陳璐 詹忠根

摘? ? 要： 為了適應(yīng)市場經(jīng)濟和社會發(fā)展，實現(xiàn)內(nèi)涵建設(shè)，高校應(yīng)進行院校兩級管理體制改革，而兩級管理體制改革后二級學(xué)院的教學(xué)秘書將面臨一系列新問題。本文從高校教學(xué)秘書的工作特性出發(fā)，結(jié)合工作實踐，探討提高教學(xué)秘書職業(yè)能力的方法和途徑。

關(guān)鍵詞： 兩級管理? ? 教學(xué)秘書? ? 職業(yè)能力

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)和學(xué)科增加，學(xué)生人數(shù)不斷增加，原有一級管理體制已不能適應(yīng)發(fā)展需要。高校為了適應(yīng)市場經(jīng)濟和社會的發(fā)展，實現(xiàn)內(nèi)涵建設(shè)，提高工作效率，發(fā)揮二級學(xué)院工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，紛紛構(gòu)建了新型的高校管理模式——院校兩級管理體制，即二級學(xué)院在學(xué)院的指導(dǎo)下以教學(xué)管理為中心獨立開展各項管理工作。學(xué)院教務(wù)處的職能由過程監(jiān)控轉(zhuǎn)變?yōu)槟繕斯芾砗秃暧^管理，由二級學(xué)院完成過程管理，高校在二級學(xué)院設(shè)立教學(xué)秘書一職，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著溝通協(xié)調(diào)的作用，是高校的職能部門與二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教研室和教師溝通的橋梁[1]。二級學(xué)院在兩級管理體制改革后面臨一系列新問題，隨著管理權(quán)限的下放、工作重心的下移，對教學(xué)秘書工作提出一些新要求，教學(xué)秘書在工作中遇到一些新問題。

一、兩級管理體制下教學(xué)秘書工作面臨的問題

（一）崗位職責增加，工作難度加大。

在兩級管理體制下，二級學(xué)院為了提高部門效益，在人員配置上會盡量精簡，特別是行政人員，二級學(xué)院會盡量減少行政人員數(shù)量，增加崗位工作量。二級學(xué)院除學(xué)生管理工作由輔導(dǎo)員負責外，諸多管理事務(wù)都由教學(xué)秘書負責[1]，教學(xué)秘書除了教學(xué)管理工作外還會承擔一些其他工作職責，如經(jīng)費報銷、部門資產(chǎn)管理、招生工作、工會工作、女職工計劃生育、部門安全自查及辦公用品的購買與領(lǐng)用等后勤服務(wù)工作，還會增加統(tǒng)計教師課時月報表、分院期中和期末的經(jīng)費核算、教師周考勤和月考勤等工作。教學(xué)秘書身兼教學(xué)管理和行政管理等數(shù)職，崗位職責大大增加。

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的執(zhí)行者，是教學(xué)過程的管理者;是學(xué)院職能部門、二級學(xué)院、教研室、教師和學(xué)生的橋梁與紐帶;是教學(xué)檔案資料的管理者;是二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。教學(xué)秘書承擔的角色多樣，兩級管理體制改革后工作量加大、崗位職責增加，要圓滿地完成各項工作，完美扮演好各種角色，對于教學(xué)秘書而言是一個大難題[2]。

（二）工作內(nèi)容繁雜，管理任務(wù)繁重。

在兩級管理體制下，二級學(xué)院面臨的最大問題之一就是制度化、規(guī)范化建設(shè)。二級學(xué)院制度化、規(guī)范化建設(shè)包括各項相關(guān)管理制度的制訂、修改和執(zhí)行等。教學(xué)秘書是二級學(xué)院制度化、規(guī)范化建設(shè)的重要參與者，除了完成教學(xué)管理、溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)教學(xué)等日常工作外，還需要做大量調(diào)研和信息收集工作，工作內(nèi)容繁雜。

二級學(xué)院的教學(xué)管理工作包含教學(xué)運行、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、課程管理、專業(yè)建設(shè)、專業(yè)競賽、實踐管理、信息管理、等級考試、質(zhì)量監(jiān)控、數(shù)據(jù)采集、管理教學(xué)檔案等，教學(xué)秘書日常教學(xué)管理包含以上所有工作，工作內(nèi)容多任務(wù)繁重[3]。

（三）工作壓力大，職業(yè)認同感低。

隨著高校的發(fā)展，教學(xué)模式和管理理念不斷更新，對教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)和管理水平提出更高要求[1]。不僅要求教學(xué)秘書在工作中事無巨細、面面俱到，還要統(tǒng)觀全局、掌控四方;在工作中應(yīng)統(tǒng)籌計劃，在業(yè)務(wù)上是一把好手，還要善于總結(jié)經(jīng)驗、不斷開拓創(chuàng)新;對上是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對下能溝通協(xié)調(diào)。同時很多高校對教學(xué)秘書的工作崗位不做專業(yè)要求，教學(xué)秘書的學(xué)歷相對專任教師要低，也沒有系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，職業(yè)認同感普遍較低。

二、教學(xué)秘書的工作職責

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的基層管理者和執(zhí)行者，工作職責主要包含教學(xué)管理、服務(wù)教學(xué)、溝通協(xié)調(diào)、管理檔案等幾個方面[4]。

（一）服務(wù)教學(xué)。

高校教學(xué)秘書是一個工作繁多、內(nèi)容豐富、計劃性強的服務(wù)性綜合工作崗位，服務(wù)教學(xué)是教學(xué)秘書的基本職能。因此在工作中應(yīng)樹立服務(wù)意識，扮演好“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)”的角色。教學(xué)秘書也是“后勤部長”，應(yīng)時時處處想師生所想、急師生所急，及時幫助師生解決在教學(xué)和學(xué)習(xí)過程中遇見的問題，為師生提供支持和幫助，為二級學(xué)院整體工作順利開展提供有效保障。同時應(yīng)具備甘為人梯的奉獻精神，做好本職工作，將用心服務(wù)落實到各項教學(xué)管理工作中。

（二）教學(xué)管理。

教學(xué)秘書的主要職責是維護教學(xué)秩序正常運行，如編排課表、教師調(diào)停課管理、監(jiān)考安排、教學(xué)場所的維護管理與借用、教師聽課表匯總、突發(fā)教學(xué)事件的處理和上報等，同時還要參與檢查、監(jiān)督教學(xué)過程的執(zhí)行情況，如開學(xué)初教學(xué)日歷和教案的檢查、上課情況（教學(xué)狀態(tài)）檢查、期中教學(xué)質(zhì)量檢查、期末考試巡查、試卷閱卷裝訂情況檢查等。

（三）管理檔案。

高校教學(xué)文件種類很多，有培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、課表、教學(xué)日歷、專業(yè)論文（報告）、實驗報告、畢業(yè)論文、試卷、學(xué)生成績單、教師聽課表、教學(xué)臺歷等資料。如何科學(xué)地保存和管理這些文件資料，既方便查閱又能妥善地保管，教學(xué)秘書需要根據(jù)學(xué)院檔案管理規(guī)定科學(xué)全面合理有效地統(tǒng)籌安排。

（四）溝通協(xié)調(diào)。

教學(xué)秘書在教學(xué)工作中起著上傳下達、下情上報、協(xié)調(diào)左右、改善關(guān)系、合理統(tǒng)籌的作用。在日常工作中應(yīng)及時準確地把學(xué)院教務(wù)處的通知文件和任務(wù)傳達給二級學(xué)院的師生，也要把師生提出的意見和建議及時反饋給相關(guān)職能部門;不僅要處理好教與學(xué)的關(guān)系，還需要加強二級學(xué)院與職能部門、二級學(xué)院之間的聯(lián)系。只有溝通信息、承上啟下、化解矛盾才能協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，更好地完成各項工作;只有具備一定溝通協(xié)調(diào)能力，才能得到師生的支持與理解。

三、教學(xué)秘書職業(yè)能力提高途徑

兩級管理體制下，教學(xué)秘書職業(yè)能力的高低對教學(xué)管理有著重要影響，教學(xué)秘書應(yīng)努力提高自己的業(yè)務(wù)能力和管理水平[4]。

（一）加強學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。

教學(xué)秘書的服務(wù)對象多半是知識淵博的學(xué)者，所以必須有廣博的知識才能與之良好地溝通。同時，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的工作者，應(yīng)具備高等教育教學(xué)管理理論知識，熟悉教育管理方針政策，掌握高等教育教學(xué)管理規(guī)律。隨著二級管理體制改革和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理的創(chuàng)新，教學(xué)秘書還必須熟練掌握辦公軟件，熟悉財務(wù)報銷核算等財務(wù)工作的基本流程。環(huán)境在變化、知識在變化，為了適應(yīng)新形勢和新情況，更好完成各項管理任務(wù)，教學(xué)秘書應(yīng)通過繼續(xù)深造改善自己的知識結(jié)構(gòu)，提高知識水平，通過加強學(xué)習(xí)，不斷提高管理水平。還可以參加各類秘書培訓(xùn)和會議，與其他高校同行多作交流，開闊視野、交流工作經(jīng)驗，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

（二）提高管理水平，提高辦事效率。

1.找尋教學(xué)規(guī)律，提高工作效率：教學(xué)秘書從事教學(xué)管理工作，內(nèi)容繁雜工作量大，但是事務(wù)性工作是有規(guī)律可循的，教學(xué)秘書工作的規(guī)律性主要集中在期初、期中和期末三個階段?？梢栽趯W(xué)期初制訂工作計劃時將各項工作按照時間段制定一個工作進度表，什么階段做什么事一目了然，這樣工作時可以合理安排，既避免工作中的手忙腳亂，增強工作的條理性，更有利于提高工作效率。

2.加強時間管理，提高辦事效率：事情有輕重緩急，時間管理理論認為應(yīng)先重后輕、先急后緩，教學(xué)秘書應(yīng)以學(xué)院的正常教學(xué)運轉(zhuǎn)為首要前提。日常工作中運用科學(xué)的管理方法，合理安排教學(xué)管理工作，分清事情的主次和輕重緩急，主重急的工作先做，次輕緩的工作后做，這樣既可以穩(wěn)定教學(xué)秩序又能有效地提高辦事效率。

（三）規(guī)范管理，堅持按制度辦事。

兩級管理體制下，二級學(xué)院管理更趨規(guī)范化、程序化和制度化。教學(xué)秘書作為一線的教學(xué)管理人員直接面對師生，在教學(xué)管理中應(yīng)按規(guī)章制度辦事，既可以避免糾紛的產(chǎn)生，又是自我保護的有效手段。在教學(xué)管理中嚴格遵守學(xué)院的教學(xué)管理制度，如調(diào)停課制度、教學(xué)場所借用規(guī)定、教學(xué)檔案保管規(guī)定、學(xué)院公章使用規(guī)范等。只有在管理工作中做到有章可循，按制度辦事，才能杜絕管理失誤，防止教學(xué)事故的發(fā)生。

（四）以人為本，提高服務(wù)水平。

高校管理更準確地說是“服務(wù)”，服務(wù)是教學(xué)秘書工作最核心的內(nèi)容。為領(lǐng)導(dǎo)管理決策服務(wù)，為教師教學(xué)服務(wù)，為學(xué)生學(xué)習(xí)服務(wù)，教學(xué)秘書的工作能力、工作素質(zhì)、工作質(zhì)量和工作態(tài)度直接影響二級學(xué)院的教學(xué)工作能否圓滿地完成[1][6]。因此，教學(xué)秘書要有奉獻精神、敬業(yè)愛崗，樹立全心全意為師生服務(wù)的意識，只有對待師生和藹可親、主動熱情、細心周到，才能真正做好服務(wù)工作。工作中可以利用郵件、短信、QQ群、微信群等網(wǎng)絡(luò)和通信手段，與教師建立緊密聯(lián)系，將教學(xué)信息更快速準確地傳達給教師。有機會多參加二級學(xué)院的活動，平時多與教師進行溝通交流，與每個教師協(xié)調(diào)好關(guān)系，在安排監(jiān)考和編排課表時既符合學(xué)院的要求，又盡可能考慮和滿足教師的需求。虛心接受他們提出的合理化建議，同時將教師反映的問題及時反饋給相關(guān)部門，幫助教師處理一些難以解決的問題[5]。

教學(xué)秘書的服務(wù)性除了表現(xiàn)在日常教學(xué)管理事務(wù)中，更體現(xiàn)在日常教學(xué)活動的點滴細節(jié)中[4]。如：定期檢查多媒體教室的日常使用情況，有故障及時報修;及時更換和補充教學(xué)用具;主動申請購買U盤、翻頁筆、擴音器等教學(xué)輔助設(shè)備等，以保證教師良好的課堂教學(xué)效果，保障教學(xué)正常運行。

（五）培養(yǎng)創(chuàng)新，推動科學(xué)管理。

教學(xué)秘書不僅簡單地局限于當好領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)助手，還應(yīng)該解放思想，樹立全新的意識和觀念，有創(chuàng)新的思維，運用各種創(chuàng)新方式為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，充分發(fā)揮參謀助手的作用。在工作中培養(yǎng)和提高自己的創(chuàng)新能力和工作效率，如：利用正方或青果教務(wù)軟件系統(tǒng)匯總教師任課情況、兼職兼課情況、匯總教師調(diào)停課情況、核算期末工作量，利用教務(wù)軟件系統(tǒng)提高工作效率。在期末試卷檢查中不僅檢查考試課試卷，還要抽查考查課試卷，發(fā)現(xiàn)問題讓教師及時整改，做到教學(xué)工作一絲不茍。只有適應(yīng)發(fā)展需要，才能有效地推動教學(xué)管理工作。

“好記性不如爛筆頭”。在兩級管理體制下，教學(xué)秘書工作量增加，但工作質(zhì)量不能打折扣。為了保質(zhì)保量地完成各項工作，可以將近期要做的工作逐條記錄在記事本上，完成一件事情后就打個鉤，以保證按時完成各項工作。在日常工作中養(yǎng)成細心細致、用心用腦的習(xí)慣，平時勤查校歷、勤看通知、勤于思考、善于總結(jié)，如：閱卷評分規(guī)范、課程成績單等材料歸檔要做到完整和有據(jù)可查;編排課表好比作戰(zhàn)指揮，如何將課表設(shè)置得科學(xué)性、規(guī)范化，課程安排合理，需要合理、科學(xué)地排兵布陣等。教學(xué)秘書只有在工作前做好計劃安排、工作中多深思熟慮、工作后經(jīng)?？偨Y(jié)反思，才能科學(xué)規(guī)范地管理好各項教學(xué)工作，并在工作中不斷提高自己的教學(xué)管理水平。

在新時代背景下，高校為了加強內(nèi)涵建設(shè)、提高教學(xué)管理效率、優(yōu)化教育資源配置紛紛進行兩級管理體制改革。隨著學(xué)院教學(xué)管理工作的調(diào)整，工作在教學(xué)管理第一線的教學(xué)秘書應(yīng)加強學(xué)習(xí)，努力提高自己的職業(yè)能力;調(diào)整理念，適應(yīng)新形勢;強化敬業(yè)精神，主動服務(wù)教學(xué);運用法治思維，依法依規(guī)辦事;培養(yǎng)創(chuàng)新能力，科學(xué)管理教學(xué)，為學(xué)院實現(xiàn)一流教學(xué)管理奉獻自己的力量。

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