李彥

摘 要：企業(yè)退休人員檔案管理工作的復雜性、綜合性較高，合理地管理企業(yè)退休人員檔案，既能夠為企業(yè)廣大退休人員服好務，又能夠促進企業(yè)更好地實現(xiàn)人力資源管理，推動企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。首先闡述了加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義 ，其次，分析了企業(yè)退休人員檔案管理存在的問題，與此同時，深入探討了加強企業(yè)退休人員檔案管理的相應措施，其中包括：建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度、強化企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理建設(shè)、加強檔案管理人員的激勵和考核等，具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；退休人員；檔案管理；思考

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.31.039

1 前言

企業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展過程中具有極為重要的作用，而企業(yè)又具有退休人員數(shù)量多、人員構(gòu)成復雜、涉及環(huán)節(jié)較多的問題，因此，務必要格外重視企業(yè)退休人員檔案管理工作。企業(yè)退休人員檔案管理工作的復雜性、綜合性較高，合理地管理企業(yè)退休人員檔案，既能夠為企業(yè)廣大退休人員服好務，又能夠促進企業(yè)更好地實現(xiàn)人力資源管理，推動企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。近年來，國家有關(guān)部門日益關(guān)注和重視企業(yè)退休人員的安置問題，也在全國范圍內(nèi)實施企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法，但仍然在實踐過程中存在著一些問題，本文就企業(yè)退休人員檔案管理進行思考。

2 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

企業(yè)退休人員檔案資源是企業(yè)退休人員在過去長時間學習、工作、培訓、調(diào)配、考核等過程中所形成的、有保存價值的記錄，包括工作表現(xiàn)、社會保險、職業(yè)技能、工資水平、工作變動、個人經(jīng)歷、政治思想等材料，它蘊涵了企業(yè)退休人員一生的經(jīng)歷，對企業(yè)退休人員的各種情況都進行了完整、真實、全面得記錄，屬于人力資源和社會保障部門檔案管理工作的主要組成部分。但令人遺憾的是，有相當數(shù)量的企業(yè)退休人員檔案都還沒有納入到有效、 統(tǒng)一的管理之中，或寄放于原企業(yè)，或轉(zhuǎn)到社區(qū)，或寄放于人才市場，或自行保管等，這種閑散、不規(guī)范、零亂的企業(yè)退休人員檔案管理模式既會影響到檔案管理的權(quán)威性，又會出現(xiàn)很多的安全隱患。

隨著我國國民經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)退休人員檔案的利用主體范圍和綜合利用率都得到了較大幅度的提高?；谄髽I(yè)退休人員檔案的利用主體范圍來看，既包括政府醫(yī)保部門、社保部門、街道社區(qū)等，又包括企業(yè)退休人員本人、企業(yè)退休人員家屬、企業(yè)等；基于企業(yè)退休人員檔案的利用業(yè)務范圍來看，包括工傷鑒定、財產(chǎn)繼承、參加醫(yī)保、參加社保、更名、企業(yè)改制、企業(yè)資產(chǎn)分配、核查待遇等，企業(yè)退休人員檔案是這些業(yè)務辦理的最原始、最真實、最重要的依據(jù)。總之，企業(yè)退休人員檔案管理具有較為明顯的基礎(chǔ)性、服務性，對于國計民生的發(fā)展極為重要。

3 企業(yè)退休人員檔案管理存在的問題

3.1 企業(yè)退休人員檔案管理制度并不完善

從目前來看，我國很多地區(qū)都還沒有結(jié)合本地實際情況來建立起健全、完善、系統(tǒng)的企業(yè)退休人員檔案管理制度，存在著較多的問題。例如：很多企業(yè)退休人員檔案管理的卷案都存在著檔案序號記錄混亂、標題記錄不完整等問題；很多企業(yè)退休人員檔案中的關(guān)鍵資料并未都到全面收集；企業(yè)退休人員檔案管理中并未嚴格執(zhí)行查看、保密、借閱等制度，嚴重得影響到了企業(yè)退休人員檔案的利用率和真實性。

3.2 企業(yè)退休人員檔案檢索效率低下

企業(yè)退休人員個性化檔案管理的主要內(nèi)容之一就是檢索效能，從目前來看，有相當數(shù)量的企業(yè)退休人員進行個性化檔案管理還沒有采用現(xiàn)代化信息檔案檢索工具來管理企業(yè)退休人員檔案，仍然一直延續(xù)著傳統(tǒng)的手工檢索方式，導致企業(yè)退休人員檔案檢索效率低下。

3.3 檔案管理人員數(shù)量少，專業(yè)技能有待提高

人力資源和社會保障部門的工作任務繁重、涉及面廣，除了企業(yè)退休人員檔案管理工作之外，每天還有很多的工作需要完成。這樣一來，就導致人力資源和社會保障部門中專門從事企業(yè)退休人員檔案管理的人員數(shù)量極少，遠遠不能滿足企業(yè)退休人員檔案管理工作的需要。與此同時，企業(yè)退休人員檔案管理的專業(yè)性較強，且需要不斷充電學習，但是目前基層檔案管理人員的專業(yè)技能有待提高。

4 加強企業(yè)退休人員檔案管理的相應措施

4.1 建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度

首先，要做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的基礎(chǔ)就在于要端正人力資源和社會保障部門相關(guān)人員的思想意識，思想既是問題出現(xiàn)的誘因，又是行動的指南針。有鑒于此，務必要讓人力資源和社會保障部門相關(guān)工作人員能夠深徹感悟到企業(yè)退休人員檔案管理的重要性，要讓他們認識到企業(yè)退休人員檔案管理工作是一項政策性、規(guī)范性很強的工作。

其次，人力資源和社會保障部門要對企業(yè)退休人員檔案管理不斷完善，尤其是要加強主要崗位、薄弱環(huán)節(jié)的控制，將責任落實到基層、落實到崗位，切實做到“責任到人”、“制度管人”，并且要在管理手段、管理技術(shù)、管理方式等方面加強投入和建設(shè)。

再次，要結(jié)合人力資源和社會保障部門的實際情況來建立起嚴格的企業(yè)退休人員檔案管理制度，注重檔案管理的歸檔整理。嚴格遵守企業(yè)退休人員檔案的材料要求和分類標準，認真審查歸檔內(nèi)容，準確甄別歸檔材料，對企業(yè)退休人員檔案進行收集、分類、整理、裝訂四環(huán)節(jié)，力爭做到分類準確、目錄清晰、裝訂整齊，從源頭抓好企業(yè)退休人員檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為企業(yè)退休人員檔案的利用提供真實、準確的資料依據(jù)。

此外，務必要嚴格企業(yè)退休人員檔案管理的規(guī)章制度。對企業(yè)退休人員檔案材料的收集、歸檔和轉(zhuǎn)進、轉(zhuǎn)出按制度管理，要求調(diào)閱有記錄，調(diào)出有專人負責傳遞，定期對所管理的企業(yè)退休人員檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免了企業(yè)退休人員檔案管理漏洞的發(fā)生，提高企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理工作的科學化水平，更好地發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案的重要作用。

4.2 強化企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理建設(shè)endprint

首先，嚴格執(zhí)行企業(yè)退休人員檔案收集、整理、分類、排列、編號、編目、裝訂、入盒、上架制度。做到月月結(jié)清、不留檔案。各地要盡快建設(shè)規(guī)范、標準的企業(yè)退休人員檔案數(shù)據(jù)庫，所有企業(yè)退休人員檔案均錄入數(shù)據(jù)庫，以便于對錯漏檔案及時進行校補和遠距離共享。今后，逐步將常用檔案進行電子掃描后建立檔案核心信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)查詢檔案不翻閱紙質(zhì)材料，通過電腦查閱及打印。貫徹相關(guān)標準規(guī)范，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案雙載體歸檔；探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動的融合；加強電子檔案長期保存技術(shù)的研究。

其次，加強企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理建設(shè)過程中的檔案安全工作。檔案室應該要按照國家《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》進行設(shè)計，建有鐵門、鐵窗、防護網(wǎng)、環(huán)形走廊、樓頂隔熱層及配備消防設(shè)施，每年都對滅火器進行檢查并更新，構(gòu)成了有力的防護措施。庫房內(nèi)裝有自動監(jiān)控報警器、空調(diào)機、除濕機并配備了消毒柜等現(xiàn)代化設(shè)備。為保護檔案的安全，還應該聘請專人堅持夜間值班，負責安全保衛(wèi)工作，責任落實。錄入電腦檢索的檔案目錄都進行了備份，為保證安全，錄入目錄的電腦都未接入互聯(lián)網(wǎng)。

再次，強化服務體系。在收集和保管好企業(yè)退休人員檔案資料的同時，更加注重利用企業(yè)退休人員檔案為區(qū)域經(jīng)濟建設(shè)、工作開展和人民群眾生產(chǎn)生活提供有效服務，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案應有的作用，使企業(yè)退休人員檔案管理工作充滿生機與活力。

4.3 加強檔案管理人員的激勵和考核

4.3.1 積極爭取各級政府的支持

企業(yè)退休人員檔案管理工作屬于公益性工作，其推廣開展程度在很大程度上是由各級政府的支持力度來決定的，各地政府應該要投入專項資金來對檔案管理人員的經(jīng)濟待遇適當提高，并且還可結(jié)合當?shù)氐膶嶋H情況來給人力資源和社會保障部門增加部分的事業(yè)單位編制，用于褒獎工作優(yōu)異、但沒有編制的檔案管理人員。在現(xiàn)有經(jīng)費投入的基礎(chǔ)上，從市、縣（區(qū)）兩級都分別增加適當經(jīng)費來對基層檔案管理人員進行補助，并且還要在年終進行統(tǒng)一的評分，基于考核評分結(jié)果來給基層檔案管理人員發(fā)放獎金。

4.3.2 積極提高基層檔案管理人員的個人素質(zhì)能力

第一，各地人力資源和社會保障部門應該努力營造尊重基層檔案管理人員的良好氛圍，有力促進優(yōu)秀的基層檔案管理人員脫穎而出，正確引導基層檔案管理人員的健康成長。一是營造環(huán)境，引進優(yōu)秀的檔案管理人才。當前企業(yè)退休人員檔案管理工作任務明顯加大，積極引進高層次檔案管理人才，勢在必行。各地人力資源和社會保障部門務必要圍繞企業(yè)退休人員檔案管理工作特點來培養(yǎng)出一批優(yōu)秀人才，并且采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優(yōu)秀檔案管理人員為企業(yè)退休人員檔案管理工作服務，改善基層檔案管理人員結(jié)構(gòu)性短缺問題。第三，鼓勵基層檔案管理人員去進修、培訓，多學習相關(guān)知識，尤其是要多去參加電子文檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)培訓。

第二，合理運用激勵機制，這樣可引導基層檔案管理人員按照既定的發(fā)展目標去工作，確保企業(yè)退休人員檔案工作的順利完成。與此同時，運用激勵機制還可引導基層檔案管理人員端正世界觀、價值觀、人生觀，可同時提高他們的業(yè)務能力、專業(yè)知識與思想素質(zhì)，恪盡職守地做好自己的工作，使之充滿工作的動力。

5 結(jié)語

總之，行之有效的企業(yè)退休人員檔案管理工作，既有利于促進整個社會的穩(wěn)定、和諧發(fā)展，又有利于廣大企業(yè)退休人員安心?？鞓返囟冗^晚年生活。有鑒于此，各有關(guān)部門務必要高度重視企業(yè)退休人員檔案管理工作，切實提高檔案管理服務水平。

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