張羽

[摘? ? 要] 本文結(jié)合高校行政辦公現(xiàn)狀及電子日程工具的應(yīng)用與研究情況，從個(gè)人角度出發(fā)，提出時(shí)間管理對提升基層行政辦公效率的重要性，探討使用一體化辦公軟件中帶有的電子日程工具進(jìn)行個(gè)人工作時(shí)間管理，以達(dá)到提升行政辦公效率的最終目的。

[關(guān)鍵詞] 高校;行政辦公;電子日程軟件;應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 025

[中圖分類號] F272.9? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0056- 02

1? ? ? 高校行政辦公現(xiàn)狀

高校行政工作內(nèi)容多、范圍廣，具有突發(fā)性、臨時(shí)性的特點(diǎn)[1]，行政工作量和管理難度都較大[2]，加之很多崗位要求行政人員一崗多能，同時(shí)負(fù)責(zé)多項(xiàng)任務(wù)，面對瑣碎繁雜且多具突發(fā)性與時(shí)間性的工作任務(wù)，行政人員不免容易思維混亂，在工作中被影響干擾，導(dǎo)致效率低下。

諸多學(xué)者從行政管理角度對高校行政工作進(jìn)行研究，提出了很多優(yōu)良建議。尹明[3]認(rèn)為高校行政人員工作內(nèi)容復(fù)雜、普遍存在業(yè)務(wù)不精、職權(quán)不清、分工不明等問題，進(jìn)而造成辦事困難、效率低下等后果。對此他結(jié)合管理學(xué)理論提出高校應(yīng)采取抽屜式管理模式，明確權(quán)責(zé)義務(wù)，提升工作效率。

鞠亞莉認(rèn)為事業(yè)單位中存在行政人員責(zé)任心不強(qiáng)、分工不清，辦公效率低、工作壓力大和素質(zhì)不均等劣勢問題[4]，提出單位多方面綜合改進(jìn)，提升員工素質(zhì)，同時(shí)設(shè)置激勵(lì)機(jī)制，以進(jìn)一步提高事業(yè)單位行政部門的工作效率。

上述建議并非無據(jù)可依。南京農(nóng)業(yè)大學(xué)的李陽[5]通過實(shí)證調(diào)查其學(xué)校教務(wù)辦公室行政管理人員的工作效率問題，發(fā)現(xiàn)行政人員工作效率較低，提出應(yīng)大力宣傳“管理科學(xué)”的理念，深入思考“效率問題”，同時(shí)建議學(xué)院應(yīng)“減員增效”。

從文獻(xiàn)回顧中可以發(fā)現(xiàn)，高校行政工作效率低下問題普遍存在，工作人員除從管理層面尋找解決之道，明確權(quán)責(zé)義務(wù)、提升員工素質(zhì)，也應(yīng)考慮從個(gè)人角度出發(fā)，合理管理時(shí)間，提升工作效率。

2? ? ? 電子日程軟件的優(yōu)勢

2.1? ?幫助時(shí)間規(guī)劃

個(gè)人工作的效率與時(shí)間管理直接掛鉤。時(shí)間管理大師柯維根據(jù)事情的緊迫性和重要性程度呈現(xiàn)了時(shí)間管理矩陣，將我們所做的事情劃分為四個(gè)象限：第一象限是緊迫又重要的事情，第二象限是重要但不緊迫的事情，第三象限是緊迫卻不重要的事情，第四象限是既不緊迫又不重要的事情[6]。

在高校行政工作中，行政人員多感到工作被動(dòng)[1]，日常工作中被任務(wù)推著走，時(shí)間管理僅限于在截止時(shí)限前完成任務(wù)并上交。正如柯維所說，大多數(shù)人將主要時(shí)間放在了第一和第三象限，無法做到未雨綢繆，導(dǎo)致80%第二象限的任務(wù)最終轉(zhuǎn)變成了第一象限緊迫又重要的任務(wù)，致使工作逐漸陷入被動(dòng)。也因此，科維的四象限法則被大量研究高校行政工作的學(xué)者作為時(shí)間管理的基礎(chǔ)論引用，并指出高校工作者應(yīng)進(jìn)行第二象限日程安排[7]，“將主要事務(wù)放在主要位置”[6]。針對于此，柯維提出的主要解決之道便是使用日程表來管理時(shí)間。Gothberg H M[8]也早在1991年的文章中便寫到：時(shí)間管理專家們建議， 任何人著手有效管理時(shí)間之前， 首先必須確立時(shí)間安排的日程表。他在文章中詳細(xì)描述并建議了個(gè)人應(yīng)如何選擇并使用日程表，這些建議放到今日來看依舊相當(dāng)有效。

2.2? ?更加便捷高效

在辦公自動(dòng)化成為主流的今天，辦公軟件被高度開發(fā)，電子日歷作為綜合辦公軟件的一部分被廣泛普及。早在1985年，Kincaid C.M[9]等便評估了電子日歷的功能并對其推廣使用提出很多建議，國內(nèi)學(xué)者許平也在二十多年前指出電子日程工具的便捷性。Wu 和Tremaine[10]在他們的研究中發(fā)現(xiàn)，如今專業(yè)的管理人員更傾向于使用電子日程，相較于紙質(zhì)日歷，其具有便于搜索、可視化、可分享、更加便捷高效等特點(diǎn)。如今微軟Outlook，谷歌日歷等電子化日程工具早已作為日常應(yīng)用普及，然而由于固有觀念或工作習(xí)慣等原因，高校行政人員使用電子日程工具的比率并不高。

3? ? ? 利用電子日程軟件提高高校行政辦公效率探討

3.1? ?日程工具的選擇

如上文所述，高?；鶎有姓藛T工作內(nèi)容多、范圍廣，任務(wù)繁雜瑣碎。工作中除了必不可少的校級、部門、院級行政例會(huì)、黨團(tuán)培訓(xùn)外，各類郵件、通知、文件等各類瑣碎性的材料整理工作也不可避免。因此在日歷選擇方面應(yīng)優(yōu)先選擇能夠結(jié)合郵件、任務(wù)功能一體化的電子日歷應(yīng)用或軟件，如Outlook，F(xiàn)oxmail，谷歌在線日歷等。該類軟件的優(yōu)點(diǎn)是集郵件、日歷、聯(lián)系人、任務(wù)為一體，支持多客戶端使用，可同步臺式電腦、筆記本電腦、手機(jī)、平板等電子工具，對比單一電子日歷或紙質(zhì)臺式日歷來說更加方便、快捷、安全。

3.2? ?電子日程工具的使用

電子日程的最基礎(chǔ)的功能是日程設(shè)置。為了更好地提升個(gè)人工作效率，實(shí)現(xiàn)事半功倍，使用日程工具時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

一是及時(shí)記錄未來日程并設(shè)置提醒功能。日程的最核心功能就是幫助個(gè)人完成前瞻記憶任務(wù)，即幫助日程使用者記住未來將要做的任務(wù)并最終實(shí)施該任務(wù)，電子日程使用者可通過對特定事件設(shè)置時(shí)間提醒來增強(qiáng)其完成前瞻性記憶任務(wù)的可能性。Payne[11]也對電子日歷的優(yōu)勢十分認(rèn)可，指出電子日歷的提醒最明顯的優(yōu)點(diǎn)就是其對使用者的提醒功能。高校行政辦公人員在使用電子日程工具時(shí)，應(yīng)積極吸納前人文獻(xiàn)中所總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)將重要會(huì)議、約會(huì)、事項(xiàng)等記錄在電子日程中，依重要程度設(shè)置提醒功能，摒棄能靠頭腦記憶便舍棄記錄日程的想法，及時(shí)有效的完成前瞻性任務(wù)。

二是使用電子日程合理規(guī)劃零散時(shí)間。基于前文所提到的柯維的四象限理論，人們應(yīng)該使用日程表做第二象限時(shí)間規(guī)劃，將注意力又緊迫性為先轉(zhuǎn)到注意力為先上。除去工作時(shí)間中被會(huì)議、培訓(xùn)等固定事項(xiàng)占據(jù)掉的時(shí)間外，其他時(shí)間便是可由行政人員自由支配安排的零散時(shí)間。在時(shí)間規(guī)劃上可參照柯維提出的第二象限日程安排方法，以周為單位，依重要程度列出下周工作任務(wù)清單，將重要的任務(wù)安排在周日程的前段，從而使得任務(wù)完成的從容不迫。

三是創(chuàng)建部門（團(tuán)隊(duì)）共享日程。自電子日程工具問世以來，團(tuán)隊(duì)共享日程議題被大量研究。日程工具不但能夠輔助個(gè)人管理時(shí)間，還能良好協(xié)調(diào)部門/團(tuán)隊(duì)工作時(shí)間，提高團(tuán)隊(duì)工作效率[12]?；鶎有姓藛T的日常工作多涉及與其他行政人員及專任教師的相互溝通協(xié)作，并多需要協(xié)調(diào)人員時(shí)間、組織部門會(huì)議，安排部門活動(dòng)等，創(chuàng)建部門工作日歷并共享能幫助行政人員更好地進(jìn)行安排協(xié)調(diào)，使工作溝通透明化，避免各類會(huì)議活動(dòng)或教師個(gè)人的時(shí)間沖突。

3.3? ?電子日程工具的延伸

在信息交互的時(shí)代，使用單一工具已明顯不能滿足我們的要求。現(xiàn)階段大多數(shù)日程軟件都支持與其他工作類軟件互相連接。電子日程工具雖然對工作任務(wù)規(guī)劃有不可替代的作用，但也并不適合寫入所有工作任務(wù)。許多人習(xí)慣在日程上標(biāo)注待辦事項(xiàng)[11]，此種方法雖然可行卻并不是非常實(shí)用，也往往不能反映個(gè)人真實(shí)工作軌跡[13]。在執(zhí)行待辦事項(xiàng)時(shí)，可嘗試用更為合適的電子筆記本如OneNote等創(chuàng)建筆記，記錄待辦事項(xiàng)，避免過多的待辦事項(xiàng)占據(jù)電子日程表，造成時(shí)間管理的混亂。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

《老子》中說“合抱之木，生于毫末;九層之臺，起于累土;千里之行，始于足下”，高效對基層行政人員來說就如“毫末、累土、足下”般，為時(shí)間管理打造了基礎(chǔ)框架，是非常必要且有實(shí)質(zhì)性效果的一部分。也有一些國外學(xué)者指出現(xiàn)有電子日歷的不足之處，如Lovett 等[14]人在研究中指出電子日歷上顯示的安排常常不能代表個(gè)人真實(shí)活動(dòng)并且偏差較大。盡管如此，使用電子日程工具依舊是現(xiàn)代行政辦公中不可缺少的一環(huán)。雖然提升效率不能全部依賴工具，但善用工具，的確可以有效地幫助個(gè)人提升行政工作效率，更好地服務(wù)于當(dāng)代高水平大學(xué)建設(shè)。

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