劉淑奕

摘 要：人事檔案是根據(jù)國家相關(guān)的政策、政府組織、人事部門在個人經(jīng)歷中形成的，形成于政治思想道德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作績效、工作績效、薪酬等文件的內(nèi)容。人事檔案是個人社會簡歷信息的載體，為國家和單位準(zhǔn)確掌握人力資源提供重要參考。人事檔案管理作為一項綜合性復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須采取合理、完善的管理方法，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：人事檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；科學(xué)；實現(xiàn)

文章編號：1004-7026（2018）12-0125-01 中國圖書分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 檔案的科學(xué)管理

加強(qiáng)對檔案管理工作人員的領(lǐng)導(dǎo)，改革和完善管理機(jī)制。引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識檔案管理工作，將其作為基礎(chǔ)性的工作，在日常的會議中體現(xiàn)出來，并且對此進(jìn)行定期的分析研究，對這項工作的開展進(jìn)行定期的檢查和監(jiān)督。

成立“領(lǐng)導(dǎo)”為檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長，形成主要領(lǐng)導(dǎo)整體責(zé)任，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本人對具體管材、檔案管理、各部門網(wǎng)絡(luò)管理的努力。采取制度約束和監(jiān)督整改和責(zé)任的結(jié)合，加強(qiáng)檔案監(jiān)督機(jī)制，不規(guī)則的工地管理的基層單位，每月安排全面總結(jié)和報告回到城市局（公司）本金，提高檔案管理系統(tǒng)的整體水平提高到一個新的水平。

加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量。首先，選擇文件管理人員。選擇熱愛檔案管理工作的人員來擔(dān)任檔案管理的工作，在工作崗位上從分調(diào)動他們的工作熱情和積極性。在調(diào)整后，應(yīng)該考慮到維護(hù)文件管理的穩(wěn)定對一個團(tuán)隊的重要性，以此確保團(tuán)隊管理文件的專業(yè)性。其次，加強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理的穩(wěn)定性，可以定期為工作人員開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，通過交流學(xué)習(xí)、從中積累經(jīng)驗，引導(dǎo)每個檔案管理人員都能夠掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識，對檔案管理有一個全面的了解，確保在管理的過程中能夠控制檔案系統(tǒng)的流程，開發(fā)和建設(shè)一個了解檔案、嚴(yán)格紀(jì)律性、有良好風(fēng)格的檔案管理人員。

規(guī)范檔案管理，提升檔案管理的工作質(zhì)量。第一，對材料的收集進(jìn)行規(guī)范，通過制定相關(guān)的收集制度，根據(jù)文件和材料的種類、文件范圍、存儲期限進(jìn)行收集。改變傳統(tǒng)的保存方式，采用普通保存與重點保存結(jié)合的方式進(jìn)行文件的保存、收藏。根據(jù)存儲期限，時間的要求，對文件進(jìn)行記錄收集。為了能夠豐富檔案信息內(nèi)容，在收集文件時，不僅要收集紙質(zhì)信息，還要收集音頻、視頻、電子文件等多種形式的檔案文件資料。第二，規(guī)范檔案備案。在進(jìn)行不同檔案的管理分類時，要根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行分類整理，以此確保文件的分類的合理性，保存期限的有效性。

加強(qiáng)檔案管理工作，保障檔案的安全性。首先，改進(jìn)和完善檔案存儲環(huán)境。利用電子監(jiān)控、滅火器、除濕機(jī)、空調(diào)等進(jìn)行輔助工具進(jìn)行文件的保存，保證文件的安全。其次，加強(qiáng)對檔案文件出入境管理。為發(fā)展檔案保密事業(yè)，對檔案管理場所和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，對于不同工作人員的查看要詳細(xì)的記錄，采取嚴(yán)格的審批程序。最后，組織工作人員進(jìn)行定期關(guān)于緊急事件的演練活動，根據(jù)規(guī)定，而制定相關(guān)的應(yīng)急措施。組織培訓(xùn)和演練，提高負(fù)責(zé)有序處置突發(fā)事件的人員能力。

轉(zhuǎn)變模式，推進(jìn)信息化。第一，建立檔案信息建設(shè)總體規(guī)劃。將單位檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計。

2 通過人事檔案管理，促進(jìn)人力資源管理的發(fā)展，在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要作用

人事檔案是政府機(jī)關(guān)、社會組織通過人事管理活動逐漸形成的，記錄和反映學(xué)習(xí)生活、工作經(jīng)驗、個人集中存儲為一個單位，書面材料試驗記錄供以后參考。人事檔案中信息作為承載人力資源管理過程中產(chǎn)生信息的媒介，是人力資源部門在選拔人才時的重要依據(jù)，是發(fā)揮人才作用的根本。人力資源管理是員工關(guān)系管理的方法策略和發(fā)展?jié)撛诘墓蛦T，它強(qiáng)調(diào)為了獲得可持續(xù)的競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用，以“人”為中心，強(qiáng)調(diào)將個人發(fā)展目標(biāo)與組織發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行有效的結(jié)合，從而促進(jìn)組織和員工的個人發(fā)展。

建立檔案管理軟件，制定檔案工作計劃和目標(biāo)，層層分解，落實責(zé)任，制度化軌道可通過檔案管理工作進(jìn)行處理，一切按規(guī)章辦事，一切由人負(fù)責(zé)。

鞏固文件管理的硬件基礎(chǔ)。檔案倉庫，實踐“三個獨立”閱覽室、辦公室管理、符合要求的存儲倉庫建設(shè)，配備現(xiàn)代文件架，配件，并配備溫度和濕度自動控制系統(tǒng)、自動消防安全報警系統(tǒng)、空調(diào)、除濕機(jī)、消毒、殺菌機(jī)、防止現(xiàn)代管理保護(hù)設(shè)備，如磁柜防火、防盜，耐高溫、防潮、防蛀，確保檔案的安全。

密切關(guān)注檔案事業(yè)建設(shè)。在日常工作中，業(yè)務(wù)建設(shè)一直被作為檔案管理的重點，從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)做起，腳踏實地地開展各項工作。

促進(jìn)檔案工作的服務(wù)利用。堅持檔案的收集整理和開發(fā)利用的結(jié)合，提供重要的數(shù)據(jù)保護(hù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉明.我國各企事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)[J].長沙理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2010，03.