孫景銘

摘 要：在當(dāng)前的新形勢下，規(guī)范化，高效化成為了檔案管理工作新的發(fā)展方向。這就需要醫(yī)院單位的各個部門都對檔案管理工作有一個新的、更高的認識。然而在當(dāng)前的一些醫(yī)院單位的檔案管理工作中，還存在一些不適合新形勢的問題。本文通過對這些問題的總結(jié)分析，提出一些有關(guān)促進新形勢下檔案管理工作的策略，供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問題；改進

檔案管理作為醫(yī)院單位的重要工作內(nèi)容之一，其管理的規(guī)范化程度很大程度上代表了醫(yī)院單位整體的規(guī)范化程度。在當(dāng)前新形勢的大背景下，檔案管理工作也面臨著一些需要轉(zhuǎn)型或改進的問題，只有妥善解決這些問題，檔案管理工作才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1 新醫(yī)改實施后醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問題

新醫(yī)改是國家的一項重要政策，其主要的目的就是更好的為人民服務(wù)。而檔案管理作為醫(yī)院中的一項重要工作，其自身的建設(shè)也是非常重要的。但是想要更好的進行檔案管理工作的改革，還是先要知道其主要的問題出現(xiàn)在什么地方。

1.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作作為醫(yī)院日常工作的一個重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、員工應(yīng)對其有足夠的重視。然而在當(dāng)前的很多醫(yī)院單位對檔案管理工作漠不關(guān)心，檔案部門的從業(yè)者專業(yè)素養(yǎng)也難以達到工作要求。主要有以下幾個表現(xiàn)，首先，人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，將檔案管理工作當(dāng)做十分悠閑的工作，工作態(tài)度散漫，積極性不高。其次，人員專業(yè)性不強，人員上崗前沒有接受相關(guān)管理方法的培訓(xùn)，造成檔案分類、標(biāo)號、存放等工作管理混亂，給檔案的檢索與調(diào)用帶來極大麻煩。最后，有些管理人員甚至不知曉檔案調(diào)用相關(guān)手續(xù)及辦事流程，造成檔案外泄等工作事故，給相關(guān)工作人員的個人信息安全帶來極大危害。

1.2 檔案管理規(guī)章制度不夠健全

要做好檔案管理工作，一套行之有效的規(guī)章制度是不可缺少的。但在當(dāng)前的很多醫(yī)院單位中，相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)工作還有待加強。主要體現(xiàn)在：首先，缺乏管理方案，沒有形成一套有效的檔案接納、存放、調(diào)用的管理方法。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視度不高，沒有責(zé)成相關(guān)部門制定規(guī)章制度，導(dǎo)致管理人員盲目地進行相關(guān)工作，既加重了管理人員的工作負擔(dān)，也對檔案調(diào)用工作產(chǎn)生不利影響。最后，還有些醫(yī)院單位不設(shè)置專人管理檔案，導(dǎo)致檔案工作混亂，影響了醫(yī)院正常工作的進行。

1.3 檔案管理設(shè)備落后

隨著人類進入21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)已經(jīng)廣發(fā)應(yīng)用于各行各業(yè)。但在檔案管理方面，很多醫(yī)院沒有及時引入信息化管理，給檔案的整理、存檔、查詢帶來很大麻煩，增加了檔案管理人員的工作負擔(dān)。有些單位雖然在工作中引入互聯(lián)網(wǎng)進行管理，但沒有對檔案管理平臺及時更新，極大影響了檔案資料的及時收集與整理，降低了工作效率。

1.4 醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工信息管理模式，對新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對檔案信息化管理重視度不高，對這方面的資金投入少之又少，最終產(chǎn)生的后果就是醫(yī)院因為運轉(zhuǎn)資金不足，而無法購買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計算機系統(tǒng)進行檔案信息化管理，使信息管理效率低下、管理質(zhì)量無法媲美發(fā)達國家。甚至有些經(jīng)濟條件相對落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)信息管理方式，無法保障信息管理的準(zhǔn)確度。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進與完善思路

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院更應(yīng)該加大檔案管理的執(zhí)行力度，增加檔案管理的資金投入，重視管理人才的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，建立健全檔案管理制度，做好檔案安全管理工作，并充分發(fā)揮現(xiàn)代先進管理手段的優(yōu)勢，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，進而促使醫(yī)院檔案管理工作走向規(guī)范化、高效化的道路。

2.1 加強檔案管理人員素質(zhì)

新形勢下，檔案管理工作需要有更高的工作要求，這就使得醫(yī)院有必要組建一支優(yōu)秀的檔案管理團隊，并具備一定的檔案管理工作從業(yè)經(jīng)驗，這樣才能更好地處理好檔案管理的日常工作，并及時的解決一些工作中突發(fā)的狀況，避免工作事故及醫(yī)院單位的財產(chǎn)損失。要想做到這些，首先需要醫(yī)院在招聘相關(guān)崗位人員時要認真篩選，適當(dāng)選擇一些有相關(guān)工作經(jīng)驗的人員來從事該崗位，入職后，由其他工作經(jīng)驗較多的管理人員指導(dǎo)新員工開展工作，采用“師帶徒”的模式，培養(yǎng)崗位梯隊，建立區(qū)分年齡層次的管理人員梯隊。其次，還應(yīng)定期組織檔案管理人員進行工作內(nèi)容培訓(xùn)，采用優(yōu)秀員工介紹經(jīng)驗或外聘行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀管理人員進行講座等方式，將行業(yè)內(nèi)先進的工作經(jīng)驗及公司發(fā)展的變化等信息及時傳遞給檔案管理人員，保證管理方法的及時更新，確保檔案管理工作的有序進行。

2.2 健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的順利進行，一套完善的檔案管理工作規(guī)章制度必不可少。這首先需要醫(yī)院單位領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作足夠的重視，要親自指導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，并監(jiān)督其有效地在工作中予以實施。同時，在制定相關(guān)規(guī)章制度時，要充分考慮其實際性，科學(xué)性，確保其符合檔案管理工作的日常工作內(nèi)容，能夠真正應(yīng)用到工作中去，并對提高工作效率，簡化辦事流程起到積極作用，避免出現(xiàn)一紙空文的情況。此外，還要根據(jù)社會發(fā)展趨勢及檔案管理的最新理念方法及時對規(guī)章制度進行修改，使規(guī)章制度更好的符合工作要求。

2.3 加強檔案管理信息化建設(shè)

為了給社會上檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發(fā)揮出登記檔案的使用價值，應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的電子管理檔案，通過掃面，將所有的醫(yī)院的登記檔案輸入到計算機中，為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

在傳統(tǒng)的檔案管理手段中，每一個工作流程都需要由工作人員人工完成，工作繁瑣復(fù)雜，工作效率較低，出現(xiàn)一些失誤的幾率也很高，這些不利的因素決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今的工作要求，檔案管理信息化才是在新形勢下檔案管理發(fā)展的趨勢。做好檔案管理信息化建設(shè)，首先，需要建立好一個科學(xué)、有效、實用的檔案管理平臺，確保信息化的檔案依舊能起到原有功能，并做好平臺安全建設(shè)，防止因檔案信息外泄給員工及公司帶來損失。同時，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們了解并掌握相關(guān)平臺的使用方法，并應(yīng)用于各個工作流程中，確保平臺能真正在日常工作中起到提高工作效率，減少辦事流程的作用。能夠讓信息化建設(shè)在檔案管理工作中發(fā)揮較大的作用。

2.4 加強檔案管理中約束的雙向性建設(shè)

檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內(nèi)容，又能有效的約束領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為。作為醫(yī)院主體成員，職工應(yīng)當(dāng)是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執(zhí)行者，但是醫(yī)院中，領(lǐng)導(dǎo)具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執(zhí)行效果。因此，檔案的管理制度應(yīng)時刻堅持雙向性約束。

3 結(jié)束語

綜上所述，作為醫(yī)院單位基本的工作內(nèi)容之一，檔案管理工作的規(guī)范化不僅對醫(yī)院的健平穩(wěn)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，也對整體經(jīng)濟環(huán)境的向好起到積極作用。檔案管理從業(yè)者應(yīng)該認識到檔案管理規(guī)范化的重要性，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)簡化工作內(nèi)容，相關(guān)部門也應(yīng)該及時制定相關(guān)規(guī)章制度，推動檔案管理工作在新形勢下迎來嶄新的發(fā)展。

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