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        東莞開放大學(xué)教務(wù)管理“一站式服務(wù)”研究

        2018-03-30 03:37:42馬俊玉易平張潤(rùn)階莫懿君熊瑞云
        商情 2018年11期
        關(guān)鍵詞:一站式服務(wù)教務(wù)管理開放大學(xué)

        馬俊玉 易平 張潤(rùn)階 莫懿君 熊瑞云

        【摘要】東莞開放大學(xué)正在打造教務(wù)管理“一站式”信息化服務(wù)平臺(tái)(即一個(gè)賬號(hào)和密碼在手,招生、學(xué)籍、注冊(cè)、排課、選課、考試、成績(jī)、辦證、教材等信息均可直接在平臺(tái)查詢)。教務(wù)管理信息化從學(xué)校層面,能夠提高管理質(zhì)量,減少人為失誤;從學(xué)生層面,能夠快捷獲得學(xué)習(xí)支持服務(wù),提升學(xué)習(xí)滿意度。

        【關(guān)鍵詞】開放大學(xué) 教務(wù)管理 “一站式”服務(wù)

        隨著東莞開放大學(xué)辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大,學(xué)生人數(shù)增多,專業(yè)細(xì)化,導(dǎo)致教務(wù)管理日趨復(fù)雜,工作量成倍增長(zhǎng)仍無(wú)法滿足學(xué)生需要。我校正在搭建信息化管理平臺(tái),如何把教務(wù)支持服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié):學(xué)籍、注冊(cè)、考試、成績(jī)、辦證、教材等嵌入到平臺(tái)中,并突出對(duì)鎮(zhèn)街教學(xué)點(diǎn)和學(xué)生的統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)在平臺(tái)上提供“一站式服務(wù)”的目標(biāo),需要教務(wù)部門在工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上給出針對(duì)性強(qiáng)的建設(shè)性意見。

        一、我校教務(wù)管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

        (一)信息化水平不高

        目前我校教務(wù)管理工作的各個(gè)模塊相對(duì)獨(dú)立,數(shù)據(jù)各自獨(dú)立,無(wú)法做到資源共享。例如,招生工作結(jié)束后,招生管理人員把新生人數(shù)轉(zhuǎn)給學(xué)籍管理人員,然后逐步做出各類統(tǒng)計(jì)表格。這種運(yùn)作方式,不僅效率低下,還容易出現(xiàn)失誤。

        (二)平臺(tái)過(guò)多,無(wú)所適從

        由于考核要求不同,部分課程需要在平臺(tái)上完成測(cè)評(píng)。由于國(guó)家開放大學(xué)和廣東開放大學(xué)不同的課程給出的平臺(tái)不同,學(xué)生要完成測(cè)評(píng),必須找出相應(yīng)的平臺(tái),給學(xué)生帶來(lái)很多的不便和困惑。

        (三)多頭管理,交叉重復(fù)

        對(duì)學(xué)生的管理存在多頭管理的情況。例如,某門課程的考試信息,教務(wù)人員、教學(xué)點(diǎn)班主任、任課教師都通過(guò)各種途徑通知學(xué)生。學(xué)生只是被動(dòng)的接受信息,沒(méi)有發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。

        二、打造“一站式”服務(wù)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)智能化管理的建議

        教務(wù)支持服務(wù)工作是學(xué)校順利運(yùn)行的核心部分,教務(wù)管理信息化能更好的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展,提高服務(wù)水平?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+教務(wù)”,即教務(wù)支持服務(wù)體系信息化成為亟待解決的問(wèn)題。隨著我校智慧校園的實(shí)現(xiàn),教務(wù)支持服務(wù)信息化系統(tǒng)將涵蓋教務(wù)教學(xué)中的各個(gè)環(huán)節(jié):招生、學(xué)籍、注冊(cè)、排課、選課、考試、成績(jī)、辦證、教材等,這些環(huán)節(jié)將構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體,真正實(shí)現(xiàn)對(duì)使用者(學(xué)生、教師、教學(xué)點(diǎn)管理人員等)“一站式”服務(wù)(即一個(gè)賬號(hào)和密碼在手,以上信息均可直接查詢);而對(duì)教務(wù)管理人員,則可以通過(guò)信息化平臺(tái),減少人工操作的時(shí)間,避免工作重復(fù)操作,并避免出現(xiàn)人為的錯(cuò)漏,實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息處理的自動(dòng)化,大大提高工作效率與準(zhǔn)確性。

        (一)實(shí)現(xiàn)考試工作智能化管理

        1.開發(fā)東莞開放大學(xué)報(bào)考平臺(tái)。對(duì)廣開的數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分處理,根據(jù)我校實(shí)際情況,分類并獨(dú)立操作各教學(xué)點(diǎn)、考點(diǎn)和學(xué)生的數(shù)據(jù),使組考過(guò)程的報(bào)考、訂卷、考場(chǎng)安排等環(huán)節(jié)智能化,減少人工統(tǒng)計(jì)的出錯(cuò),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。避免出現(xiàn)漏報(bào)考,少訂卷,學(xué)生走錯(cuò)考場(chǎng)考試等情況。

        2.開發(fā)考試通知單、成績(jī)單網(wǎng)絡(luò)打印平臺(tái)。將考試時(shí)間和考室的編排融合在一起,學(xué)生可一次性打印出自己考場(chǎng)數(shù)據(jù),清楚自己的考試時(shí)間安排和課程安排。通過(guò)平臺(tái)可以打印自己的個(gè)人成績(jī)單,了解自己的成績(jī),做好考試的報(bào)名工作,順利完成學(xué)業(yè)并畢業(yè)。

        3.開發(fā)“教育部統(tǒng)考網(wǎng)”平臺(tái),簡(jiǎn)化報(bào)名程序。學(xué)生只需輸入學(xué)號(hào)、密碼,選擇自己需要報(bào)考的科目、考試時(shí)間,完成網(wǎng)上繳費(fèi)工作。準(zhǔn)考證打印、成績(jī)查詢、補(bǔ)考等工作均可以“一站式”完成。

        (二)實(shí)現(xiàn)成績(jī)、學(xué)籍工作智能化管理

        1.成績(jī)智能化管理。對(duì)教學(xué)計(jì)劃與考試成績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配融合。教學(xué)計(jì)劃導(dǎo)入平臺(tái),管理員通過(guò)查詢篩選,便捷整理出各學(xué)期的開課情況,考務(wù)人員據(jù)此整理考試數(shù)據(jù)。學(xué)生通過(guò)平臺(tái)“一站式”操作,了解學(xué)習(xí)計(jì)劃和進(jìn)程,掌握考試成績(jī),及時(shí)做好個(gè)人學(xué)習(xí)和考試計(jì)劃。避免學(xué)生因不了解、不清晰而錯(cuò)過(guò)考試,導(dǎo)致不能正常畢業(yè)的情況,減少學(xué)生與學(xué)校的矛盾,保證學(xué)生能按時(shí)順利完成學(xué)業(yè)。

        2.肄業(yè)生畢業(yè)申請(qǐng)智能化管理。肄業(yè)生是指由于各種原因沒(méi)有按期畢業(yè)的學(xué)生。肄業(yè)生的幫扶工作尤其有必要,在成績(jī)查詢平臺(tái)中增加“申請(qǐng)畢業(yè)”按鈕,方便肄業(yè)生在符合畢業(yè)條件時(shí)提交申請(qǐng)畢業(yè)的請(qǐng)求,便于教務(wù)處導(dǎo)出數(shù)據(jù)審核。

        3.本科學(xué)位申請(qǐng)智能化管理。開發(fā)“本科各專業(yè)學(xué)位申請(qǐng)”平臺(tái)。便于學(xué)生根據(jù)自己學(xué)業(yè)完成情況,申請(qǐng)畢業(yè)、申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位、暫緩畢業(yè)等的操作。

        4.學(xué)生信息智能化管理。平臺(tái)網(wǎng)頁(yè)設(shè)置學(xué)生信息欄,學(xué)生本人或者教務(wù)人員及時(shí)更新個(gè)人的通訊方式。通過(guò)后臺(tái)數(shù)據(jù)匯總,根據(jù)權(quán)限設(shè)置,班主任、教務(wù)處、教學(xué)處等部門能使用最新的信息,及時(shí)將相關(guān)學(xué)習(xí)、考試信息通知到位。

        (三)實(shí)現(xiàn)教材工作智能化管理

        實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,整合其他平臺(tái)導(dǎo)入的教學(xué)計(jì)劃和班級(jí)人數(shù),統(tǒng)計(jì)當(dāng)個(gè)學(xué)期開設(shè)某門課程的總?cè)藬?shù)。與省校的教材訂單對(duì)接,自動(dòng)生成所需要征訂教材的數(shù)量。通過(guò)點(diǎn)擊開課計(jì)劃,可以生成每個(gè)班的實(shí)際教材清單。設(shè)定教材達(dá)到一定數(shù)量后,自動(dòng)分配到相關(guān)的班級(jí),并打印清單,作為分發(fā)教材的憑據(jù)。錄入學(xué)期課程注冊(cè)人數(shù)后,可生成需要退補(bǔ)教材的班級(jí)清單。教材發(fā)放工作完成后,生成各班的教材費(fèi)用,作為財(cái)務(wù)收費(fèi)的依據(jù)。自動(dòng)生成教材庫(kù)存數(shù)據(jù),用于后期教材征訂。

        (四)實(shí)現(xiàn)答疑服務(wù)智能化管理

        教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員和學(xué)生在管理和學(xué)習(xí)中會(huì)遇到各種問(wèn)題,快捷答疑是衡量服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。在教務(wù)工作平臺(tái)里面,設(shè)置答疑鏈接,學(xué)生輸入問(wèn)題,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)彈出解決方案。學(xué)生也可在上班時(shí)間點(diǎn)擊相關(guān)鏈接,接通教務(wù)處的固定電話,及時(shí)得到幫助。

        運(yùn)用信息化技術(shù),打造智能化管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù),可節(jié)約管理成本,推進(jìn)教務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平;可避免人工操作失誤,提高工作效率;可整合各個(gè)教學(xué)點(diǎn)的各種管理資源,避免多頭管理:還可為學(xué)生自主性學(xué)習(xí)提供便利條件。

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