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        人力資源管理中人事檔案管理的作用分析

        2018-12-18 01:12:28何菁霞
        卷宗 2018年28期
        關(guān)鍵詞:強(qiáng)化措施人事檔案管理人力資源管理

        何菁霞

        摘 要:人事檔案是人力資源個(gè)人形象記錄,也是人員個(gè)人信息的匯總,包括履歷、學(xué)歷以及政治等方面,所以人事檔案相當(dāng)于個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫,有了該數(shù)據(jù)庫,人力資源管理便有了參考依據(jù)。所以在人力資源管理中,人事檔案管理比較受重視。相關(guān)人員要深度挖掘人事檔案管理的優(yōu)勢,使其在人力資源管理中發(fā)揮更大價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:人力資源管理;人事檔案管理;作用;強(qiáng)化措施

        相關(guān)人員在強(qiáng)化人事檔案管理作用時(shí),需要從人事檔案管理和人力資源管理本身入手,對兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解,對人事檔案管理的新要求進(jìn)行掌握,如此才能找到強(qiáng)化措施,加強(qiáng)兩者聯(lián)系。本文主要針對人力資源管理中人事檔案管理的作用進(jìn)行分析。

        1 人力資源管理中人事檔案管理的作用

        1.1 保管人力資源的相關(guān)信息

        在人力資源管理中,管理主體需要對人員的個(gè)人情況進(jìn)行了解,才能知人善任,對人員進(jìn)行合理配置。人員信息詳細(xì)程度會(huì)直接關(guān)系到人力資源管理水平,這些信息資源會(huì)被收錄到人事檔案中,由管理主體保管[1]。雖然人事檔案在多數(shù)情況下是作為憑證存在,但另一方面人事檔案的存在也使每個(gè)人員的信息得到最大程度保管儲存。管理主體可以隨時(shí)調(diào)出人員的個(gè)人檔案,對其進(jìn)行評價(jià)和判斷,進(jìn)而采取合理的管理措施。

        1.2 使人力資源得到優(yōu)化配置

        在企業(yè)或?qū)W校等單位中,人力資源管理的最終目的是使其成為單位的核心資源,發(fā)揮人員的價(jià)值,使人員能為單位發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。相關(guān)人員對人事檔案進(jìn)行分析研究,可以發(fā)現(xiàn)每個(gè)人員獨(dú)一無二的作用優(yōu)勢,然后對該優(yōu)勢進(jìn)行深度挖掘和培訓(xùn),使人員都能成為人才。每個(gè)人員優(yōu)勢不同,管理部門如果能利用這些優(yōu)勢,使人才揚(yáng)長避短,在各自的崗位和職位上兢兢業(yè)業(yè),然后將這些崗位和職位聯(lián)系起來,組織成一個(gè)整體,則單位內(nèi)部的部門、系統(tǒng)以及組織之間也會(huì)加強(qiáng)聯(lián)系,以促進(jìn)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而組織、部門或系統(tǒng)中的人才都能發(fā)揮自己的最大價(jià)值。所以做好人事檔案管理,可以使人力資源得到最優(yōu)配置,人員利用率會(huì)得到提高。

        1.3 為人事變更提供參考依據(jù)

        在單位內(nèi)部,必定會(huì)發(fā)生人事變動(dòng),無論是職位變動(dòng)還是崗位變化都會(huì)造成人員主動(dòng)流動(dòng)和被動(dòng)流動(dòng),人事變化后,人員的去留以及薪酬待遇等都要作出調(diào)整[2]。人力資源管理部門對這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,需要參照的依據(jù)就是人事檔案。人事檔案關(guān)系著人員的切身利益,相關(guān)部門應(yīng)對該檔案進(jìn)行妥善保管,并積極完善檔案信息,但前提是要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案可以對人員素質(zhì)進(jìn)行證明,人員素質(zhì)包括個(gè)人職業(yè)道德修養(yǎng)表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力等,而這些素質(zhì)在檔案中可具體表現(xiàn)為:績效考核成果以及個(gè)人不良記錄等。

        1.4 推動(dòng)人力資源開發(fā)

        人事檔案是基于人力資源管理的過程所形成的,在人事檔案中記錄了關(guān)于人員的工作表現(xiàn)、績效情況、綜合素質(zhì)情況、個(gè)人經(jīng)歷等一系列信息,這些信息或通過文字,或通過圖表形式表現(xiàn)出來,具有客觀真實(shí)性,能夠反映出員工的工作能力及綜合素質(zhì)。在人力資源管理中,人事變動(dòng)是常有的事情,人力資源開發(fā)更是人力資源管理中不可或缺的環(huán)節(jié),這可以為單位帶來更優(yōu)質(zhì)的人才,進(jìn)而更好的提升工作效率。在人力資源管理中,需要對工作人員進(jìn)行選拔,而對于工作人員最基礎(chǔ)的了解便是來自于其儲存在人事檔案中的歷史信息,只有據(jù)此充分分析工作人員的專業(yè)能力、個(gè)人素質(zhì),才能夠進(jìn)行科學(xué)的人員配置,實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化與開發(fā)。此外,在人力資源管理過程中所產(chǎn)生的人員變動(dòng)情況,也會(huì)詳細(xì)的記錄在人事檔案中,為工作人員的后續(xù)選拔任用提供依據(jù)。由此可見,對于人力資源的開發(fā),必須要充分的依靠人事檔案,人事檔案的存在及完整性,能夠在很大程度上推動(dòng)人力資源的科學(xué)良性開發(fā)。

        2 強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理作用的措施

        2.1 加強(qiáng)對人事檔案管理的重視

        人事檔案和身份證一樣,象征一個(gè)人的身份,人事檔案會(huì)跟隨人一生,其與人力資源管理有著千絲萬縷的重要關(guān)系,這一點(diǎn)一定要為部門管理人員所知。基于人事檔案的重要性,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的層面,從而更好的輔助管理者就人力資源管理進(jìn)行科學(xué)決策。管理人員要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視,樹立正確的管理觀念和意識,并對人事檔案的收集、整理以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理,使人事檔案得到妥善保管,不會(huì)出現(xiàn)丟失或被惡意篡改問題。

        2.2 健全人事檔案管理制度

        人事檔案管理和其他檔案管理一樣,都會(huì)出現(xiàn)弄虛作假問題,有的人事檔案在應(yīng)用中還會(huì)出現(xiàn)丟失問題,這不僅會(huì)損失人員的個(gè)人利益,使很多利益方面沒有了真實(shí)憑證,還使人員的管理水平下降。沒有真實(shí)完整的信息憑證,單位在判斷人才優(yōu)勢時(shí),容易出現(xiàn)誤差,所以相關(guān)部門還要杜絕這種問題的發(fā)生。在實(shí)際中,管理問題和管理制度有直接關(guān)聯(lián),如果制度不合理,或執(zhí)行落實(shí)不到位,很多管理環(huán)節(jié)便會(huì)出現(xiàn)紕漏,使管理問題有了可乘之機(jī)。針對人事檔案管理,相關(guān)單位還要建立完善的管理制度,該制度要囊括檔案管理的所有環(huán)節(jié)和所有內(nèi)容,并對其起到約束管理作用,使人事檔案管理更加規(guī)范合

        理[3]。對于人事檔案材料的管理,應(yīng)當(dāng)確保檔案傳遞、登記的完整性,同時(shí)開展檔案管理的動(dòng)態(tài)考核工作,如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)遺漏缺失的情況,應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行相應(yīng)的查漏補(bǔ)缺,確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和統(tǒng)一性。

        2.3 對人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)

        信息化管理是管理工作的新手段、有效路徑,所以相關(guān)單位還應(yīng)對人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè),使管理效率得到提升。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)的信息軟件技術(shù),管理人員可以對人事檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管,可以隨時(shí)更新人員的最新信息,使檔案永遠(yuǎn)處于最新狀態(tài)。另外在信息監(jiān)管中,還可以發(fā)現(xiàn)信息紕漏,減少信息管理失誤。

        2.4 提高人力資源需求預(yù)測水平

        人事主管部門主管人力資源調(diào)配調(diào)整工作,該部門人員需要隨時(shí)了解人力資源需求變動(dòng)情況,如此才能高效應(yīng)對人事變更,從而作出最有利的安排,使人事檔案和人員都得到利用。

        2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        要想做好人力資源管理中的人事檔案管理工作,就必須充分認(rèn)識到人事檔案管理人員的重要性,并積極采取措施提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì),從而更好的開展人事檔案管理工作。首先,人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的政治素養(yǎng),具有嚴(yán)格的紀(jì)律組織性,并且要加強(qiáng)對其的職業(yè)道德建設(shè),確保人事檔案管理人員在工作的過程中能夠嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行,避免出現(xiàn)信息作假的情況,提高人事檔案的真實(shí)性,以為后續(xù)的人力資源管理工作開展奠定基礎(chǔ)。其次,針對不斷變動(dòng)的人力資源管理工作,也需要不斷的提高人事檔案管理水平,以更加符合人力資源管理的需求。對此,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技能建設(shè),不斷提升其專業(yè)知識,并定期對其開展培訓(xùn),以促使其更好的適應(yīng)新形勢、新要求,符合人事檔案管理要求。

        3 結(jié)語

        人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值毋庸置疑,人事主管部門要利用人事檔案來管理人員,編制人員利用調(diào)配計(jì)劃,還需要從實(shí)際出發(fā),強(qiáng)化人事檔案管理重要性,提高人事檔案管理水平,并將其與單位運(yùn)營結(jié)合起來。

        參考文獻(xiàn)

        [1]曹麗麗.人事檔案管理在事業(yè)人力資源管理中的作用[J].人力資源管理,2018(03):186-187.

        [2]于洪鑫.人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].黑龍江科學(xué),2017,8(11):10-11.

        [3]胡彩霞.人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用研究[J].人力資源管理,2017(06):336-337.

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