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        城建檔案信息化管理的模式探究

        2018-02-26 17:42:56佟強(qiáng)
        農(nóng)家科技中旬版 2017年12期
        關(guān)鍵詞:模式探究城建檔案信息化管理

        佟強(qiáng)

        摘 要:在我國(guó)信息力量不斷發(fā)展與城市化建設(shè)不斷推進(jìn)的形勢(shì)下,為更好提高相關(guān)工作的效率,有效節(jié)約各類(lèi)成本,政府職能部門(mén)與企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展好城建檔案的信息化管理工作。筆者通過(guò)多年的工作經(jīng)驗(yàn),從建設(shè)信息化城建檔案系統(tǒng)的必要性入手,對(duì)目前信息化系統(tǒng)城建檔案系統(tǒng)的不足做出一定的分析,并提出相關(guān)的優(yōu)化策略,以期更好幫助各部門(mén)與一線工作者。

        關(guān)鍵詞:城建檔案;信息化管理;模式探究;優(yōu)化策略

        隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息技術(shù)的不斷發(fā)展,人民群眾的生活與社會(huì)進(jìn)步都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持。同時(shí),為取得進(jìn)一步城市建設(shè)的發(fā)展,相關(guān)的政府職能部門(mén)與企事業(yè)單位,都應(yīng)當(dāng)積極引入數(shù)字化信息科技技術(shù),優(yōu)化城建檔案的管理工作。此外,利用好信息化的管理模式,能夠使得城建檔案管理工作的效率顯著提升,有效降低其工作的錯(cuò)誤率。

        一、城建檔案信息化系統(tǒng)建立的必要性

        在我國(guó)城市化建設(shè)工作的不斷推進(jìn)下,過(guò)往傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作存在明顯的弊端。首先,傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作效率非常低,紙質(zhì)化的文檔在使用過(guò)程中搜尋工作不便。而通過(guò)信息化系統(tǒng)的建立,能夠根據(jù)關(guān)鍵詞對(duì)檔案進(jìn)行快速查找,顯著提高工作效率。其次,傳統(tǒng)下的城建檔案的管理工作,受限于人工能力的客觀因素,往往無(wú)法進(jìn)行二十四小時(shí)隨時(shí)供給查閱。而通過(guò)信息化管理的系統(tǒng)的建立,即使發(fā)生緊急情況需要查找檔案,相關(guān)工作人員也能利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的調(diào)取使用。最后,傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理存在一定的保存難度,不僅會(huì)占據(jù)較多的空間,此外對(duì)保管區(qū)域的防水防塵要求都較高,一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等現(xiàn)象,檔案都會(huì)受損,造成較大的損失。而通過(guò)信息化的檔案管理,能夠最大程度上保障信息檔案的安全,且非常節(jié)約空間,提高工作的效率。

        二、目前我國(guó)城建檔案信息化系統(tǒng)存在的不足

        1.軟件技術(shù)與硬件設(shè)施不到位

        盡管我國(guó)已提出了全面建設(shè)信息化系統(tǒng)的城建檔案工作,但部分單位的城建檔案信息化系統(tǒng)仍然存在一定的不足,主要反應(yīng)在軟件技術(shù)與硬件設(shè)施兩方面上。首先,部分單位使用的管理軟件過(guò)于落后,在長(zhǎng)時(shí)間的查閱過(guò)程中容易發(fā)生軟件崩潰的現(xiàn)象,導(dǎo)致工作無(wú)法順利開(kāi)展。同時(shí),部分軟件操作過(guò)于繁復(fù),無(wú)法做到有效提高工作效率,方便工作人員進(jìn)行辦公。其次,部分單位沒(méi)有做好硬件設(shè)施的配備工作,導(dǎo)致部分計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊、反應(yīng)速率較慢的現(xiàn)象,在遇到緊急情況時(shí)無(wú)法做好及時(shí)利用檔案系統(tǒng)的反饋。

        2.資源共享的意識(shí)不足

        城建檔案信息化系統(tǒng)建立的意義在于,方便更多的工作人員對(duì)其進(jìn)行查閱使用的工作,提高工作效率,更好為社會(huì)與國(guó)家貢獻(xiàn)力量。同時(shí),盡管部分檔案的價(jià)值較高需要采取一定的保密措施,但其大部分內(nèi)容可向社會(huì)與公眾開(kāi)放。然而在實(shí)際中部分單位對(duì)其資源共享的意識(shí)嚴(yán)重不足,對(duì)查閱使用城建檔案的條件設(shè)置地較為苛刻。因此,不利于參與市政建設(shè)的企事業(yè)單位及時(shí)調(diào)取使用,延誤工作進(jìn)度與效率。

        3.檔案系統(tǒng)的信息化水平的發(fā)展不均衡

        在我國(guó)不斷推進(jìn)城建檔案信息化管理系統(tǒng)的形勢(shì)下,我國(guó)各城市區(qū)域都積極發(fā)展信息化的城建檔案系統(tǒng)建設(shè)。然而部分區(qū)域尤其是發(fā)展相對(duì)落后的區(qū)域,其信息化系統(tǒng)建設(shè)存在一定的不利。除了相關(guān)的設(shè)備配備不到位、軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)能力較弱以外,其相關(guān)人員缺乏使用電子信息系統(tǒng)的意識(shí),也是導(dǎo)致其發(fā)展不利的重要原因。其工作人員的工作意識(shí)仍停留在紙質(zhì)化檔案管理的階段,部分年齡較大的工作人員也不會(huì)熟練操作計(jì)算機(jī)與使用互聯(lián)網(wǎng),導(dǎo)致其信息化城建檔案系統(tǒng)的使用不利。

        三、城建檔案系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)化策略

        1.做好信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)

        為進(jìn)一步優(yōu)化城建檔案的管理工作,首先必須做好其相關(guān)的基礎(chǔ)建設(shè)任務(wù),其內(nèi)容包括軟件與硬件兩個(gè)主要方面。首先,在軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用上,部分有能力的單位可自主進(jìn)行研發(fā),經(jīng)過(guò)合理完備的測(cè)試后,再具體投入使用。針對(duì)不具備軟件開(kāi)發(fā)的單位,應(yīng)當(dāng)選用得到國(guó)家認(rèn)可、擁有豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)軟件企業(yè),開(kāi)發(fā)其相關(guān)的系統(tǒng)。同時(shí),軟件投入使用后,還應(yīng)該注重其后續(xù)的優(yōu)化更新工作,根據(jù)使用的情況與需求,對(duì)軟件進(jìn)行進(jìn)一步的再更新。在硬件設(shè)施的配備工作上,相關(guān)的部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大其資金投入的力度,給予工作人員配備設(shè)置較高的設(shè)備,以供流暢進(jìn)行城建檔案的整理工作。同時(shí),相關(guān)的單位應(yīng)當(dāng)保障整個(gè)信息化系統(tǒng)擁有獨(dú)立自主的寬帶線路,確保其網(wǎng)絡(luò)暢通與運(yùn)算速率。此外,還應(yīng)當(dāng)定期展開(kāi)相關(guān)的設(shè)備檢修工作,保障整個(gè)設(shè)備的正常使用,以免部分設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致無(wú)法正常使用城建檔案。

        2.信息化人力資源培養(yǎng)

        為進(jìn)一步利用好信息化城建檔案管理系統(tǒng),需要做好信息化人力資源培養(yǎng)工作。首先,需要開(kāi)展好已有工作人員的培訓(xùn)工作。除了定期開(kāi)展理論學(xué)術(shù)性的課程以外,應(yīng)當(dāng)積極組織員工對(duì)其他已有經(jīng)驗(yàn)和成績(jī)的單位進(jìn)行參觀交流,吸取其工作中的經(jīng)驗(yàn),以此改進(jìn)自身工作的不足。同時(shí),相關(guān)的單位應(yīng)與當(dāng)?shù)氐母咝7e極聯(lián)動(dòng),定向吸取一定具有信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人才,以此更好優(yōu)化相關(guān)城建檔案的管理工作。

        3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全工作

        城建檔案中具有一定的保密性較強(qiáng)的文件,因此為保障好系統(tǒng)的安全,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)其系統(tǒng)的安全工作。首先,應(yīng)當(dāng)對(duì)單位中使用的計(jì)算機(jī)加裝新型的殺毒軟件,以防外來(lái)的病毒木馬的侵入竊取資料。其次,要加強(qiáng)好相關(guān)工作人員的安全意識(shí)教育工作,不得將外來(lái)的存儲(chǔ)設(shè)備如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備,直接接入工作用計(jì)算機(jī),防止外來(lái)的病毒入侵系統(tǒng)使用的計(jì)算機(jī)。同時(shí),不得利用系統(tǒng)的寬帶網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行個(gè)人設(shè)備的使用,防止因互聯(lián)網(wǎng)傳播的木馬入侵計(jì)算機(jī)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]章鄴,ZHANGYe.云計(jì)算平臺(tái)的檔案信息化管理[J].鹽城師范學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2013,33(6):121-124.

        [2]張麗輝.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用淺談[J].決策與信息旬刊,2014(12):77-77.

        [3]謝紅.提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法策略[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊,2012(12):47-48.

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