楊文紅 劉美君

摘 要：高校教學(xué)秘書承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作，其工作能力和質(zhì)量在教學(xué)管理中起著至關(guān)重要的作用。文章從高校教學(xué)秘書工作素養(yǎng)出發(fā)，分析了當(dāng)前教學(xué)秘書工作中存在的問題，并就如何加強(qiáng)高校教學(xué)秘書工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的基層成員，其工作素養(yǎng)直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)而影響到高校的人才培養(yǎng)工作。

一、高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1.“以人為本”的服務(wù)意識

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的直接組織者和管理者，負(fù)責(zé)各項教學(xué)任務(wù)的具體實施和落實。工作具有內(nèi)容繁雜、時間性強(qiáng)、任務(wù)性強(qiáng)、責(zé)任重大等特點，這就要求教學(xué)秘書必須具有高度的責(zé)任感，對待各項工作必須兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守紀(jì)律。同時，教學(xué)秘書還是一個服務(wù)性的崗位，其工作對象是廣大的師生群體，因此在工作中教學(xué)秘書又要做到想師生之所想、急師生之所急。這種雙重性要求教學(xué)秘書在教學(xué)活動中既要嚴(yán)守紀(jì)律，又要甘當(dāng)配角；既要熱愛工作、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，又要富有主動精神和責(zé)任感。

2.全面的知識儲備及良好的組織管理能力

教學(xué)秘書日常接觸的教師通常具有較高的專業(yè)知識水平，這就要求教學(xué)秘書有較全面的知識儲備，必須對所在學(xué)院的專業(yè)知識有一定的了解，掌握專業(yè)課程的結(jié)構(gòu)體系、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等，以便協(xié)助處理教學(xué)中出現(xiàn)的問題。同時，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。這就要求教學(xué)秘書必須具備一定的組織管理能力，不斷創(chuàng)新工作方法，夯實專業(yè)基礎(chǔ)，提高其解決實際問題的能力。

3.樹立自我學(xué)習(xí)意識，提升自身能力水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化成為當(dāng)前高校建設(shè)的重點。智能化辦公系統(tǒng)的運用對當(dāng)前高校教學(xué)秘書提出了新的要求，教學(xué)秘書必須熟練運用辦公軟件，如Office 文字和OCR等數(shù)據(jù)處理軟件，同時還應(yīng)掌握復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、傳真機(jī)等工具的使用。此外，作為學(xué)院教學(xué)管理的一線工作人員，教學(xué)秘書需要撰寫各類公文。因此，教學(xué)秘書還應(yīng)培養(yǎng)自身良好的應(yīng)用文寫作、文字處理、會議組織能力。同時，教學(xué)秘書還要自覺加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，如教育學(xué)、心理學(xué)、文秘處理、管理學(xué)等，并真正做到學(xué)以致用。

二、高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

教學(xué)是立校之本，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。多數(shù)高校對教師隊伍建設(shè)和科研工作極為關(guān)注，但對教學(xué)管理工作卻較為忽視。長期以來，教學(xué)秘書工作存在的各種問題制約了教學(xué)秘書工作的積極性，很大程度上影響了高校教學(xué)管理的質(zhì)量。

1.工作不受重視，隊伍流動性大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，作為高校教學(xué)工作的基層管理者，教學(xué)秘書的重要性日益凸顯。但一直以來，多數(shù)人對教學(xué)秘書的工作缺乏正確的認(rèn)識和評價，對其在教學(xué)管理中的作用缺乏客觀了解，認(rèn)為教學(xué)管理不需要專業(yè)的知識與技能，只要聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排就能勝任，工作簡單。由于缺乏深刻的認(rèn)識，許多高校在教學(xué)秘書人員的配置上存在很大的主觀性和隨意性，通常由其他部門人員或聘任專業(yè)不對口的人員擔(dān)任，限制了高校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)。

2.工作量大、工作狀態(tài)緊張

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)工作最基層的組織管理單位，工作內(nèi)容繁雜、涉及面廣且極其重要，直接關(guān)系到整個教學(xué)活動的順利開展。從內(nèi)容上看，其工作內(nèi)容包括學(xué)生的學(xué)籍管理、教學(xué)運行、教學(xué)實踐、教學(xué)研究與改革等事務(wù)性工作。從領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)看，教學(xué)秘書受到學(xué)校教務(wù)處以及學(xué)院教學(xué)院長的雙重領(lǐng)導(dǎo)，既要完成學(xué)校安排的教學(xué)任務(wù)，又要聽從教學(xué)院長的安排。教學(xué)秘書面對的部門多、工作任務(wù)重且工作時效性強(qiáng)，稍有差錯就會鑄成大錯。因此，教學(xué)秘書經(jīng)常處于緊張忙碌的工作狀態(tài)。

3.職業(yè)晉升空間小

目前，各高校關(guān)于教學(xué)秘書的評聘標(biāo)準(zhǔn)不一，沒有一個完善的考評體系。多數(shù)高校將教學(xué)秘書劃分到管理系列，與黨政機(jī)關(guān)人員一起參加評定，由于教學(xué)秘書工作很難看到工作成果，工作績效很難量化，因此，在職業(yè)發(fā)展上受到很大限制。也有部分高校將教學(xué)秘書納入科研系列，教學(xué)秘書由于工作量大的限制，難以全身心投入到科研工作中，因此也無法與科研人員和其他教師競爭。由此可見，由于評價指標(biāo)體系的不完善、不合理，使教學(xué)秘書在職稱晉升方面處于劣勢，這極大限制了教學(xué)秘書工作的積極性。

三、改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

基于以上問題，本文認(rèn)為，隨著高校教學(xué)管理工作的逐步深化，高校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)也需與時俱進(jìn)，具體有以下建議：

1.加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，更新發(fā)展理念

高校必須明確只有在思想上高度重視，才能在工作上精準(zhǔn)有力。因此，改善高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的首要任務(wù)是在思想上發(fā)力，理清教學(xué)工作的重點，不斷提升思想境界，更新發(fā)展理念。在新形勢下，高校管理者應(yīng)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，改變長期以來對教學(xué)秘書“重使用、輕培養(yǎng)”的錯誤意識。全面加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，一方面，既要繼承和發(fā)展高校在長期實踐中形成的成功方法，又要不斷創(chuàng)新和豐富高校在教學(xué)秘書隊伍培養(yǎng)上有效管用的新方法，不斷增強(qiáng)高校工作的生機(jī)活力。另一方面，要從教學(xué)秘書的切身利益出發(fā)，在擇優(yōu)錄取、專業(yè)培養(yǎng)、收入分配、職稱評定等方面制定相關(guān)政策，真正做到把人才引進(jìn)來、留下來，確保教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

2.完善教學(xué)秘書評價考核體系，促進(jìn)教學(xué)工作良性發(fā)展

當(dāng)前，大多數(shù)高校教學(xué)秘書并沒有一個完善合理的考核體系，僅僅是一種合格評價。這種考核方式嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書工作的積極性，長此以往，造成教學(xué)秘書工作懈怠。因此，高校急需改善當(dāng)前不合理的考核評級指標(biāo)體系，制定更為完善合理的體系。第一，要實行崗位責(zé)任聘任制，明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，避免出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，確保教學(xué)秘書有較為充足的時間進(jìn)行教學(xué)管理和科研工作。第二，要建立健全評價考核體系，對教學(xué)秘書的各項工作進(jìn)行量化分析，制定獎懲機(jī)制，將考核結(jié)果與獎金、職稱評定等掛鉤。

3.完善教學(xué)秘書培養(yǎng)體系，提高教學(xué)秘書專業(yè)水平

隨著高校教學(xué)管理理念和模式的不斷更新，對教學(xué)秘書的專業(yè)化水平、職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。高校要探索建立完善合理的教學(xué)秘書培養(yǎng)體系，深入實施崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、專題培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修等多方式、多途徑、多手段的培養(yǎng)模式。要有計劃地加強(qiáng)各院系教學(xué)秘書管理工作方面的交流，借鑒其他高校成功的教學(xué)管理模式，取長補短，促進(jìn)教學(xué)管理改革的不斷深化。同時，教學(xué)秘書自身也要通過主動學(xué)習(xí)加強(qiáng)專業(yè)知識和能力的培養(yǎng)，不斷結(jié)合自身發(fā)展方向更新和完善專業(yè)知識體系，適應(yīng)高校教學(xué)管理發(fā)展的需要。

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