黃子苡

摘 要：由于高校中的環(huán)境較為開(kāi)放，使學(xué)校安全工作難度增加，保衛(wèi)部門(mén)的地位逐漸突顯，這將要求其積極發(fā)揮自身的作用和職能，為教師和學(xué)生的安全提供切實(shí)保障。但是，在其具體工作中，通常會(huì)忽視保衛(wèi)檔案的建立和管理。本文將對(duì)高校保衛(wèi)檔案管理中存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析和思考。

關(guān)鍵詞：高校；安全保衛(wèi)；檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，高校環(huán)境也變得日漸復(fù)雜化，在此背景下，保衛(wèi)部門(mén)在維護(hù)高校校園安全中的地位逐漸提升。因此，保衛(wèi)檔案的建立和管理成為大勢(shì)所趨，它能夠發(fā)揮自身的積極作用，為高校師生安全提供切實(shí)保障，充分與平安校園方面規(guī)定相符合，并且能夠使學(xué)校的保護(hù)力得到顯著的提升。

1 高校保衛(wèi)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)缺乏

長(zhǎng)期以來(lái)，高等院校中的保衛(wèi)部門(mén)工作側(cè)重于對(duì)學(xué)校師生人身安全、財(cái)產(chǎn)安全的保護(hù)，忽視了保衛(wèi)檔案的建立和管理。在高校中，保衛(wèi)部門(mén)容易受到忽視，人員配備不夠充分，并且保衛(wèi)人員工作主要是對(duì)校園進(jìn)行日常的安全管理，沒(méi)有切實(shí)認(rèn)識(shí)到建立保衛(wèi)檔案的重要性和意義，認(rèn)為這是本職工作以外的事。部分高校中雖然建立了保衛(wèi)檔案，但是由于對(duì)此方面的認(rèn)知程度較低，因此在檔案整理的過(guò)程中，采用應(yīng)付的態(tài)度，常常敷衍了事，檔案整理方式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、沒(méi)有及時(shí)歸檔，使檔案的質(zhì)量和保存期限受到較大的影響。同時(shí)，由于存放的方式不夠科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，使其積極作用難以得到有效的發(fā)揮。

1.2 管理方式落后

在高校的保衛(wèi)部門(mén)中，通常沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案存放場(chǎng)地，并且沒(méi)有派遣專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，通常將檔案隨意的安置在辦公室或者一些閑置的房屋中，這將使得檔案安全難以得到切實(shí)保障。同時(shí)，這些場(chǎng)所通常面積較小，潮濕陰冷，因此此種落后的管理方式將是制約高校檔案管理工作實(shí)施的重要問(wèn)題。

1.3 檔案的檢索效率較低

目前，大部分高校的保衛(wèi)檔案都采用傳統(tǒng)的記錄方式，沒(méi)有與新型計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，在檔案建立之后也只是單純的存放，要想進(jìn)行查找和檢索十分困難。如若必須對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索，則主要采用人工查找的方式，此種檔案保存的方式將為檢索工作的實(shí)施增加巨大難度，主要體現(xiàn)在：第一，人力資源上的浪費(fèi)，并且檢索的效率較低，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。第二，檢索的速度較慢，重要信息容易被遺漏。第三，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量將逐漸增加，需要定期進(jìn)行索引的更新，因此此種檔案保存方式將對(duì)檢索效率產(chǎn)生較大的不利影響，進(jìn)而阻礙保衛(wèi)工作的順利進(jìn)行[1]。

2 高校保衛(wèi)檔案管理問(wèn)題的解決措施

現(xiàn)階段，保衛(wèi)檔案的建立和管理屬于高校安全的基礎(chǔ)。在保衛(wèi)工作中，如果未能對(duì)檔案進(jìn)行有效的存檔和管理，一旦發(fā)生需求，將難以對(duì)所需信息進(jìn)行快速的查找和使用，對(duì)校園安全構(gòu)成威脅。

2.1 提升管理人員意識(shí)

新時(shí)期背景下，保衛(wèi)部門(mén)的人員應(yīng)將保衛(wèi)師生安全和保衛(wèi)檔案安全同等看待，深刻而清楚的認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案的保衛(wèi)也是自身工作中的重要部分。要想使檔案管理工作得到良好的落實(shí)，首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)給予高度的重視，并且政府也應(yīng)給予適當(dāng)?shù)闹С郑欢ㄆ诘慕M織培訓(xùn)活動(dòng)，使保衛(wèi)人員充分了解到對(duì)檔案進(jìn)行保衛(wèi)的重要性。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保衛(wèi)人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的教育，使其能夠認(rèn)識(shí)到每一份檔案管理都具有存在的意義，并且能夠與學(xué)校師生安全息息相關(guān)，應(yīng)在日常工作將檔案保衛(wèi)工作良好的落實(shí)。

2.2 加強(qiáng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平顯著增強(qiáng)，以往傳統(tǒng)的檔案保存和管理方式已經(jīng)難以充分符合現(xiàn)代化的需求，因此應(yīng)加強(qiáng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式將檔案存儲(chǔ)其中，這樣做既能夠使檔案得到了妥善的保存，而且還為檢索工作提供了極大的便利。當(dāng)有新檔案需要入檔時(shí)，只需要將其繼續(xù)添加當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中即可，不需要像以往那樣定期更新索引。在保衛(wèi)檔案的工作中，與新型信息技術(shù)的結(jié)合，既能夠使檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量和效果得到顯著的提升，而且還能夠與時(shí)代潮流相符合，為學(xué)校節(jié)省了大量的人力、物力投入，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義[2]。

2.3 加強(qiáng)高校保衛(wèi)檔案室建設(shè)

新時(shí)期背景下，高校應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到保衛(wèi)檔案室的作用，并且加強(qiáng)對(duì)其的資金投入，使其能夠良好的建設(shè)，進(jìn)而為檔案安全提供切實(shí)保障。在建設(shè)的過(guò)程中，主要包括以下幾個(gè)方面。第一，應(yīng)立足于當(dāng)前檔案室的現(xiàn)狀，為其配置專業(yè)化的設(shè)備儀器，并且保障檔案室的干燥和整潔。第二，高校檔案室的建設(shè)應(yīng)充分符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不能將辦公室、庫(kù)房等進(jìn)行臨時(shí)改裝，這些場(chǎng)所都難以符合檔案室的條件，并且在軟件和硬件等多個(gè)方面都不符合要求。應(yīng)針對(duì)檔案管理特征建立專門(mén)的管理室，并且為其配備專業(yè)人員進(jìn)行管理，以此來(lái)達(dá)到最佳管理效果。第三，科學(xué)合理的選擇管理軟件，針對(duì)高校自身的特色，選擇最佳軟件進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)管理，這樣將為檢索和存儲(chǔ)工作帶來(lái)較大的便利。如果保衛(wèi)部門(mén)難以對(duì)較為重要的檔案進(jìn)行合理妥善的保存，可以將其轉(zhuǎn)交給學(xué)校的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行保管。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前我國(guó)部分高校中的保衛(wèi)檔案工作中還存在著諸多問(wèn)題，這將要求高校以及工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認(rèn)識(shí)到保衛(wèi)檔案建立和管理的重要性，并且加強(qiáng)與新型信息技術(shù)的融合，使管理工作的質(zhì)量和效率得到顯著的增強(qiáng)，使高校的保衛(wèi)檔案工作變得更加完善。

參考文獻(xiàn)

[1]周克強(qiáng).高職校園安全保衛(wèi)工作信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2016.

[2]徐煒.試析如何加強(qiáng)高校治安綜合治理的基層基礎(chǔ)工作[J].才智，2015，（18）：228.endprint