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        信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理初探

        2018-07-09 09:47:18何榮生
        卷宗 2018年17期
        關(guān)鍵詞:高校管理

        何榮生

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升,信息化技術(shù)手段被廣泛的應(yīng)用到檔案管理上,在提高檔案管理的效率性上起到了很大的促進作用。對此,本文結(jié)合計算機信息技術(shù)手段,以高效離退休檔案管理為例,系統(tǒng)的分析信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理的方式方法。

        關(guān)鍵詞:信息化環(huán)境;高校;離退休檔案;管理

        我國已經(jīng)快速邁進人口老齡化時代。對于高校而言,離退休人員規(guī)模也正在不斷擴大,隨之而來給離退休工作檔案管理工作增加了難度,傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露了其不足之處。所以,在信息化環(huán)境背景下,結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代目前人工繁瑣的操作,實現(xiàn)校園離退休職工信息的數(shù)字化管理成為了目前檔案管理改革的必然趨勢。對此,本文筆者通過多年的檔案管理工作經(jīng)驗,對信息化環(huán)境下高校離退休檔案管理的方式方法有如下見解。

        1 改進檔案管理體制,健全檔案管理制度

        高校管理層要積極面對高校離退休人員增多的形勢,改變傳統(tǒng)落后的檔案管理方式,首先要從改進檔案管理體制著手,加快高校檔案管理的信息化建設(shè),提高整體離退休檔案信息服務(wù)水平,在檔案管理方面要遵循國家對檔案管理的各項制度,圍繞《高等學(xué)校檔案實體分類法與檔案工作規(guī)范》、《普通高校檔案管理辦法》等要求,制定統(tǒng)一的信息化技術(shù)應(yīng)用標準,讓高校離退休檔案信息更加規(guī)范化和一體化。其次,高校管理層還要健全管理制度,要認清離退休人員的人力資源優(yōu)勢,他們具備較高的政治資本、知識資本和社會活動資本,必須要加強對這類群體的檔案管理認識,是檔案管理工作有章可循、有法可依。

        2 構(gòu)建離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫

        高校檔案管理者需要收集離退休人員的基礎(chǔ)信息,如工作期間的任免、獎勵、職稱評聘、工資、學(xué)歷、業(yè)績、科研及崗位變動等,還有一些綜合信息內(nèi)容,如退休時的歸屬單位、家庭住址、家屬聯(lián)系方式、健康體檢資料、基礎(chǔ)社會關(guān)系等檔案資料。建立檔案信息管理數(shù)據(jù)庫,更加方便進行數(shù)據(jù)獲取和共享。隨著高校離退休人員隊伍的不斷壯大,對離退休人員的管理問題也日益突顯出來,社會化管理必然會成為一種新的發(fā)展趨勢,而檔案管理是社會管理的基礎(chǔ)。所以,構(gòu)建離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫,改善了傳統(tǒng)離退休人員檔案資料零散現(xiàn)象,如部分在原單位,部分在社區(qū),可以方便高校檔案管理人員展開工作,推進離退休人員檔案社會管理的進程。

        3 提高檔案信息檢索的便捷性

        高校離退休檔案管理信息化需要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,通過計算機軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)對離退休檔案信息的在線檢索和查詢,突破了檔案檢索的時間和空間的限制,給檔案管理人員帶來了更多的便捷性。檔案管理人員只需要利用模糊查詢、分類查詢和組合查詢等方式,就可以對離退休人員個人信息進行檢索,大大的提高了檢索的工作效率。這種信息化檢索方式還避免了出現(xiàn)人為失誤的現(xiàn)象,比的檔案信息查閱更為省事省力。

        4 加強高校離退休檔案管理的安全防護措施

        在高校離退休檔案管理信息化建設(shè)中,網(wǎng)絡(luò)能夠為檔案管理提供各種服務(wù)工作,但是由于受到各種不良因素的影響,高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜,存在著很多的潛在威脅,必然會對高校離退休檔案管理信息化建設(shè)帶來一些網(wǎng)絡(luò)安全方面的不利影響。所以,高校必須要加強高校離退休檔案管理的安全防護措施,安裝防火墻、殺毒軟件、設(shè)置密鑰等等,訪問者必須要通過密碼才能進入離退休檔案管理系統(tǒng),一旦非法者出現(xiàn)入侵情況,防火墻將自動隔離,給出警報提示,給高校離退休檔案管理提升了有利的安全保護能力。

        5 引進高素質(zhì)人才,加強員工培訓(xùn)工作

        高校離退休人力資源檔案管理工作是一個較為專業(yè)、系統(tǒng)的工作,要求高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)必須要具備檔案管理知識基礎(chǔ),懂得離退休管理及人力資源開發(fā)等方面的知識。所以,必須要構(gòu)建高校檔案管理人才隊伍。一方面,引進高素質(zhì)人才,通過從高校招聘檔案管理的專門人才,提高高校檔案管理人才隊伍的專業(yè)水平;另一方面,還要與時俱進提高自身對計算機信息技術(shù)方面的學(xué)學(xué)習(xí),定期給予人員的信息化培訓(xùn),從而加快檔案管理的信息化建設(shè)。

        6 結(jié)語

        高校離退休檔案管理利用信息化的科學(xué)技術(shù)手段,構(gòu)建離退休人員的檔案系統(tǒng),可以更好地維護離退休的合法權(quán)益,有效的落實離退休干部的政治待遇、生活待遇,促進社會和諧建設(shè),還可以提高高校檔案管理效率,利用計算機就可以對高校離退休人員的信息資料進行收集、處理,可以做到隨時查詢、隨時修改,逐步實現(xiàn)了高校離退休人員檔案資源管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,有效的提高了高校離退休檔案的管理水平。

        參考文獻:

        [1]劉曉梅;;企業(yè)離退休人員檔案管理和服務(wù)的思考[J];群文天地;2012年08期

        [2]陳濱;;如何做好退休人員檔案的管理[J];黑龍江檔案;2014年04期

        [3]段紅;;社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案工作探析[J];經(jīng)營管理者;2014年35期

        [4]王存喜;楊玉楓;;談高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)[J];華北科技學(xué)院學(xué)報;2014年11期

        [5]申寧寧;;當(dāng)前電子檔案管理的問題及對策探析[J];經(jīng)營管理者;2014年25期

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