馬俊玉　易平　張潤(rùn)階　莫懿君　熊瑞云

【摘要】東莞開放大學(xué)正在打造教務(wù)管理“一站式”信息化服務(wù)平臺(tái)（即一個(gè)賬號(hào)和密碼在手，招生、學(xué)籍、注冊(cè)、排課、選課、考試、成績(jī)、辦證、教材等信息均可直接在平臺(tái)查詢）。教務(wù)管理信息化從學(xué)校層面，能夠提高管理質(zhì)量，減少人為失誤；從學(xué)生層面，能夠快捷獲得學(xué)習(xí)支持服務(wù)，提升學(xué)習(xí)滿意度。

【關(guān)鍵詞】開放大學(xué) 教務(wù)管理 “一站式”服務(wù)

隨著東莞開放大學(xué)辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)增多，專業(yè)細(xì)化，導(dǎo)致教務(wù)管理日趨復(fù)雜，工作量成倍增長(zhǎng)仍無(wú)法滿足學(xué)生需要。我校正在搭建信息化管理平臺(tái)，如何把教務(wù)支持服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)：學(xué)籍、注冊(cè)、考試、成績(jī)、辦證、教材等嵌入到平臺(tái)中，并突出對(duì)鎮(zhèn)街教學(xué)點(diǎn)和學(xué)生的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)在平臺(tái)上提供“一站式服務(wù)”的目標(biāo)，需要教務(wù)部門在工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上給出針對(duì)性強(qiáng)的建設(shè)性意見。

一、我校教務(wù)管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）信息化水平不高

目前我校教務(wù)管理工作的各個(gè)模塊相對(duì)獨(dú)立，數(shù)據(jù)各自獨(dú)立，無(wú)法做到資源共享。例如，招生工作結(jié)束后，招生管理人員把新生人數(shù)轉(zhuǎn)給學(xué)籍管理人員，然后逐步做出各類統(tǒng)計(jì)表格。這種運(yùn)作方式，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)失誤。

（二）平臺(tái)過(guò)多，無(wú)所適從

由于考核要求不同，部分課程需要在平臺(tái)上完成測(cè)評(píng)。由于國(guó)家開放大學(xué)和廣東開放大學(xué)不同的課程給出的平臺(tái)不同，學(xué)生要完成測(cè)評(píng)，必須找出相應(yīng)的平臺(tái)，給學(xué)生帶來(lái)很多的不便和困惑。

（三）多頭管理，交叉重復(fù)

對(duì)學(xué)生的管理存在多頭管理的情況。例如，某門課程的考試信息，教務(wù)人員、教學(xué)點(diǎn)班主任、任課教師都通過(guò)各種途徑通知學(xué)生。學(xué)生只是被動(dòng)的接受信息，沒(méi)有發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。

二、打造“一站式”服務(wù)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)智能化管理的建議

教務(wù)支持服務(wù)工作是學(xué)校順利運(yùn)行的核心部分，教務(wù)管理信息化能更好的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，提高服務(wù)水平?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教務(wù)”，即教務(wù)支持服務(wù)體系信息化成為亟待解決的問(wèn)題。隨著我校智慧校園的實(shí)現(xiàn)，教務(wù)支持服務(wù)信息化系統(tǒng)將涵蓋教務(wù)教學(xué)中的各個(gè)環(huán)節(jié)：招生、學(xué)籍、注冊(cè)、排課、選課、考試、成績(jī)、辦證、教材等，這些環(huán)節(jié)將構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)使用者（學(xué)生、教師、教學(xué)點(diǎn)管理人員等）“一站式”服務(wù)（即一個(gè)賬號(hào)和密碼在手，以上信息均可直接查詢）；而對(duì)教務(wù)管理人員，則可以通過(guò)信息化平臺(tái)，減少人工操作的時(shí)間，避免工作重復(fù)操作，并避免出現(xiàn)人為的錯(cuò)漏，實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息處理的自動(dòng)化，大大提高工作效率與準(zhǔn)確性。

（一）實(shí)現(xiàn)考試工作智能化管理

1.開發(fā)東莞開放大學(xué)報(bào)考平臺(tái)。對(duì)廣開的數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分處理，根據(jù)我校實(shí)際情況，分類并獨(dú)立操作各教學(xué)點(diǎn)、考點(diǎn)和學(xué)生的數(shù)據(jù)，使組考過(guò)程的報(bào)考、訂卷、考場(chǎng)安排等環(huán)節(jié)智能化，減少人工統(tǒng)計(jì)的出錯(cuò)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。避免出現(xiàn)漏報(bào)考，少訂卷，學(xué)生走錯(cuò)考場(chǎng)考試等情況。

2.開發(fā)考試通知單、成績(jī)單網(wǎng)絡(luò)打印平臺(tái)。將考試時(shí)間和考室的編排融合在一起，學(xué)生可一次性打印出自己考場(chǎng)數(shù)據(jù)，清楚自己的考試時(shí)間安排和課程安排。通過(guò)平臺(tái)可以打印自己的個(gè)人成績(jī)單，了解自己的成績(jī)，做好考試的報(bào)名工作，順利完成學(xué)業(yè)并畢業(yè)。

3.開發(fā)“教育部統(tǒng)考網(wǎng)”平臺(tái)，簡(jiǎn)化報(bào)名程序。學(xué)生只需輸入學(xué)號(hào)、密碼，選擇自己需要報(bào)考的科目、考試時(shí)間，完成網(wǎng)上繳費(fèi)工作。準(zhǔn)考證打印、成績(jī)查詢、補(bǔ)考等工作均可以“一站式”完成。

（二）實(shí)現(xiàn)成績(jī)、學(xué)籍工作智能化管理

1.成績(jī)智能化管理。對(duì)教學(xué)計(jì)劃與考試成績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配融合。教學(xué)計(jì)劃導(dǎo)入平臺(tái)，管理員通過(guò)查詢篩選，便捷整理出各學(xué)期的開課情況，考務(wù)人員據(jù)此整理考試數(shù)據(jù)。學(xué)生通過(guò)平臺(tái)“一站式”操作，了解學(xué)習(xí)計(jì)劃和進(jìn)程，掌握考試成績(jī)，及時(shí)做好個(gè)人學(xué)習(xí)和考試計(jì)劃。避免學(xué)生因不了解、不清晰而錯(cuò)過(guò)考試，導(dǎo)致不能正常畢業(yè)的情況，減少學(xué)生與學(xué)校的矛盾，保證學(xué)生能按時(shí)順利完成學(xué)業(yè)。

2.肄業(yè)生畢業(yè)申請(qǐng)智能化管理。肄業(yè)生是指由于各種原因沒(méi)有按期畢業(yè)的學(xué)生。肄業(yè)生的幫扶工作尤其有必要，在成績(jī)查詢平臺(tái)中增加“申請(qǐng)畢業(yè)”按鈕，方便肄業(yè)生在符合畢業(yè)條件時(shí)提交申請(qǐng)畢業(yè)的請(qǐng)求，便于教務(wù)處導(dǎo)出數(shù)據(jù)審核。

3.本科學(xué)位申請(qǐng)智能化管理。開發(fā)“本科各專業(yè)學(xué)位申請(qǐng)”平臺(tái)。便于學(xué)生根據(jù)自己學(xué)業(yè)完成情況，申請(qǐng)畢業(yè)、申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位、暫緩畢業(yè)等的操作。

4.學(xué)生信息智能化管理。平臺(tái)網(wǎng)頁(yè)設(shè)置學(xué)生信息欄，學(xué)生本人或者教務(wù)人員及時(shí)更新個(gè)人的通訊方式。通過(guò)后臺(tái)數(shù)據(jù)匯總，根據(jù)權(quán)限設(shè)置，班主任、教務(wù)處、教學(xué)處等部門能使用最新的信息，及時(shí)將相關(guān)學(xué)習(xí)、考試信息通知到位。

（三）實(shí)現(xiàn)教材工作智能化管理

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，整合其他平臺(tái)導(dǎo)入的教學(xué)計(jì)劃和班級(jí)人數(shù)，統(tǒng)計(jì)當(dāng)個(gè)學(xué)期開設(shè)某門課程的總?cè)藬?shù)。與省校的教材訂單對(duì)接，自動(dòng)生成所需要征訂教材的數(shù)量。通過(guò)點(diǎn)擊開課計(jì)劃，可以生成每個(gè)班的實(shí)際教材清單。設(shè)定教材達(dá)到一定數(shù)量后，自動(dòng)分配到相關(guān)的班級(jí)，并打印清單，作為分發(fā)教材的憑據(jù)。錄入學(xué)期課程注冊(cè)人數(shù)后，可生成需要退補(bǔ)教材的班級(jí)清單。教材發(fā)放工作完成后，生成各班的教材費(fèi)用，作為財(cái)務(wù)收費(fèi)的依據(jù)。自動(dòng)生成教材庫(kù)存數(shù)據(jù)，用于后期教材征訂。

（四）實(shí)現(xiàn)答疑服務(wù)智能化管理

教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員和學(xué)生在管理和學(xué)習(xí)中會(huì)遇到各種問(wèn)題，快捷答疑是衡量服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。在教務(wù)工作平臺(tái)里面，設(shè)置答疑鏈接，學(xué)生輸入問(wèn)題，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)彈出解決方案。學(xué)生也可在上班時(shí)間點(diǎn)擊相關(guān)鏈接，接通教務(wù)處的固定電話，及時(shí)得到幫助。

運(yùn)用信息化技術(shù)，打造智能化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，可節(jié)約管理成本，推進(jìn)教務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平；可避免人工操作失誤，提高工作效率；可整合各個(gè)教學(xué)點(diǎn)的各種管理資源，避免多頭管理：還可為學(xué)生自主性學(xué)習(xí)提供便利條件。