劉淑奕

摘 要：人事檔案管理機(jī)構(gòu)為單位管理模式變化和功能的變化，因此，傳統(tǒng)的檔案管理和新建立的管理模式之間不可避免的損失，因此必須逐步完善檔案管理，以適應(yīng)市場(chǎng)化的社會(huì)需求，并提高其管理效率和效果。加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，構(gòu)建和諧社會(huì)，使人員檔案的真實(shí)性、社會(huì)功能的不斷增強(qiáng)、電子與證書的相互兼容，是對(duì)人員檔案使用的科學(xué)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)有的困難；社會(huì)化的改進(jìn)

文章編號(hào)：1004-7026（2018）12-0118-01 中國(guó)圖書分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 公共機(jī)構(gòu)人事檔案的創(chuàng)新管理模式。

1.1 將分散多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理

一直以來，分散多頭的人事檔案管理存在著諸多弊端，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的改革。一是改變各級(jí)管理人事檔案的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，相對(duì)集中，既節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止互相推卸責(zé)任，各單位、部門之間和有助于提高使用效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理。要建立和干部能夠在用人制度、合同制度、人事代理制度、人事政策等現(xiàn)代人事政策的干部制度、糊涂制度、人事檔案管理制度下，而不僅僅是干部檔案管理制度。三是由于現(xiàn)有的人事檔案管理是我國(guó)獨(dú)立的文件系統(tǒng)，但它是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，檔案管理人員應(yīng)在我國(guó)真正的進(jìn)入檔案系統(tǒng)，接受國(guó)家檔案行政管理部門的宏觀指導(dǎo)。雖然人事檔案等檔案有其特殊性，但畢竟屬于檔案類、檔案類共有的，因此，國(guó)家檔案政策法規(guī)對(duì)人事檔案管理也有一定的指導(dǎo)作用。

1.2 建立社會(huì)開放管理模式

隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，對(duì)人事檔案管理提出了新的要求。改革舊的管理體制勢(shì)在必行。人事檔案開放的社會(huì)管理模式，包括人事，人事檔案，檔案托管，人才交流中心和其他社會(huì)第三方及相關(guān)人事代理制度的戶籍制度，所有鏈接實(shí)質(zhì)上是人事檔案工作，檔案轉(zhuǎn)移到第三方組織的單位，其目的是實(shí)現(xiàn)人事檔案的人員機(jī)構(gòu)和公共管理。

2 改革、完善人事檔案管理的相關(guān)制度

2.1 提高從事檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)

為提升工作人員相關(guān)的工作意識(shí)，事業(yè)單位可以為員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，采用培訓(xùn)的方式提升工作人的意識(shí)，使工作人員對(duì)檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感，使工作人員形成積極的工作態(tài)度。此外，事業(yè)單位要向檔案管理工作人員進(jìn)行普及和宣傳國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，使工作人員對(duì)此有明確的認(rèn)識(shí)，并根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理。經(jīng)常交流，保持良好的員工思想傾向，大力推進(jìn)思想建設(shè)不放松，不松懈，加強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)員工對(duì)檔案管理的重視。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)人事檔案管理人才

首先，有必要選擇風(fēng)格良好、責(zé)任心強(qiáng)的員工作為專業(yè)的人事檔案管理人員。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)、政策和保密工作。良好、體面的工作作風(fēng)，能使員工恪守保密原則，并已頒布國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定，嚴(yán)格控制資料的真?zhèn)位蛘鎮(zhèn)?，防止虛假信息出現(xiàn)在員工的個(gè)人檔案中，通過培養(yǎng)員工對(duì)工作的責(zé)任感，來提升檔案管理人員對(duì)工作的服務(wù)意識(shí)。第二，提升檔案管理人員開展工作的積極性，從而提升工作人員對(duì)工作的耐心和細(xì)心。在事業(yè)單位開展人事檔案管理工作，工作人員不僅要管理相關(guān)的檔案，還要將積累的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)驗(yàn)及工作中應(yīng)該注意問題進(jìn)行記錄，完善檔案信息，提升檔案信息管理的工作價(jià)值。第三，對(duì)人事檔案管理工作人員開展培訓(xùn)工作，隨著我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理模式也逐漸發(fā)展改變，由傳統(tǒng)的紙筆記錄方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在信息的管理模式。

2.3 信息化人事檔案管理方法

在事業(yè)單位采用信息化人事檔案的方法如下：首先，在單位內(nèi)部，對(duì)工作人員的已知的個(gè)人信息采用復(fù)制粘貼的方式，通過掃描打印信息和上傳圖片管理系統(tǒng)，員工可以盈余信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將員工的個(gè)人信息以電子信息的方式呈現(xiàn)出來，這樣一來既方便檔案管理人員的查詢，又能夠?qū)T工信息進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充。其次，確保檔案信息的安全性，對(duì)于事業(yè)單位中的保密信息是不可以直接輸入在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的，這樣不利于保護(hù)信息的安全。檔案管理人員可以對(duì)人事檔案設(shè)置查看權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的工作人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，工作人員可以通過自己的工作權(quán)限看到不同級(jí)別的員工信息，利用這樣的方式提升檔案信息的安全性和保密性。第三，在事業(yè)單位中，有部分信息是可以公開的，員工或是其他人都能看到的信息，檔案管理工作人員可以將這類信息發(fā)布到單位的網(wǎng)站上，這樣的方式，員工查找起來會(huì)非常的方便，使信息得到共享，促進(jìn)人才交流。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙澤芳.試論人事檔案管理模式的變革[J].辦公司業(yè)務(wù)，2011（03）.