段星羽

摘 要 企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來說是一個(gè)特殊的存在，它記錄了企業(yè)的興衰存亡。信息化時(shí)代的到來，促使信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理模式也隨之發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展。探究現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響，具有深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代信息技術(shù) 企業(yè) 檔案管理 影響 對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)發(fā)展迅速，其在各行各業(yè)都獲得了廣泛應(yīng)用，同時(shí)給各行各業(yè)帶來便利。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的發(fā)展?；诖耍恼聫钠髽I(yè)檔案管理的現(xiàn)狀入手，分析了信息技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，并論述了提升企業(yè)檔案管理的方式，以期提升企業(yè)檔案管理水平。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1落后的設(shè)備

研究表明，現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)因素的影響，我國大多數(shù)企業(yè)仍采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理水平較為落后。另外，企業(yè)檔案管理應(yīng)用的設(shè)備較為陳舊，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率較低。而且，由于管理方式較為落后，企業(yè)管理成本整體較高，這為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增加了很大的負(fù)擔(dān)。

1.2檔案管理意識(shí)淡薄

企業(yè)管理人員較為注重能夠直接提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的技術(shù)管理，對(duì)于檔案管理的重視程度較低，加之其對(duì)先進(jìn)檔案管理手段的關(guān)注程度不高，導(dǎo)致我國檔案管理手段落后，這給檔案管理工作增加了較大的難度。

2現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

2.1積極影響

（1）現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠促使企業(yè)檔案管理突破空間限制和時(shí)間限制，還能夠有效整合和利用價(jià)值較高的資源。另外，還能夠拓寬檔案資源的利用范圍，提升資源利用效率，例如企業(yè)員工能夠在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間都能進(jìn)入電子檔案室查閱資源，進(jìn)而合理利用時(shí)間。同時(shí)，信息化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，還能夠促使企業(yè)各部門之間信息的實(shí)時(shí)共享，進(jìn)而提升信息傳遞效率。

（2）現(xiàn)代信息技術(shù)己經(jīng)普遍應(yīng)用在各個(gè)企業(yè)的日常管理工作之中，信息技術(shù)的普及徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文本的管理形態(tài)，不僅改變了檔案資料編輯、存儲(chǔ)的方式，同時(shí)還進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案的利用范圍。

（3）檔案管理本職工作即對(duì)相關(guān)文本的歸納、整理，這項(xiàng)工作并不像想象中那么容易，人工操作極其復(fù)雜。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，將簡(jiǎn)化檔案管理、優(yōu)化信息整理和檢索方式。另外，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)構(gòu)建企業(yè)專屬的檔案資料庫，將企業(yè)所有檔案放入該資料群中，并制造相應(yīng)的目錄，為人們查找相關(guān)信息提供便利條件。

2.2消極影響

（1）信息化建設(shè)需要引進(jìn)先進(jìn)的電子信息技術(shù)與設(shè)備，以此作為基礎(chǔ)才能夠逐漸實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作也不例外，企業(yè)需要花費(fèi)大量的資金引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，同時(shí)在日常生活中還要加強(qiáng)對(duì)機(jī)械設(shè)備的維護(hù)，這給企業(yè)資金帶來很大壓力。另外，由于信息技術(shù)自身的特性，應(yīng)用信息技術(shù)建立的企業(yè)檔案系統(tǒng)容易受到攻擊，如果這個(gè)問題不能及時(shí)解決，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密檔案泄露，勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來難以估計(jì)的損失。

（2）信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，需要較長的時(shí)間來實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)模式的轉(zhuǎn)變。在這一轉(zhuǎn)變過程中，尤其是轉(zhuǎn)變初期，很多檔案管理員難以適應(yīng)新的工作模式，導(dǎo)致管理效率降低，給企業(yè)檔案管理工作帶來了一定的阻礙。

3應(yīng)對(duì)信息化技術(shù)的對(duì)策

3.1加大資金的投入

企業(yè)的檔案管理信息化自然離不開軟件和硬件設(shè)備的支持，因此加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備是非常重要的。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，需要大量的資金作為支持。因此，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理的資金投入力度，不斷引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，同時(shí)從長遠(yuǎn)出發(fā)，積極引進(jìn)掌握先進(jìn)信息技術(shù)的人才，為其提供便利，進(jìn)而留住人力資源、儲(chǔ)備人力資源。

3.2完善檔案管理設(shè)備

先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備是信息技術(shù)在檔案管理中獲得應(yīng)用的前提。因此，企業(yè)應(yīng)引進(jìn)前沿機(jī)械設(shè)備，在設(shè)備引入過程中要充分考慮企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)，要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的維護(hù)，進(jìn)而降低機(jī)械事故率，提升機(jī)械效率，同時(shí)減少機(jī)械維修費(fèi)用，進(jìn)而降低企業(yè)成本，為企業(yè)長足發(fā)展提供保障。

3.3轉(zhuǎn)變舊的思想觀念

基于信息化高新技術(shù)的不斷發(fā)展和智能化，企業(yè)出于讓本企業(yè)的檔案管理工作得到更加高效率地進(jìn)行，企業(yè)的檔案管理應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，建立信息化新觀念。企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，積極將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新工作方法和機(jī)制，為檔案管理工作提供新的指導(dǎo)思想，用科學(xué)的方法管理檔案，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。提升檔案管理效率。

3.4健全檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的健全對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)具有極為關(guān)鍵的作用。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案整個(gè)使用過程的高效控制，從而有效優(yōu)化檔案信息化管理。這里需要注意的是，很多之前存在于傳統(tǒng)管理模式下的檔案資料都存在信息準(zhǔn)確率低、卷宗質(zhì)量低等問題，因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)積極解決歷史遺留問題，確保建立的檔案管理機(jī)制適合現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。同時(shí)，還要優(yōu)化檔案管理的流程，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠順利進(jìn)行，提升檔案管理機(jī)制的科學(xué)性和規(guī)范性。

4結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，對(duì)于企業(yè)檔案管理來說既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)全面分析信息技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來的影響，擴(kuò)大積極影響，避免消極影響。同時(shí)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，順應(yīng)時(shí)代潮流，加大對(duì)檔案管理的資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才和機(jī)械設(shè)備，進(jìn)而促使信息技術(shù)更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)，提升企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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