，前者基石，后者是升華。修志是一項浩大的工程，是對包括檔案資料在內的文獻資料的系統(tǒng)利用，是“功在當代，利在千秋”的一件好事。正確認識志書編纂與檔案工作兩者之間的關系，用詳實的檔案資料為志書提供高質量素材，并通過修志推動檔案管理進一步優(yōu)化，實現(xiàn)兩者良性互動，方是相輔相成、相得益彰之策。

關鍵詞：檔案資料;地方志;館藏;志書編纂

一、志書與檔案的聯(lián)系

1.兩者的歷史聯(lián)系。我國古代，編修史志與檔案管理這兩項工作都是由史官承擔。史官既負責管理檔案又編史修志，由于他們對檔案史料熟悉，編史修志十分方便，成果豐富。漢代史官司馬遷的歷史巨著《史記》和蘭臺令史班固的歷史巨著《漢書》，就是利用石渠、蘭臺、東觀等處所存的大量檔案資料編寫而成。司馬遷曾負責管理過檔案，他的著作是在廣泛閱覽大量檔案資料的基礎上進行的。班固是時為最大圖書檔案庫——蘭臺的令史，相當于現(xiàn)在的檔案館館長。隋唐后，凡全國性圖經史志，均離不開官方秘閣的檔案資料。清代學者章學誠，曾做過國子監(jiān)典籍、湖廣總督畢源的幕府，一生從事著述和修志。新中國成立后，黨和國家一貫重視檔案、史志工作。早在1959年，周恩來總理就號召檔案工作者“要學司馬遷，做司馬遷”。之后，國家也多次下發(fā)文件，要求檔案部門積極參加編修史志工作，以使各級檔案館成為今后長期編寫地方志的取材之地。所以說，修志與檔案工作有深刻的歷史淵源，兩者的聯(lián)系是歷史的。

2.兩者的天然聯(lián)系。檔案是歷史的原始記錄，檔案資料是最具權威性的資料。歷代的史官編史修志主要靠的是檔案資料。地方志是綜合記述一地的自然環(huán)境和人文歷史全面情況的資料性著述，是一個地域的百科全書。地方志書具有豐富的內容、詳實的資料、突出的地方特點和時代特色，其資料來源主要是檔案資料。編修地方志所用資料是指各級各類志書、年鑒及相關地情文獻，在編纂和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存和使用價值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料，同樣必須依靠各級檔案部門的全力支持和配合，這些資料是城市“百科全書”的基礎元素，是記錄一個城市發(fā)展脈絡的重要符號。

根據廣州市政府對地方志工作的部署和要求，廣州地鐵被納入《廣州市部門志、行業(yè)志叢書》第一批編纂單位，并于2017年6月開展《廣州地鐵志》編纂工作。我們編纂《廣州地鐵志》要求做到思想性、科學性和資料性相統(tǒng)一。思想性和科學性是志書資料性質的要求，而包括檔案在內的海量的資料是它的實體，沒有資料就談不上思想性和科學性。正確認識和處理好地方志與檔案之間的相互關系，對于推動編修史志和檔案管理工作的發(fā)展，有著十分重要的意義。

二、檔案是修志的重要基礎

1.館藏檔案是地方志的重要來源。編纂地方志的原則是“述而不論”，要符合歷史事實，堅持實事求是為原則，突出廣州地鐵特色，全面、客觀、真實、科學地反映廣州地鐵的發(fā)展歷史、發(fā)展成果和現(xiàn)實狀況，做到觀點正確、結構合理、內容翔實、重點突出、去偽存真、去粗取精、準確記述，做到不溢美、不諉過;而檔案的原則是“維護黨和國家歷史真實面貌”，由所在機構、組織形成的，將辦理完畢的文件轉化而來，且具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。

編修地方志要利用各方面的材料，其中檔案是最為可靠的資料來源之一，在反映事物本來面貌的真實性方面，檔案材料是其他材料無法比擬的。所以，要進行歷史研究，編纂成高質量的地方志書，一部詳實可靠、富有參考價值和教育意義的地方志書，必須利用查閱檔案資料。所以，健全的檔案管理體系（分類、全宗指南等）、海量的檔案資源、良好的保管與利用條件，是修志工作的重要前提。

經過二十多年的發(fā)展，廣州地鐵館藏檔案30余萬卷，包含文書類、設備儀器類、基建工程類、科學技術類，經營類等十大類檔案，為集團各項工作提供了支撐。隨著信息技術的進步和企業(yè)發(fā)展的需要，2017年，廣州地鐵對集團檔案業(yè)務進行了整合，將信息化管理、知識管理、檔案管理整合，成立信息管理中心，下設數(shù)據知識管理部和檔案管理部，負責集團知識數(shù)據和檔案的共享利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據的集中統(tǒng)一服務?；跈n案資源共享的原則，建立了檔案知識利用平臺，實現(xiàn)檔案資源的開放與共享，通過信息平臺為員工提供檔案資源共享服務，真正做到 “讓數(shù)據多跑路，讓員工少跑路”，實現(xiàn)隨時隨地的檔案查詢與檔案數(shù)據信息的主動推送服務，為《廣州地鐵志》的編纂創(chuàng)造了良好條件。

2.創(chuàng)新檔案利用方式為現(xiàn)代修志服務。在修志期間，廣州地鐵建立檔案知識服務平臺，實現(xiàn)檔案利用創(chuàng)新，極大地促進了多部門、多用戶協(xié)同編制，實現(xiàn)了異地協(xié)同修志。廣州地鐵知識平臺共管理近140萬份知識文檔，包括檔案知識、技術標準、專利證書、技術維修文檔、地鐵科技雜志、勞動競賽成果等內容，并接入了中國知網文獻期刊。同時，根據修志利用需求，整編高頻利用資料，建立編研庫，將圖片檔案數(shù)據在云端存儲，提供檔案利用精準服務。實施分級授權檔案資源共享新模式，將近22萬條檔案數(shù)據在知識管理系統(tǒng)共享公開。該平臺提供電腦端和移動端兩個版本，可通過內部門戶、移動門戶以及部分業(yè)務系統(tǒng)等多個登錄入口，最大限度滿足使用需求，提供更廣泛便捷的檔案服務。

三、修志是對檔案工作的檢驗與促進

1.修志是對檔案收集的驗證。修志工作是檔案編研的一種拓展，特別是企業(yè)的編史修志，要查閱企業(yè)很多文書檔案、科技檔案，《廣州地鐵志》的編寫查閱了大量的檔案。同樣，在以需求為導向的檔案利用過程中，通過修志對檔案的利用，可檢驗檔案工作的質量，特別是檔案收集的完整性。企業(yè)修志的內容涉及到企業(yè)發(fā)展的各個業(yè)務模塊，通過查閱、利用檔案，做到查漏補缺。比如在查閱干部檔案時，發(fā)現(xiàn)有些年度的收集不齊全，檔案部門主動組織有關部門進行了收集歸檔。根據修志的利用需求，檔案部門進一步完善歸檔方案，拓寬了收集渠道，擴大歸檔范圍，可增加專題資料、內部刊物、圖書、論文、情報的收集與整合，為日后編史修志提供更加豐富的參考資料。

編修地方志又豐富了館藏檔案資料，目前，廣州地鐵檔案部門收集了行業(yè)、公司歷年編寫的志書、年鑒等，充實了檔案館藏，系統(tǒng)的建立了專門圖書資料庫。館藏的檔案材料越豐富、越完整，越能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示企業(yè)文化沉淀，積累企業(yè)各類知識，越便于史志的編寫，可以說檔案工作和志書編寫工作相得益彰，共同促進，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的基礎支撐。

2.修志是對檔案整理與保管的提升。修志工作在某種意義上講是科學化、系統(tǒng)化的檔案資料編研工作，它是一項規(guī)模龐大的系統(tǒng)工程，在編制過程中也反映出各部門檔案工作是否做到位的體現(xiàn)。修志工作大量查閱老舊檔案，反過來，對檔案的保管提出了新的要求，在查閱檔案過程中，發(fā)現(xiàn)有些檔案破損，需要進行修復;有些檔案沒有進行數(shù)字化版本，需要進行數(shù)字化加工處理;有些電子版本數(shù)據與紙質不對應，需要互相檢驗。

修志利用工作也是檢驗檔案管理成效，從側面促進完善保管條件。修志工作需要定期續(xù)編，檔案數(shù)量也不斷增加，檔案越多越能支撐修志工作的開展，這也對檔案的保管提出了更高的要求，廣州地鐵專門建立了檔案智能化庫方案，并配置智能密集柜、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度系統(tǒng)等確保檔案的安全保管，并定期進行消毒殺蟲處理，確保時間久遠的檔案能夠長期保管，并結合電子檔案的不斷增加，制定電子檔案備份及長期保管機制。

3.修志是對檔案利用的推動。修志需要系統(tǒng)的查找資料，檔案館藏眾多內容豐富，要從眾多的檔案中查出修志需要的參考資料，需要配置快速的檢索系統(tǒng)和信息利用平臺。修志工作對檔案工作提出了更高的要求，檔案部門主要進行利用系統(tǒng)的優(yōu)化，設計檔案知識利用平臺，建立專題特色數(shù)據庫，做好基礎編研工作，為修志工作打下前期基礎，比如廣州地鐵建立了知識管理平臺，可以在知識管理平臺專門建立“志書導引”欄目，根據修志工作的需要，建立修志常用資料匯編，出版志書數(shù)據庫，為修志工作者提供參考。

修志工作需要從企業(yè)發(fā)展的脈絡梳理企業(yè)發(fā)展的歷史，以檔案資料為參考編寫，因此對檔案的系統(tǒng)性要求比較高。通過修志，可評估出檔案的利用效果、便利程度，促進檔案利用工作的提升，查找出空白與缺陷，檢驗檔案工作利用工作不足，促使檔案部門不斷改進檔案利用方式、方法和途徑，不斷提升檔案利用水平，發(fā)揮檔案潛在價值。

綜上可知，志書與檔案的聯(lián)系是歷史的、天然的、客觀的。館藏檔案是地方志的重要來源，創(chuàng)新檔案利用方式才能更好地服務現(xiàn)代修志工作。同時，通過修志，能夠對檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務全流程，帶來巨大的促進作用。從行業(yè)互相融合、復合型人才培養(yǎng)出發(fā)，檔案人員要積極參與修志工作;修志工作者要認真學習檔案分類、保管等與利用密切相關的知識，以更好地挖掘館藏檔案資源。

作者簡介：陳艷艷（1978-），女，廣東湛江人，工作單位：廣州地鐵集團有限公司，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。