盧文靜

摘 要：管理信息化對(duì)高校優(yōu)化資源共享、簡(jiǎn)化辦事流程、改進(jìn)工作方式、提高管理效率、促進(jìn)決策合理化、節(jié)約人力物力時(shí)間成本等方面都有重要意義，遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校由于辦學(xué)模式和教學(xué)模式的特殊性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理信息化水平顯得尤為重要。本文以國(guó)家開(kāi)放大學(xué)為例，調(diào)研了40所分部（省級(jí)廣播電視大學(xué)），遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校管理信息化工作現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出了新時(shí)代下推進(jìn)管理信息化工作的建議和反思。

關(guān)鍵詞：國(guó)家開(kāi)放大學(xué) 管理信息化 協(xié)同辦公

一、概述

高校管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)建設(shè)工程，需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)和支撐。一般而言，高校管理信息化經(jīng)歷了1.業(yè)務(wù)信息化階段，即各個(gè)管理部門分別牽頭建設(shè)信息系統(tǒng)，并保有各有獨(dú)立的身份識(shí)別、業(yè)務(wù)流程及技術(shù)架構(gòu)。2.數(shù)據(jù)整合階段，即選擇一個(gè)公共信息服務(wù)平臺(tái)，將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的信息化服務(wù)窗口，為全體教職工提供唯一的賬號(hào)來(lái)使用各個(gè)管理信息系統(tǒng)。3.云服務(wù)階段，即逐步將基礎(chǔ)設(shè)施及軟件轉(zhuǎn)移至云端，使學(xué)校從繁重的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及軟件開(kāi)發(fā)中抽身，集中精力開(kāi)展運(yùn)維與服務(wù)工作。

遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校在辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次、辦學(xué)業(yè)務(wù)方面相對(duì)多元和復(fù)雜，管理信息化工作尤為重要。隨著信息技術(shù)的日新月異，遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校內(nèi)部各部門間辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)聯(lián)系更加緊密，業(yè)務(wù)銜接、協(xié)同處理、數(shù)據(jù)交換和共享需求不斷增多，內(nèi)部管理信息化問(wèn)題也同時(shí)越來(lái)越明顯。如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和管理，簡(jiǎn)化辦事流程，改進(jìn)工作方式，提高管理工作效率、決策水平和調(diào)控能力，節(jié)約人力、物力、時(shí)間等成本，多終端、人性化、便捷地提供打破部門分隔限制的規(guī)范、透明的管理和服務(wù)成為迫切需求。

二、遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院?？傮w情況分析

遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校先后建立了人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)、電子辦公系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本保障了各塊業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，各業(yè)務(wù)部門初步實(shí)現(xiàn)了本部門業(yè)務(wù)的信息化管理。總體來(lái)看，目前管理信息化存在的問(wèn)題是：

1.各業(yè)務(wù)部門信息化系統(tǒng)各自獨(dú)立，造成系統(tǒng)之間缺乏協(xié)同，不能或者難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，存在“信息孤島”隱患。

2.部分系統(tǒng)易用性、適用性不強(qiáng)，影響了用戶的使用積極性。

3.部分應(yīng)用系統(tǒng)重管理輕服務(wù)，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)效果差，學(xué)校人、財(cái)、物、科研等信息分散于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本沒(méi)有數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)和挖掘。針對(duì)普通教職工，沒(méi)有數(shù)據(jù)查詢，針對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有統(tǒng)計(jì)分析。

4.對(duì)歷史數(shù)據(jù)的收集、整理和保存工作做得不夠，無(wú)法指導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的決策。

三、國(guó)家開(kāi)放大學(xué)辦學(xué)體系現(xiàn)狀和問(wèn)題

本文以國(guó)家開(kāi)放大學(xué)為例進(jìn)行了研究和分析。國(guó)家開(kāi)放大學(xué)是由總部、分部、地方學(xué)院、學(xué)習(xí)中心和行業(yè)、企業(yè)學(xué)院共同組成完整的教學(xué)和管理體系，作者對(duì)國(guó)家開(kāi)放大學(xué)40所分部（省級(jí)廣播電視大學(xué)）進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，總體而言：國(guó)家開(kāi)放大學(xué)全國(guó)辦學(xué)體系內(nèi)絕大多數(shù)分部（84.44%）都建立了自己的管理信息化門戶；多數(shù)分部（66.67%）實(shí)現(xiàn)了公文無(wú)紙化流轉(zhuǎn)；部分分部（42.22%）實(shí)現(xiàn)了部門間業(yè)務(wù)依托管理信息化平臺(tái)的流轉(zhuǎn)；少數(shù)分部（26.67%）實(shí)現(xiàn)了電腦、平板、手機(jī)等多終端辦公；多數(shù)分部（71.12%）都未實(shí)現(xiàn)人、財(cái) 、物、科研等信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)用和集成。由此可見(jiàn)，開(kāi)放大學(xué)辦學(xué)體系普遍處于業(yè)務(wù)信息化階段，普遍未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和調(diào)用，管理信息化水平有不少需要提升的空間。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各分部在推進(jìn)管理信息化過(guò)程中遇到的主要問(wèn)題是：信息孤島；跨部門優(yōu)化調(diào)整業(yè)務(wù)流程；校內(nèi)業(yè)務(wù)流程規(guī)范不清；教職工應(yīng)用意識(shí)不強(qiáng)；思想認(rèn)識(shí)有待進(jìn)一步提升；信息化隊(duì)伍建設(shè)支撐不夠。從各分部對(duì)推進(jìn)管理信息化遇到的問(wèn)題來(lái)看，盡管平臺(tái)操作、數(shù)據(jù)整合和技術(shù)實(shí)現(xiàn)非常關(guān)鍵，但是業(yè)務(wù)的規(guī)范和流程的標(biāo)準(zhǔn)則是推進(jìn)管理信息化最需要克服的困難。

各分部在推進(jìn)管理信息化方面的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)是：首先要重視業(yè)務(wù)的規(guī)范化，明確業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)；其次是需要領(lǐng)導(dǎo)垂范，帶頭使用；最后需要大膽嘗試積極推進(jìn)，提高教職工應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

四、結(jié)論與建議

通過(guò)對(duì)遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校管理信息化現(xiàn)狀與問(wèn)題的分析，形成了以下推進(jìn)管理信息化工作的建議：

1.更新觀念，提高對(duì)管理信息化的認(rèn)識(shí)。遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)與教育的深度融合，更應(yīng)該走在新時(shí)代的前沿，優(yōu)化資源共享、促進(jìn)決策合理化、提高管理效能、促進(jìn)管理人員知識(shí)更新，管理信息化需要得到更多的關(guān)注和重視。遠(yuǎn)程高等繼續(xù)教育院校由于辦學(xué)規(guī)模大、多層級(jí)多，多業(yè)務(wù)部門協(xié)同和教育教學(xué)改革的迫切要求，對(duì)管理信息化工作顯得尤為依賴。

2.做好管理信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃。為不斷提升管理手段、創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)管理精細(xì)化、決策分析科學(xué)化，在管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中必須統(tǒng)籌全局發(fā)展策略，加強(qiáng)各部門的協(xié)同合作，做好各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，做好信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換設(shè)計(jì)。

3.規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升管理水平。管理信息化絕不僅僅是業(yè)務(wù)途徑由線下轉(zhuǎn)為線上，也不是對(duì)舊流程的修修補(bǔ)補(bǔ)，而是充分發(fā)揮信息技術(shù)在溝通、協(xié)同等方面的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)流程再造，破舊立新，跳出原思維模式，對(duì)過(guò)程進(jìn)行根本的改造，簡(jiǎn)化原來(lái)需要?dú)v經(jīng)多個(gè)部門的復(fù)雜業(yè)務(wù)流程，消除由此產(chǎn)生的延遲、人為失誤等問(wèn)題，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)的規(guī)范、提升管理水平。

4.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高教職工信息素養(yǎng)。教職工是學(xué)校管理信息化建設(shè)的最大受益者，但與此同時(shí)，管理信息化的推進(jìn)也對(duì)教職工提出了新要求。因此要加強(qiáng)教職工的信息技能和信息素養(yǎng)培訓(xùn)，對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行全面培訓(xùn)，使教師逐步習(xí)慣管理信息系統(tǒng)，使其在熟悉基本流程的基礎(chǔ)上強(qiáng)化信息化管理和協(xié)同能力。