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        對高校教學(xué)秘書工作的思考

        2018-10-20 10:50:46楊文紅劉美君
        求知導(dǎo)刊 2018年21期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書教學(xué)管理高校

        楊文紅 劉美君

        摘 要:高校教學(xué)秘書承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作,其工作能力和質(zhì)量在教學(xué)管理中起著至關(guān)重要的作用。文章從高校教學(xué)秘書工作素養(yǎng)出發(fā),分析了當(dāng)前教學(xué)秘書工作中存在的問題,并就如何加強(qiáng)高校教學(xué)秘書工作進(jìn)行了探討。

        關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理

        教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的基層成員,其工作素養(yǎng)直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量,進(jìn)而影響到高校的人才培養(yǎng)工作。

        一、高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

        1.“以人為本”的服務(wù)意識

        教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的直接組織者和管理者,負(fù)責(zé)各項教學(xué)任務(wù)的具體實施和落實。工作具有內(nèi)容繁雜、時間性強(qiáng)、任務(wù)性強(qiáng)、責(zé)任重大等特點,這就要求教學(xué)秘書必須具有高度的責(zé)任感,對待各項工作必須兢兢業(yè)業(yè),認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)格遵守紀(jì)律。同時,教學(xué)秘書還是一個服務(wù)性的崗位,其工作對象是廣大的師生群體,因此在工作中教學(xué)秘書又要做到想師生之所想、急師生之所急。這種雙重性要求教學(xué)秘書在教學(xué)活動中既要嚴(yán)守紀(jì)律,又要甘當(dāng)配角;既要熱愛工作、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真,又要富有主動精神和責(zé)任感。

        2.全面的知識儲備及良好的組織管理能力

        教學(xué)秘書日常接觸的教師通常具有較高的專業(yè)知識水平,這就要求教學(xué)秘書有較全面的知識儲備,必須對所在學(xué)院的專業(yè)知識有一定的了解,掌握專業(yè)課程的結(jié)構(gòu)體系、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等,以便協(xié)助處理教學(xué)中出現(xiàn)的問題。同時,教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者,是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶,具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。這就要求教學(xué)秘書必須具備一定的組織管理能力,不斷創(chuàng)新工作方法,夯實專業(yè)基礎(chǔ),提高其解決實際問題的能力。

        3.樹立自我學(xué)習(xí)意識,提升自身能力水平

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,信息化成為當(dāng)前高校建設(shè)的重點。智能化辦公系統(tǒng)的運用對當(dāng)前高校教學(xué)秘書提出了新的要求,教學(xué)秘書必須熟練運用辦公軟件,如Office 文字和OCR等數(shù)據(jù)處理軟件,同時還應(yīng)掌握復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、傳真機(jī)等工具的使用。此外,作為學(xué)院教學(xué)管理的一線工作人員,教學(xué)秘書需要撰寫各類公文。因此,教學(xué)秘書還應(yīng)培養(yǎng)自身良好的應(yīng)用文寫作、文字處理、會議組織能力。同時,教學(xué)秘書還要自覺加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí),如教育學(xué)、心理學(xué)、文秘處理、管理學(xué)等,并真正做到學(xué)以致用。

        二、高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

        教學(xué)是立校之本,教學(xué)工作是高校重中之重的工作。多數(shù)高校對教師隊伍建設(shè)和科研工作極為關(guān)注,但對教學(xué)管理工作卻較為忽視。長期以來,教學(xué)秘書工作存在的各種問題制約了教學(xué)秘書工作的積極性,很大程度上影響了高校教學(xué)管理的質(zhì)量。

        1.工作不受重視,隊伍流動性大

        隨著我國高等教育的不斷發(fā)展,作為高校教學(xué)工作的基層管理者,教學(xué)秘書的重要性日益凸顯。但一直以來,多數(shù)人對教學(xué)秘書的工作缺乏正確的認(rèn)識和評價,對其在教學(xué)管理中的作用缺乏客觀了解,認(rèn)為教學(xué)管理不需要專業(yè)的知識與技能,只要聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排就能勝任,工作簡單。由于缺乏深刻的認(rèn)識,許多高校在教學(xué)秘書人員的配置上存在很大的主觀性和隨意性,通常由其他部門人員或聘任專業(yè)不對口的人員擔(dān)任,限制了高校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)。

        2.工作量大、工作狀態(tài)緊張

        高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)工作最基層的組織管理單位,工作內(nèi)容繁雜、涉及面廣且極其重要,直接關(guān)系到整個教學(xué)活動的順利開展。從內(nèi)容上看,其工作內(nèi)容包括學(xué)生的學(xué)籍管理、教學(xué)運行、教學(xué)實踐、教學(xué)研究與改革等事務(wù)性工作。從領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)看,教學(xué)秘書受到學(xué)校教務(wù)處以及學(xué)院教學(xué)院長的雙重領(lǐng)導(dǎo),既要完成學(xué)校安排的教學(xué)任務(wù),又要聽從教學(xué)院長的安排。教學(xué)秘書面對的部門多、工作任務(wù)重且工作時效性強(qiáng),稍有差錯就會鑄成大錯。因此,教學(xué)秘書經(jīng)常處于緊張忙碌的工作狀態(tài)。

        3.職業(yè)晉升空間小

        目前,各高校關(guān)于教學(xué)秘書的評聘標(biāo)準(zhǔn)不一,沒有一個完善的考評體系。多數(shù)高校將教學(xué)秘書劃分到管理系列,與黨政機(jī)關(guān)人員一起參加評定,由于教學(xué)秘書工作很難看到工作成果,工作績效很難量化,因此,在職業(yè)發(fā)展上受到很大限制。也有部分高校將教學(xué)秘書納入科研系列,教學(xué)秘書由于工作量大的限制,難以全身心投入到科研工作中,因此也無法與科研人員和其他教師競爭。由此可見,由于評價指標(biāo)體系的不完善、不合理,使教學(xué)秘書在職稱晉升方面處于劣勢,這極大限制了教學(xué)秘書工作的積極性。

        三、改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

        基于以上問題,本文認(rèn)為,隨著高校教學(xué)管理工作的逐步深化,高校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)也需與時俱進(jìn),具體有以下建議:

        1.加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè),更新發(fā)展理念

        高校必須明確只有在思想上高度重視,才能在工作上精準(zhǔn)有力。因此,改善高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的首要任務(wù)是在思想上發(fā)力,理清教學(xué)工作的重點,不斷提升思想境界,更新發(fā)展理念。在新形勢下,高校管理者應(yīng)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念,改變長期以來對教學(xué)秘書“重使用、輕培養(yǎng)”的錯誤意識。全面加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)秘書隊伍建設(shè),一方面,既要繼承和發(fā)展高校在長期實踐中形成的成功方法,又要不斷創(chuàng)新和豐富高校在教學(xué)秘書隊伍培養(yǎng)上有效管用的新方法,不斷增強(qiáng)高校工作的生機(jī)活力。另一方面,要從教學(xué)秘書的切身利益出發(fā),在擇優(yōu)錄取、專業(yè)培養(yǎng)、收入分配、職稱評定等方面制定相關(guān)政策,真正做到把人才引進(jìn)來、留下來,確保教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

        2.完善教學(xué)秘書評價考核體系,促進(jìn)教學(xué)工作良性發(fā)展

        當(dāng)前,大多數(shù)高校教學(xué)秘書并沒有一個完善合理的考核體系,僅僅是一種合格評價。這種考核方式嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書工作的積極性,長此以往,造成教學(xué)秘書工作懈怠。因此,高校急需改善當(dāng)前不合理的考核評級指標(biāo)體系,制定更為完善合理的體系。第一,要實行崗位責(zé)任聘任制,明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé),避免出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況,確保教學(xué)秘書有較為充足的時間進(jìn)行教學(xué)管理和科研工作。第二,要建立健全評價考核體系,對教學(xué)秘書的各項工作進(jìn)行量化分析,制定獎懲機(jī)制,將考核結(jié)果與獎金、職稱評定等掛鉤。

        3.完善教學(xué)秘書培養(yǎng)體系,提高教學(xué)秘書專業(yè)水平

        隨著高校教學(xué)管理理念和模式的不斷更新,對教學(xué)秘書的專業(yè)化水平、職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。高校要探索建立完善合理的教學(xué)秘書培養(yǎng)體系,深入實施崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、專題培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修等多方式、多途徑、多手段的培養(yǎng)模式。要有計劃地加強(qiáng)各院系教學(xué)秘書管理工作方面的交流,借鑒其他高校成功的教學(xué)管理模式,取長補短,促進(jìn)教學(xué)管理改革的不斷深化。同時,教學(xué)秘書自身也要通過主動學(xué)習(xí)加強(qiáng)專業(yè)知識和能力的培養(yǎng),不斷結(jié)合自身發(fā)展方向更新和完善專業(yè)知識體系,適應(yīng)高校教學(xué)管理發(fā)展的需要。

        參考文獻(xiàn):

        [1]葉厚慶.關(guān)于提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討[J].黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2016(1):124-126.

        [2]屈 波,劉 拓.創(chuàng)新教學(xué)管理 提高人才培養(yǎng)質(zhì)量[J].中國高等教育,2011(8).

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