閆效鳳

摘 要：高校檔案管理工作中包括高校學(xué)籍檔案的管理，學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生在升入高校后的學(xué)習(xí)情況以及畢業(yè)后的資料等情況進(jìn)行存檔并統(tǒng)一管理，它可以對(duì)學(xué)生的學(xué)籍情況進(jìn)行審核，并反映出學(xué)校的基本教學(xué)情況，是學(xué)校在發(fā)展過程中的歷史資料，也為社會(huì)企業(yè)選拔人才以及畢業(yè)后學(xué)生自主就業(yè)提供依據(jù)。通過對(duì)高校學(xué)籍進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的管理，可以有效改進(jìn)學(xué)校的教學(xué)管理水平并且能夠杜絕學(xué)歷造假的問題，使文憑和學(xué)歷的權(quán)威性受到保護(hù)。因此高校不僅要設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理部門，同時(shí)也要對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，并提升師生對(duì)于學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;管理措施

高校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的入學(xué)情況、錄取審批、學(xué)習(xí)情況、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)以及畢業(yè)等內(nèi)容的真實(shí)記錄，學(xué)籍檔案管理是為高校的日常教學(xué)管理以及用人單位進(jìn)行學(xué)生錄用時(shí)的審核材料。因此高校學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于學(xué)校、學(xué)生以及社會(huì)企業(yè)都是極其重要的，必須進(jìn)行系統(tǒng)嚴(yán)格的管理。而目前我國高校進(jìn)行擴(kuò)招，因此學(xué)生的數(shù)量增多，致使學(xué)籍檔案管理工作量極大，這就要求高校必須設(shè)置學(xué)籍檔案管理的專職人員，進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的學(xué)籍檔案管理工作，并結(jié)合當(dāng)下教育行業(yè)的發(fā)展情況以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改善學(xué)籍檔案管理方式，提高工作效率。

一、學(xué)籍檔案概述

學(xué)籍檔案是學(xué)生進(jìn)入學(xué)校開始所記錄的個(gè)人信息，其中包含學(xué)生姓名、身份證號(hào)以及家庭住址等基本信息，同時(shí)也對(duì)入學(xué)時(shí)間、學(xué)生的學(xué)號(hào)以及學(xué)籍等學(xué)校的信息進(jìn)行記錄。反映出學(xué)生的基本情況，學(xué)校以及其他部門都可以通過學(xué)籍檔案了解學(xué)生的基本情況。

學(xué)籍檔案自身存在一些問題，高校在進(jìn)行日常學(xué)籍檔案管理時(shí)要格外注意。

學(xué)籍檔案過于繁雜。這與高校的教育形式有關(guān)，部分高校在教育劃分上不僅有學(xué)歷教育同時(shí)還設(shè)有非學(xué)歷教育。并且在學(xué)歷教育中又分為全日制教育與成人教育，成人教育又細(xì)分為專升本教育、遠(yuǎn)程教育等，而非學(xué)歷教育的劃分更為繁雜，有單科教育、短期培訓(xùn)等，而學(xué)生的檔案中又包括新生錄取表、學(xué)籍變動(dòng)檔案、在校學(xué)習(xí)情況記錄、畢業(yè)生登記表等等信息，這些都需要進(jìn)行整理記錄，并從學(xué)生入學(xué)一直到畢業(yè)進(jìn)行所有信息的記錄，這是極其繁雜的。

檔案缺損。學(xué)籍檔案會(huì)存在資料不完整的情況，這跟學(xué)校的管理記錄有直接關(guān)系，有些學(xué)校在進(jìn)行學(xué)籍檔案資料填寫時(shí)，為了減輕工作量不會(huì)仔細(xì)進(jìn)行表格填制，在學(xué)籍上沒有學(xué)籍號(hào)的現(xiàn)象都會(huì)產(chǎn)生，而學(xué)生的檔案材料不全，缺少成績冊(cè)或者畢業(yè)生名冊(cè)等，會(huì)對(duì)以后進(jìn)行學(xué)歷審核帶來困難;另外檔案在管理過程中也會(huì)出現(xiàn)破損陳舊的情況，比如，高校采取學(xué)分制教育，這樣學(xué)生的學(xué)習(xí)年限就會(huì)較長，比如8年內(nèi)才能畢業(yè)，教學(xué)部門為了方便管理會(huì)在8年后將同一批次的學(xué)生學(xué)籍檔案交給學(xué)校檔案管理部門，這樣做就意味著學(xué)籍檔案會(huì)在各分?；蚋鲗W(xué)校存放8年，而這期間受管理空間的限制以及沒有專職管理人員的情況，學(xué)籍檔案會(huì)得不到科學(xué)的保管，檔案的紙張就會(huì)發(fā)霉泛黃，甚至破損，對(duì)檔案保存極其不利。

檔案記錄模糊。學(xué)籍檔案資料在填制過程中，會(huì)存在填寫不工整，字跡混亂，并存在涂改現(xiàn)象，填寫用筆也不統(tǒng)一，時(shí)間長就難以辨認(rèn);還有對(duì)考試成績進(jìn)行涂改的問題，并且在對(duì)內(nèi)容進(jìn)行涂改時(shí)也不規(guī)范。

二、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題

1.檔案管理不規(guī)范

高校的學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理，學(xué)生的檔案是由多個(gè)部門的材料匯總而成的，高校下邊還有分校、分院，他們下邊還有各個(gè)部門。例如，學(xué)生處要負(fù)責(zé)學(xué)生的入學(xué)登記表、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、升級(jí)留級(jí)以及畢業(yè)登記表等;而教務(wù)處需要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)生成績審核、學(xué)位授予審批表以及畢業(yè)證書號(hào)碼單等;組織部主要負(fù)責(zé)提供黨、團(tuán)籍材料。每個(gè)部門有每個(gè)部門要負(fù)責(zé)管理的資料，各不關(guān)聯(lián)，在收集學(xué)籍材料的時(shí)間上也會(huì)有偏差，材料的格式也不統(tǒng)一，也就促使學(xué)籍檔案的管理工作雜亂無章，沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視，且檔案管理人員水平不一

高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)籍檔案管理的重視程度不夠，在看待檔案管理工作時(shí)也存在認(rèn)識(shí)不足。因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理的作用顯現(xiàn)比較滯后且隱秘，管理工作不能馬上就看出工作效果，因此并沒有設(shè)立檔案管理的專職部門，而是將檔案管理歸屬于教務(wù)處或者學(xué)生處，而且設(shè)置的檔案管理人員并沒有檔案管理方面的知識(shí)，很多都是臨時(shí)負(fù)責(zé)人員，就會(huì)造成檔案資料的缺失以及出現(xiàn)工作銜接不暢。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須提升自身對(duì)于檔案管理工作的重視程度，并設(shè)置具有專業(yè)技術(shù)任職資格且職業(yè)素養(yǎng)較高的人員進(jìn)行檔案管理工作，其對(duì)檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都要熟練掌握。

3.學(xué)籍檔案管理方式落后

高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時(shí)并沒有明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，也就造成檔案管理工作雜亂無章。這種情況也是因?yàn)槲覈]有針對(duì)高校檔案管理的法律法規(guī)，因此學(xué)籍管理工作僅僅是在進(jìn)行收集、歸檔等手工操作，只是在做大量的重復(fù)性工作，致使檔案管理的工作效率極低。

4.檔案管理知識(shí)認(rèn)知度低

高校師生對(duì)于學(xué)籍檔案管理的認(rèn)知程度較低，并且大部分高校對(duì)于學(xué)籍檔案基礎(chǔ)知識(shí)并沒有進(jìn)行有效宣傳，有些學(xué)生甚至都不知道自己的學(xué)籍檔案對(duì)自己起到什么作用，在學(xué)習(xí)以及校園活動(dòng)中獲得榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)后也不會(huì)將相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，也沒有對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真保管，而在需要這些材料時(shí)卻已遺失，如果自身有較強(qiáng)的學(xué)籍檔案意識(shí)，就可以避免出現(xiàn)類似的狀況。

三、高校學(xué)籍檔案管理完善措施

1.建立檔案管理制度，遵循建檔原則

高校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作時(shí)，要依據(jù)當(dāng)?shù)亟逃块T以及行政部門的規(guī)定，對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的記錄，并進(jìn)行歸檔保存，保證學(xué)生檔案的真實(shí)、完整。在日常檔案管理工作中，要及時(shí)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行立卷以及歸檔工作，防止材料丟失，使學(xué)籍檔案保持高度完整性。對(duì)學(xué)生在校情況如實(shí)記錄，不可弄虛作假，如果檔案材料出現(xiàn)錯(cuò)誤，要求學(xué)生立即重寫不可代為修改。在檔案管理工作中必須遵循建檔原則，并按規(guī)章制度進(jìn)行管理工作。

2.提升高校學(xué)籍檔案管理意識(shí)

高校要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，更要大力宣傳學(xué)籍檔案管理工作的重要性，提升師生以及高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，使學(xué)校在政策上對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行扶持，并在資金上進(jìn)行相應(yīng)的支持，更新檔案管理設(shè)備，更要注重檔案管理人員的培養(yǎng)和職稱聘評(píng)，提升管理人員的檔案管理專業(yè)技能。高校也要適時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員在工作中不要只是依照舊的管理方式進(jìn)行檔案管理，應(yīng)該在工作中展現(xiàn)自己的風(fēng)格，形成自己的工作特點(diǎn)，確保自己的檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)高效。并通過獎(jiǎng)勵(lì)制度對(duì)優(yōu)秀管理員進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，調(diào)動(dòng)其自身的工作積極性，也促使檔案管理人員將管理工作做到極致。

3.積極推行學(xué)分制管理

現(xiàn)在高校普遍都在施行學(xué)分制教育，依據(jù)這種教育形式，進(jìn)行學(xué)籍制度改革也是勢(shì)在必行。依照學(xué)分制，學(xué)生可以自主選擇所學(xué)知識(shí)并自行安排學(xué)習(xí)進(jìn)程，這是一種全新的培養(yǎng)人才的模式。因此在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時(shí)，也要依據(jù)學(xué)生的個(gè)人實(shí)際情況以及行為的多樣性，同時(shí)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際教育情況，有效輔助學(xué)分制的推行。學(xué)生在修滿學(xué)分后即可提前畢業(yè)，這樣也可以有效調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，并減輕學(xué)生的學(xué)習(xí)壓力，也促使學(xué)籍管理進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)型。

4.學(xué)籍檔案管理的信息化

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在高校的學(xué)籍管理工作中也要大力推行信息化管理，提高管理工作效率。我國高校學(xué)生數(shù)量不斷在增加，學(xué)校的日?；顒?dòng)以及校際間的合作日益增多，而學(xué)籍管理還在進(jìn)行人工操作，已經(jīng)不能應(yīng)付如此龐大的工作量，因此需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理工作。在校園網(wǎng)中建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理工作信息化、智能化。在管理系統(tǒng)中，將學(xué)生在校情況進(jìn)行整理匯總，建立學(xué)生檔案庫，對(duì)學(xué)籍檔案資料可以隨時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢，并且各部門也可以進(jìn)行信息互換，使學(xué)生學(xué)籍檔案資料更加完整。同時(shí)學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案也可以隨時(shí)進(jìn)行查看，對(duì)學(xué)籍檔案資料可以進(jìn)行檢索，促使學(xué)籍管理更加規(guī)范科學(xué)。

5.提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，建立學(xué)生檔案管理隊(duì)伍

高校的學(xué)籍檔案管理中，對(duì)于管理人員的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)要進(jìn)行嚴(yán)格要求，高校要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，并學(xué)習(xí)國家最新的教育法規(guī)及政策，掌握最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)及操作技能，促使其不斷提升自身業(yè)務(wù)水平。同時(shí)高校也要建立學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，在學(xué)生檔案管理部門中配備相應(yīng)的專業(yè)工作人員進(jìn)行管理工作，并對(duì)專職人員進(jìn)行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，提高學(xué)生檔案管理人員的工作能力。

四、結(jié)束語

綜上所述，在高校的學(xué)籍檔案管理工作中還存在諸多問題，但仍要意識(shí)到其對(duì)高校的辦學(xué)提供決策依據(jù)，為校企合作奠定基礎(chǔ)，并提升高校的教學(xué)管理水平。因此，在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，要及時(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)學(xué)籍檔案管理的方式，并結(jié)合我國教育的基本情況，提升學(xué)籍檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平。

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