崔永亮

摘 要：隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展速度也在不斷提高，而各個(gè)企業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過程中，都會(huì)涉及到大量的信息和數(shù)據(jù)，在這樣的情況下，就需要企業(yè)相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，還需要采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行歸檔，但為了能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，就需要積極采取先進(jìn)化的電子檔案管理模式，保證能夠提高管理工作的水平，從而保障能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，本文主要針對(duì)電子檔案歸檔和電子檔案管理的新模式進(jìn)行分析，并提出科學(xué)合理的建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；歸檔；管理模式

在實(shí)際發(fā)展的過程中，電子檔案歸檔和電子檔案管理工作對(duì)其具有重要作用和意義，但依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前大部分企業(yè)在實(shí)際開展電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的過程中，普遍都會(huì)采取傳統(tǒng)管理形式，這樣就會(huì)導(dǎo)致管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些較嚴(yán)重的問題，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)工作人員提高對(duì)其的重視程度，并積極采取先進(jìn)化的管理模式，通過這樣的形式，不僅能夠加強(qiáng)電子檔案管理工作的水平，還能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，從而保障能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 電子檔案和檔案管理是檔案管理工作發(fā)展的新階段

1.1 采取現(xiàn)代化辦公設(shè)備

對(duì)于電子檔案來說，主要是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和管理自動(dòng)化的目標(biāo)，并將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，從而打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的形式。而電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間相比存在較大的差距，對(duì)于電子檔案歸檔和檔案管理工作來說，追要具備以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，電子檔案需要通過計(jì)算機(jī)現(xiàn)代設(shè)備對(duì)其進(jìn)行閱讀和利用。第二，對(duì)于電子檔案檔案來說，能夠直接對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行閱讀。第三，在運(yùn)用電子檔案檔案的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)共享的目標(biāo)。第四，電子檔案檔案保存要求與紙質(zhì)檔案保存方式不同。所以，在實(shí)際運(yùn)用電子檔案和電子檔案管理工作的過程中，必須要通過現(xiàn)代化設(shè)備才能夠完成，從而保證能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作造成的影響

第一，電子檔案對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作造成的影響。開展傳統(tǒng)檔案管理工作的過程中，主要是紙質(zhì)檔案形式，但在運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備之后，就能夠直接存儲(chǔ)到磁盤中，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。第二，電子檔案信息與載體具備分離性的特點(diǎn)，而我國(guó)當(dāng)前電子檔案在實(shí)際發(fā)展的環(huán)境下，檔案的形式和內(nèi)容都發(fā)生了非常嚴(yán)重的變化，能夠?qū)倓?dòng)對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，從而保證能夠滿足用戶的需求和標(biāo)準(zhǔn)。第三，電子檔案自身具備較強(qiáng)的保存價(jià)值，并且其自身具備特殊性的特點(diǎn)，相關(guān)保管方式也非常簡(jiǎn)便，從而保證能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。第四，電子檔案還會(huì)對(duì)其自身的屬性造成影響，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行的過程中，能夠隨時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)制。第五，電子檔案還會(huì)對(duì)檔案來源的原則造成影響。第六，電子檔案在實(shí)際運(yùn)用的過程中，還會(huì)對(duì)檔案自身的理論和理念造成影響，從而造成其自身的理念發(fā)生較大的變化。

2 我國(guó)當(dāng)前電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 電子檔案與電子檔案認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)當(dāng)前大部分人們對(duì)于檔案和檔案的認(rèn)識(shí)都存在差異性的特點(diǎn)，而一些檔案部門由于傳統(tǒng)檔案與檔案之間存在較大的差距，這樣就會(huì)限制人們對(duì)檔案和檔案的認(rèn)識(shí)。

2.2 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特點(diǎn)

在實(shí)際開展檔案信息管理工作的過程中，必須要保證其自身具備規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)。但經(jīng)常會(huì)遭受到傳統(tǒng)理念的影響，這樣就會(huì)導(dǎo)致自動(dòng)化工作不能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)。另外，對(duì)于檔案技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來說，也不能夠站在計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的角度進(jìn)行考慮，從而導(dǎo)致相關(guān)檔案整理工作不能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案信息管理工作人員自身綜合素質(zhì)較差

想要保證電子歸檔工作的順利開展，就必須要完善檔案管理工作，但在實(shí)際開展檔案信息管理工作的過程中，必須要保證工作人員自身具備專業(yè)化的水平與綜合素質(zhì)，確保能夠符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。但依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)當(dāng)前大部分檔案部門在實(shí)際開展檔案信息管理工作的過程中，管理工作人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)都較差，在這樣的情況下，就不能夠?qū)ο冗M(jìn)化的辦公設(shè)備進(jìn)行科學(xué)合理的操作，從而導(dǎo)致不能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值。

3 電子檔案歸檔和電子檔案管理新模式的研究

3.1 電子檔案歸檔方式和途徑的選擇

首先，對(duì)于兩套制的歸檔方式來說，由于電子檔案和信息技術(shù)自身存在不穩(wěn)定性的問題，而電子檔案具備易修改的特點(diǎn)，所以，在這樣的情況下，就需要將一些比較重要的檔案進(jìn)行拷貝，從而保證數(shù)據(jù)的安全性。而我國(guó)當(dāng)前大部分檔案部門在運(yùn)用電子檔案歸檔性的過程中，普遍都會(huì)采取雙套制的形式，從而保證能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。其次，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)移交的歸檔方式來說，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式存在較大的差距，能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象，并且還能夠加強(qiáng)數(shù)據(jù)自身的安全性。另外，在實(shí)際運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔方式的過程中，主要可以通過計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)和電子檔案信息匯集點(diǎn)兩種形式。所以，在實(shí)際開展電子檔案歸檔工作的過程中，必須要采取科學(xué)合理的歸檔方式，避免外界環(huán)境因素對(duì)數(shù)據(jù)的安全性造成影響，從而保證能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 電子檔案歸檔的注意事項(xiàng)

第一，在實(shí)際開展電子檔案歸檔工作的過程中，必須要保證數(shù)據(jù)具備真實(shí)性的額特點(diǎn)，確保能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。第二，在實(shí)際開展電子檔案歸檔工作的過程中，還需要保證數(shù)據(jù)具備完整性的特點(diǎn)，而對(duì)于完整性來說，主要分為收集和電子檔案信息的完整性，從而保證相關(guān)檔案和數(shù)據(jù)都具備完整性的特點(diǎn)。所以，完整性對(duì)于電子檔案自身的價(jià)值具有重要作用和意義，相關(guān)部門和工作人員必須要提高對(duì)其的重視程度，還需要采取科學(xué)合理的防護(hù)措施，從而避免對(duì)電子檔案自身的完整性造成影響。第三，電子檔案在實(shí)際開展歸檔工作的過程中，還需要依照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案的格式具備統(tǒng)一性的特點(diǎn)，從而進(jìn)一步保障電子檔案的規(guī)范性。第四，電子檔案在實(shí)際傳輸?shù)倪^程中，必須要保證能夠?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)合理的處理，從而保證能加強(qiáng)電子檔案自身的可讀性。

4 完善電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的建議

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)當(dāng)前大部分檔案部門在實(shí)際開展電子檔案歸檔和檔子檔案管理工作的過程中，還是會(huì)存在一些較嚴(yán)重的問題，在這樣的情況下，就必須要滿足以下幾個(gè)方面的需求和標(biāo)準(zhǔn)：第一，在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，需要依照實(shí)際狀況和特點(diǎn)，保證能夠?qū)ζ?進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃。第二，還需要采取先進(jìn)化的技術(shù)，保證能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。第三，必須要保證電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。第四，還需要加強(qiáng)工作人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，從而保障能夠?yàn)闄n案管理工作的開展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5 結(jié)論

綜合上文所述，我國(guó)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度較快，電子檔案歸檔和電子檔案管理工作對(duì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都具有重要作用和意義，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)其的重視程度，并積極采取先進(jìn)化的管理形式，最終保障能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

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