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        檔案管理信息化建設(shè)的分析

        2018-12-17 08:01:24王凱華
        卷宗 2018年29期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)實施策略檔案管理

        王凱華

        摘 要:隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,越來越多的工作單位將信息技術(shù)納入到管理工作的范圍當(dāng)中,檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的一個重要的方法,在信息化日益得到發(fā)展的今天,這種方法同時也是有效的提升檔案服務(wù)效率,促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展和前進(jìn)的可行方法。本文通過對檔案管理的意義,內(nèi)容等方面的分析和考察,提出一些可以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的實際意義,為的是可以推動傳統(tǒng)的檔案管理方式的變化,對社會的服務(wù)能力不斷增強(qiáng)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);實施策略

        檔案的信息化管理就是依托現(xiàn)代技術(shù)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)對檔案的資源進(jìn)行處理、管理和開放等,以達(dá)到服務(wù)社會、服務(wù)人民的目的,檔案的信息化的建設(shè)是在檔案管理領(lǐng)域的一個信息化數(shù)字建設(shè)的過程,同時檔案的信息化管理也是一種集儲存、檢索以及管理的系統(tǒng)。在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的社會中,很多載體都通過信息化來實現(xiàn)管理,其中檔案信息化的管理推動著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,這篇文章通過對我國檔案的管理工作存在的一些問題進(jìn)行分析研究,并提出一些可行的解決措施。

        1 檔案信息化建設(shè)的涵義

        檔案的信息化建設(shè)是指在我國檔案管理部門的統(tǒng)一安排和組織下,綜合現(xiàn)代的信息技術(shù),對我國傳統(tǒng)的檔案的管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的一種管理模式,同時在這個過程中,可以在很大的程度上提高檔案信息資源的收集、整理和利用。在信息化技術(shù)發(fā)展的支持下,我們的相關(guān)的管理工作者可以通過全新的角度來思考檔案管理的新形勢、新理論和新原則,可以在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)空間中建立檔案管理與檔案服務(wù)的基礎(chǔ)框架和基本的工作方法,來實現(xiàn)檔案管理為人民服務(wù)。

        2 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

        2.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

        檔案管理最基礎(chǔ)的要求是軟件和硬件設(shè)備的齊全,這也是我們檔案信息化管理和信息資源開發(fā)的技術(shù)支持。軟件和硬件的基礎(chǔ)建設(shè)的重要項目就是要建成一個完善并安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)對我們來說最重要的作用就是在于實現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和信息的共享。所以,在信息化發(fā)展的大時代的背景下,我們一定要提高信息化檔案管理的普及率,所以我們首先要建立一個安全的、可靠的檔案管理的局域網(wǎng),這一任務(wù)已經(jīng)成為目前的主要任務(wù)。

        2.2 檔案信息資源的建設(shè)

        信息資源是檔案管理實現(xiàn)信息化管理的一個重要的步驟,首先我們要建立和完善檔案目錄的數(shù)據(jù)庫,使其覆蓋重要的目錄和重要的數(shù)據(jù)。我們通過建立這個數(shù)據(jù)庫,可以有效的對文件的歸檔整理和實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案的信息化管理,豐富檔案管理信息資源類型有著重要的作用,同時在檔案信息資源的整理和應(yīng)用的過程中可以提高對檔案信息資源利用的效率。

        2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        檔案管理信息化需要相關(guān)的法律法規(guī)以及各種的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系來支持,法律法規(guī)由我國相關(guān)的管理部門進(jìn)行制定,我們可以通過對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的制定使檔案信息資源的描述、存貯、查詢、使用等工作和應(yīng)用的流程有著相關(guān)規(guī)范體系的制約,通過不斷的歸檔和電子檔案的管理,從而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

        3 我國對檔案管理信息化建設(shè)的主要模式

        當(dāng)今,我國的檔案信息化管理一般是通過建設(shè)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺的同時,我們要兼顧各項的內(nèi)容,來逐步的實現(xiàn)檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理。但是檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化的使用的主要還是通過硬件和軟件的共同作用來實現(xiàn)的,所以我們來分析一下子檔案的管理中使用計算機(jī)軟件具有一下的特點。

        3.1 較少強(qiáng)度,提高效率

        檔案管理信息化通過計算機(jī)網(wǎng)路的系統(tǒng)管理之后,就可以將大量的信息資源轉(zhuǎn)化為信息量較小的檔案,并且存檔管理。這樣,我們的檔案管理者可以將集中的工作量就變?yōu)榉稚⒌?,而且最大的?yōu)點在于可以及時并且準(zhǔn)確的進(jìn)行查漏補(bǔ)缺,從而是檔案的管理工作者減少勞動的強(qiáng)度,提高檔案信息化的效率。

        4 檔案管理信息化建設(shè)的實施策略

        4.1 完善工作體系

        完善的工作體系可以在很大的程度上為檔案管理的信息化提供強(qiáng)有力的保障。所以我們應(yīng)該建立和完善相關(guān)的工作體系。一方面,要明確管理體制,并且在日常的工作中要不斷的完善,不斷的補(bǔ)充新的規(guī)則和條例。另一方面,要盡可能的完善相關(guān)的法規(guī)制度,對工作加以規(guī)范。同時,我們還需要建立完善的績效評估體系,通過激勵的方式促進(jìn)檔案信息化工作的開展。

        4.2 健全技術(shù)的支持以及資金的保障

        在檔案管理信息化的過程當(dāng)中,技術(shù)的支持是一個重要的指標(biāo),同時是一個重要的項目。但是在技術(shù)支持的背后需要大量的資金支持,這兩者缺一不可,這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定和檔案信息的安全、可靠。

        4.3 創(chuàng)新檔案管理信息化的服務(wù)手段

        檔案管理信息化的主要目的是為了服務(wù)大眾,所以,應(yīng)當(dāng)對其服務(wù)的手段進(jìn)行創(chuàng)新。第一,提高檔案信息遠(yuǎn)程查詢的服務(wù)能力;第二,進(jìn)一步提升大難信息館內(nèi)查詢服務(wù)能力,對不能公開的檔案依法保密,在確認(rèn)查閱者身份后提供其服務(wù)。

        5 總結(jié)

        檔案管理信息化是社會和時代發(fā)展的必然的選擇,對于服務(wù)和管理起到著重要的作用,同時我們要大力發(fā)展該功能,也要積極進(jìn)取的探索新的管理方法,來不斷提高工作水平和服務(wù)水平。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]楊娜.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探微[J].大科技,2018,(1):21.

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