熊英

摘 要：高校學(xué)生檔案是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究的重要組成部分，極具保存價(jià)值和參考性，是教學(xué)評(píng)估的重要內(nèi)容之一。但目前高校學(xué)生檔案管理還存在著一些問(wèn)題，因此，我們要提出切實(shí)可行的解決措施，做好高校學(xué)生檔案管理工作，以便于更好地服務(wù)于教學(xué)和科研活動(dòng)。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理

學(xué)生檔案管理除了包括學(xué)生資料的記錄、整理和歸檔之外，在必要的時(shí)候還要為相關(guān)人員提供查閱和轉(zhuǎn)遞工作，因此工作過(guò)程中必須應(yīng)對(duì)來(lái)自自然、物理以及人為方面的損壞風(fēng)險(xiǎn)。就目前我國(guó)高校學(xué)生檔案的管理工作而言，由于思想上的重視程度不高、檔案工作中的規(guī)范性不強(qiáng)，因此存在著許多不足，甚至出現(xiàn)了檔案損毀、遺失等嚴(yán)重問(wèn)題。

一、高校學(xué)生檔案管理的必要性

早在2008年9月，我國(guó)教育部和國(guó)家檔案局就聯(lián)合發(fā)布了最新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在我國(guó)檔案發(fā)展歷史上，首次明確了“學(xué)生類(lèi)檔案”這一概念，這表示學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校檔案管理的重要組成部分。將學(xué)生類(lèi)檔案提煉出來(lái)，單獨(dú)成類(lèi)，體現(xiàn)了我國(guó)教育“以人為本”的思想與理念，將學(xué)生檔案管理的重要性擺在了高校建設(shè)的突出地位。

二、高校學(xué)生檔案管理的主要內(nèi)容

最新高等學(xué)校學(xué)生檔案管理方法明確規(guī)定學(xué)生類(lèi)檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。多數(shù)高校規(guī)定歸檔學(xué)生檔案主要包括高考材料、入學(xué)通知書(shū)及準(zhǔn)考證、入學(xué)登記表、軍訓(xùn)鑒定表、在校期間獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報(bào)到證等。

三、目前高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1. 檔案收集工作不規(guī)范

高校學(xué)生檔案的收集工作具有很強(qiáng)的隨意性，一般都是由各個(gè)學(xué)院分別進(jìn)行，然后再統(tǒng)一交由學(xué)生檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。由于學(xué)院內(nèi)的檔案收集人員往往不具備檔案收集的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于檔案資料重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠，在工作過(guò)程中不夠細(xì)致，導(dǎo)致學(xué)生檔案整理過(guò)程不規(guī)范，比如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、有錯(cuò)別字、材料缺失等。

2. 檔案管理制度不健全

由于高校內(nèi)缺乏對(duì)于檔案管理工作的完善機(jī)制和健全制度，檔案工作規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外，很多高校對(duì)于檔案的分類(lèi)把握不準(zhǔn)，檔案隨意放置，給后續(xù)查找和利用帶來(lái)了極大的不便，再加上檔案管理硬件設(shè)施不完善，使得檔案霉變、損毀、丟失等問(wèn)題經(jīng)常出現(xiàn)。

3. 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞管理不完善

與過(guò)去學(xué)校與就業(yè)單位直接聯(lián)系進(jìn)行檔案移交的工作相比，現(xiàn)如今自主擇業(yè)的就業(yè)形勢(shì)，給檔案的安全保管帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)生畢業(yè)之后，部分學(xué)生檔案進(jìn)入人才市場(chǎng)、人才交流中心等地方保管，煩瑣的移交手續(xù)，往往帶來(lái)檔案的遺失、損毀等問(wèn)題；有些學(xué)生檔案交付到學(xué)生自己手中，遲遲不能上交專(zhuān)業(yè)的檔案保管部門(mén)，極大地影響了檔案的保密性和安全性。

四、對(duì)高校學(xué)生檔案管理的建議

1. 培養(yǎng)檔案管理的新理念

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，必須要求檔案管理者更新觀(guān)念，要從沿襲下來(lái)的舊觀(guān)念、舊模式中解脫出來(lái)，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐和檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)今檔案管理工作的新規(guī)律與新特點(diǎn)，挖掘?qū)W生檔案的潛在利用價(jià)值，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)信息化的檔案管理工作能力，提升工作效率和檔案管理的時(shí)效性、實(shí)用性和服務(wù)性。

2. 加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案材料的收集

做好平時(shí)收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確學(xué)生類(lèi)檔案收集范圍，做好各部門(mén)收集協(xié)調(diào)工作。在學(xué)生檔案管理過(guò)程當(dāng)中，要明確責(zé)任，指定專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)和管理人員，增強(qiáng)檔案管理工作的秩序性，進(jìn)一步規(guī)范檔案收集格式，確立檔案中的紙張、字跡、整理順序的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證學(xué)生檔案收集、整理中的一致性。

五、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)今檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，以新的工作思路和方法來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)，加快檔案管理的信息化建設(shè)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提高。

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