摘 要：企業(yè)數(shù)字檔案館建設如火如荼，但關于數(shù)字檔案館建設“地基”的元數(shù)據(jù)相關管理方案在大多數(shù)企業(yè)中卻鮮有見到。隨著國家關于電子檔案元數(shù)據(jù)的管理要求出臺，以及企業(yè)數(shù)字檔案館建設過程中出現(xiàn)的諸如數(shù)據(jù)交互困難等問題，都迫切要求企業(yè)檔案部門抓緊編制符合企業(yè)實際的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。此文結合某集團企業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案編制經(jīng)驗，一方面分析了企業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案編制在企業(yè)數(shù)字檔案館建設中的現(xiàn)實意義，一方面論述了電子檔案元數(shù)據(jù)方案編制過程中需關注的幾個難點內(nèi)容，旨在為企業(yè)編制元數(shù)據(jù)方案方面提供經(jīng)驗性參考。

關鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案館;電子檔案;元數(shù)據(jù)方案編制

一、編制意義

GB/T18391.3-2009在前言中完整地闡述了元數(shù)據(jù)的含義，簡言之，即在數(shù)據(jù)處理和交換過程中，為提供者和使用者統(tǒng)一認識數(shù)據(jù)的含義和表達而必須定義的數(shù)據(jù)的若干特征或屬性，這些數(shù)據(jù)特征或屬性統(tǒng)稱“元數(shù)據(jù)”。2018年7月，國家檔案局召開了企業(yè)數(shù)字檔案館建設試點啟動會，鳴響了國家電網(wǎng)公司、中國長江三峽集團公司等35家試點單位數(shù)字檔案館建設的號角，標志著企業(yè)檔案信息化建設進入了整體規(guī)范發(fā)展階段。企業(yè)數(shù)字檔案館在企業(yè)中的定位為各類型電子檔案的匯集，將會涉及眾多的數(shù)據(jù)處理和交換，假若不統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)特征或屬性，數(shù)字檔案館系統(tǒng)與其相關業(yè)務系統(tǒng)無法統(tǒng)一認識數(shù)據(jù)的含義和表達，將會影響數(shù)字檔案館建設質量。因此，在數(shù)字檔案館建設中，企業(yè)檔案部門應充分了解編制電子檔案元數(shù)據(jù)方案的必要性和重要意義，夯實元數(shù)據(jù)這個“地基”。具體來說，數(shù)字檔案館系統(tǒng)全生命周期管理、業(yè)務系統(tǒng)原生電子文件歸檔以及檔案信息資源庫整合方面尤為迫切需要規(guī)范的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

1.數(shù)字檔案館系統(tǒng)全生命周期管理

劉越男等認為元數(shù)據(jù)是ERMS的血脈，元數(shù)據(jù)方案與其所有功能存在關聯(lián)。同樣，元數(shù)據(jù)也是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的“血脈”，元數(shù)據(jù)方案它貫穿數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計、研發(fā)、部署及運維等全生命周期過程。因此，提前編制規(guī)范的電子檔案元數(shù)據(jù)方案，一方面有助于高質量指導數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計人員進行功能模塊的創(chuàng)新設計，一方面也可以成為系統(tǒng)軟件開發(fā)人員的作業(yè)指導書，高效完成系統(tǒng)開發(fā)。另外，電子檔案元數(shù)據(jù)方案中對元數(shù)據(jù)的約束性、值域、著錄說明等描述項均可以輔助系統(tǒng)實施人員進行數(shù)字檔案館系統(tǒng)的配置和運維工作。

2.原生電子文件在線歸檔

解決各業(yè)務系統(tǒng)中原生電子文件在線歸檔是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容之一，因此，編制規(guī)范的電子檔案元數(shù)據(jù)方案，一方面有助于檔案部門對業(yè)務系統(tǒng)歸檔的原生電子文件元數(shù)據(jù)范圍進行框定，確保元數(shù)據(jù)歸檔的完整性;一方面統(tǒng)一數(shù)字檔案館系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)相關技術人員對元數(shù)據(jù)的理解與認識，高效完成歸檔接口的開發(fā)，避免系統(tǒng)廠商之間因為溝通不暢發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

3.檔案信息資源庫整合

檢索利用是數(shù)字檔案館建設的終極目標，編制規(guī)范的電子檔案元數(shù)據(jù)方案，統(tǒng)一“標桿”，將館藏的檔案數(shù)字化副本與原生的電子檔案進行元數(shù)據(jù)整合，最終為數(shù)字檔案館用戶提供完整齊全的數(shù)據(jù)利用體驗。

二、編制難點

1.難點一：編制團隊建立及編制過程的把控

邊解讀電子文件元數(shù)據(jù)等計算機領域要求，邊結合建立電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)則，企業(yè)檔案部門編制電子檔案元數(shù)據(jù)方案具有一定的跨界難度。這也是許多企業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案缺失或者難產(chǎn)的原因之一。

（1）編制團隊建立

編制團隊一般需要由檔案部門、信息技術部門、業(yè)務部門、重點業(yè)務系統(tǒng)建設方以及數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設方組成。職責如下：檔案部門人員負責組織協(xié)調、把控編制進度以及審議編制結果等;數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設方可以是元數(shù)據(jù)方案編制的中堅力量，負責收集信息技術部門、業(yè)務部門以及業(yè)務系統(tǒng)建設方所提供的相關信息并向檔案部門上報編制進程及結果;信息技術部門、業(yè)務部門以及業(yè)務系統(tǒng)建設方負責提供相關業(yè)務領域內(nèi)業(yè)務情況介紹以及篩選關鍵性業(yè)務元數(shù)據(jù)。

總之，建立良好的編制團隊以及組織架構體系是編制電子檔案元數(shù)據(jù)方案的重要保障。同時，與數(shù)字檔案館建設項目同步，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設方項目人員力量，不僅降低編制難度，還可提高編制質量。因此，在數(shù)字檔案館建設項目規(guī)劃或招投標時應一并考慮電子檔案元數(shù)據(jù)方案建設問題，預留相關經(jīng)費。

（2）編制過程的把控

企業(yè)檔案部門人員應提出編制計劃、設立里程碑節(jié)點，并把控編制過程，尤其關鍵工作節(jié)點，提高編制效率。一般情況下，電子檔案元數(shù)據(jù)方案編制過程分為準備階段、起草階段、編制階段。在三個階段中，關鍵工作節(jié)點介紹如下。

在準備階段，關鍵工作節(jié)點可以總結為“建團隊，深研究”?！敖▓F隊”上文已經(jīng)論述，這里不再贅述。重點解釋“深研究”，它是指團隊人員應利用一段時間共同研究學習電子檔案元數(shù)據(jù)相關國家標準、行業(yè)標準以及論文文獻，在豐富電子檔案元數(shù)據(jù)知識儲備的同時，建立編制團隊對電子檔案元數(shù)據(jù)的含義、作用以及電子檔案元數(shù)據(jù)實體方案、構成以及描述方法的統(tǒng)一認識及評判標準。此階段建議計劃一個月時間。

在起草階段，這個階段專門進行電子檔案元數(shù)據(jù)構成的梳理，其關鍵工作節(jié)點可以總結為“廣撒網(wǎng)，細篩選”?！皬V撒網(wǎng)”是指對相關的關鍵業(yè)務人員進行調研訪談及對業(yè)務系統(tǒng)功能試用了解，并廣泛收集匯總相關元數(shù)據(jù)構成項。建議可以采用excel羅列元數(shù)據(jù)名稱、適用門類、應用層次、數(shù)據(jù)類型、信息來源等主要元數(shù)據(jù)描述方法，對元數(shù)據(jù)構成進行初步梳理?！凹毢Y選”是指對匯總形成的元數(shù)據(jù)構成項，從是否便于對電子文件理解、是否便于確保電子文件的真實性、可靠性和完整性、是否便于高效率的檢索、是否支持保管策略之間的有效遷移等角度鑒別，仔細篩選是否可列入電子檔案元數(shù)據(jù)構成范圍。由于電子檔案元數(shù)據(jù)的構成是電子檔案元數(shù)據(jù)方案的核心內(nèi)容，因此也是最耗工作量階段，建議計劃兩個月時間。

在編制階段，其關鍵工作階段可以總結為“搭框架，細打磨”?！按羁蚣堋笔侵冈谝呀?jīng)確定元數(shù)據(jù)構成的基礎上，搭建企業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案的框架過程。企業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)方案框架一般包括范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、實體方案、構成、描述方法、元數(shù)據(jù)描述及附錄等章節(jié)。由于電子檔案元數(shù)據(jù)方案包含少則80余項多則100余項對元數(shù)據(jù)19余條的描述，因此“細打磨”是非常必要的，尤其在實體方案選擇以及元數(shù)據(jù)描述章節(jié)應反復討論。此階段建議安排一個月時間。

2.難點二：行業(yè)標準文件解讀

自文件管理元數(shù)據(jù)國際標準《ISO23081-2 信息與文獻—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)》發(fā)布以來，國家檔案行業(yè)針對電子文件元數(shù)據(jù)不斷進行本土化、專業(yè)化研究應用，先后發(fā)布了檔案行業(yè)推薦性標準《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《錄音視頻類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）。它們是企業(yè)編制電子檔案元數(shù)據(jù)方案的直接依據(jù)文件，也是編制框架、內(nèi)容和方法的主要參考文件。因此，編制過程中對三個標準規(guī)范解讀是難點也是重點，下表對比介紹了三個標準規(guī)范。

由上表可知，DA/T46于2009年發(fā)布，是國家首個針對電子文件元數(shù)據(jù)的推薦性規(guī)范要求，具有重要的里程碑意義。它詳細地規(guī)定了文書類電子文件在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數(shù)據(jù)設計、捕獲、著錄的一般要求，企業(yè)編制管理類、文書類以及基礎性元數(shù)據(jù)方案均可參照此標準。2014年，在引用DA/T46基礎上，結合照片類檔案特點，DA/T54發(fā)布該標準明確提出“電子檔案元數(shù)據(jù)”。2017年，DA/T63增加了適用門類、信息來源等元數(shù)據(jù)描述方法項，盡可能詳細的定義元數(shù)據(jù)的屬性特征，同時資料性附錄更加詳盡，尤其增加了《DA/T63與DA/T54元數(shù)據(jù)映射表》《不同立檔單位的實體元數(shù)據(jù)著錄模板》等使得元數(shù)據(jù)方案更具可讀可理解性。因此，在編制電子檔案元數(shù)據(jù)方案的元數(shù)據(jù)構成時可根據(jù)不同類型，企業(yè)可參考三個標準進行綜合設定，而在編制元數(shù)據(jù)方案的框架、構成、描述方法及資料性附錄等方面，建議重點參考DA/T63。

三、結束語

總體來說，行業(yè)電子檔案元數(shù)據(jù)相關標準要求仍處于不完善階段，如針對科技類以及會計類等專門檔案元數(shù)據(jù)標準仍未出臺，數(shù)字檔案館建設急迫需求容不得拖延。因此，企業(yè)檔案部門人員應行動起來，借助各方力量，建立編制團隊，把控編制過程，扎實推進編制工作。同時，在參考行業(yè)標準規(guī)范基礎上，結合企業(yè)實際情況，編制出符合本企業(yè)需求的電子檔案元數(shù)據(jù)方案才能為數(shù)字檔案館建設保駕護航。

參考文獻：

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作者簡介：李夏（1986-），女，漢族，金航數(shù)碼科技有限責任公司，高級咨詢顧問，碩士研究生，主要進行企業(yè)數(shù)字檔案館建設方面研究。