楊秀芬

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-377-01

摘要 提高企業(yè)檔案工作的修養(yǎng)對企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。本文首先分析了現(xiàn)階段企業(yè)檔案工作者普遍存在的問題，隨后針對這問題提出了相應(yīng)提升措施，希望這些觀點(diǎn)能夠有效的促進(jìn)企業(yè)檔案工作者轉(zhuǎn)變思路，提升工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理 職業(yè)素質(zhì) 創(chuàng)新意識

企業(yè)的檔案見證了一個(gè)公司發(fā)展的歷史經(jīng)歷，具有十分重要的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，合理利用檔案資源，能夠有效促進(jìn)企業(yè)規(guī)章制度的靈活，有效運(yùn)行和經(jīng)營戰(zhàn)略的長效運(yùn)營發(fā)展。企業(yè)檔案工作者要立足現(xiàn)實(shí)，腳踏實(shí)地，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，不斷提高自身的職業(yè)修養(yǎng)，是檔案管理工作逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的道路。

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案工作者普遍存在的問題

企業(yè)檔案記錄是企業(yè)的經(jīng)營活動、人員變動等多項(xiàng)信息，必須委托專業(yè)的管理人員妥善保管，以避免商業(yè)信息的外泄。但是現(xiàn)階段，我國企業(yè)檔案管理行業(yè)仍然存在很多不足之處，嚴(yán)重限制了檔案管理行業(yè)的健康發(fā)展。首先，企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)綜合性程度較高的工作，需要從業(yè)人員具備一定的專業(yè)水平，但在實(shí)際調(diào)查中顯示，我國受過檔案專業(yè)教育的工作人員不足百分之四十，檔案工作者隊(duì)伍良莠不齊，很多工作者應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平有限，外語溝通能力較差，缺乏服務(wù)意識和創(chuàng)新意識。其次，企業(yè)單位對于檔案管理工作重視不足，沒有建立一套行之有效的管理機(jī)制。不能根據(jù)公司的實(shí)際情況，因地制宜的完善檔案管理規(guī)范，對工作人員的工作流程缺乏監(jiān)督管理。再次，很多企業(yè)單位沒有對檔案工作人員的培養(yǎng)計(jì)劃納入運(yùn)營規(guī)劃之中，對檔案管理部門的資金投入不足，導(dǎo)致很多檔案管理部門設(shè)備落后陳舊，難以激發(fā)工作人員熱情，無法促進(jìn)檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代信息化的發(fā)展。最后，是很多檔案工作者的安全意識薄弱，對企業(yè)的檔案管理工作敷衍了事，無法對自然災(zāi)害、人為損壞、重特大事等突發(fā)事件采取有效的應(yīng)急救援工作。

二、提高企業(yè)檔案工作者素質(zhì)的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識

隨著新時(shí)代的到來，檔案管理很多基礎(chǔ)性工作已經(jīng)被計(jì)算機(jī)取代，檔案工作者需要積極地轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整自身的角色定位，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，在新時(shí)代中發(fā)揮自身的價(jià)值。首先，要創(chuàng)新服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“蹲攤守點(diǎn)”工作模式，檔案工作人員要主動介入資料的流通程序，積極主動地為企業(yè)提供服務(wù)，創(chuàng)造自身價(jià)值。例如，對于企業(yè)的重大引進(jìn)項(xiàng)目，檔案人員要對企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料進(jìn)行全程跟進(jìn)。另外，檔案管理人員還應(yīng)各個(gè)部門所需資料進(jìn)行分類整理，并精心記錄保存，提升基礎(chǔ)資料的歸檔率。其次，要創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓寬服務(wù)范圍和深度，充分利用檔案資源，協(xié)助經(jīng)營者對發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整。最后，要創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，大力推進(jìn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，保障檔案資料的信息安全。

（二）完善評價(jià)機(jī)制，規(guī)范檔案管理

完善檔案工作的評價(jià)機(jī)制，是提高企業(yè)檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)的有效手段。首先，檔案工作人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》的法律法規(guī)，依法管理企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、營銷合同、儀器設(shè)備維修記錄等文件資料。其次，企業(yè)在完善檔案管理評價(jià)體系時(shí)，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，依照可行性、易行性、方向性、科學(xué)性的標(biāo)準(zhǔn)合理制定檔案工作者的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以便于企業(yè)能夠客觀公正地對檔案工作者的基本職業(yè)修養(yǎng)、崗位責(zé)任與義務(wù)、績效考核等情況進(jìn)行評定。再次，企業(yè)在制定檔案管理規(guī)范時(shí)，要落實(shí)好檔案管理職責(zé)，督促檔案工作者嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理工作規(guī)范條例》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》等文件的相關(guān)規(guī)定，杜絕檔案管理工作中的隨意性和盲目性。最后，對檔案工作的管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷加以修正，不斷健全管理規(guī)章制度。只有這樣才能保障管理工作機(jī)制的因地制宜，靈活運(yùn)作。

（三）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更新管理技術(shù)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子技術(shù)也逐漸滲透到檔案管理的工作中來，尤其是電子管理設(shè)備的更新?lián)Q代，管理設(shè)施的逐步優(yōu)化，檔案載體也越來越朝著多樣化發(fā)展。這些變化無疑給檔案工作者帶來巨大的壓力，因而，每個(gè)檔案工作者都應(yīng)該樹立緊迫感，提高憂患意識，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識、現(xiàn)代信息技術(shù)以及管理操作能力等方面的學(xué)習(xí)。首先，檔案工作者要具備堅(jiān)實(shí)的檔案理論知識和科學(xué)文化知識，以便于完成檔案的收集、整理、鑒定、分類、立卷等基礎(chǔ)工作；其次，檔案工作者要提高自身的語言文字修養(yǎng)，以清晰簡潔的言語對檔案分類、底圖、保管單位、文件資料的目錄進(jìn)行編制，并制定索引、卡片等查詢工具和參考材料；最后，檔案工作者要提高對現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握程度，加強(qiáng)繼續(xù)教育，重點(diǎn)學(xué)習(xí)對媒體技術(shù)、圖像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，從而提高工作管理效率減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升安全意識

在信息時(shí)代，對于企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)與水平的提升，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)其專業(yè)培訓(xùn)工作，通過繼續(xù)教育措施來提高其專業(yè)水平與安全意識。為此，企業(yè)檔案管理部門需要營造良好的內(nèi)部學(xué)習(xí)環(huán)境與氛圍，積極組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)。出于保障專業(yè)培訓(xùn)的質(zhì)量與水平，還應(yīng)當(dāng)合理劃分培訓(xùn)層次，制定科學(xué)的培訓(xùn)規(guī)劃，按照相應(yīng)的培訓(xùn)環(huán)節(jié)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以循序漸進(jìn)地提高檔案管理人員的整體素質(zhì)與專業(yè)水平。

除了必備的檔案信息化管理技能之外，還要培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識與安全防護(hù)技術(shù)水平，幫助檔案管理人員明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性，以及檔案信息化管理過程中可能存在的安全問題，這些安全問題會給檔案管理與檔案安全帶來的負(fù)面影響，加強(qiáng)安全技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的安全意識。

三、結(jié)語

針對信息時(shí)代企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不足的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取合理措施提升企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)與水平，為此可以通過轉(zhuǎn)變思想觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識；完善評價(jià)機(jī)制，規(guī)范檔案管理；順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更新管理技術(shù)；加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升安全意識等措施加以實(shí)現(xiàn)。