廉嬌艷

摘 要：研究分析了與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢以及發(fā)生的主要變化，目的在于使醫(yī)院信息化建設(shè)工作得以進(jìn)步。分析當(dāng)前電子檔案工作中所存在的問題，為解決這些問題提出相應(yīng)對策：健全電子檔案管理機(jī)制、管理規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)、完善醫(yī)院內(nèi)保存電子檔案信息的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)以及安全信息防范等。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；存在問題；電子檔案管理；對策

中圖分類號：F49文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.31.036

目前計算機(jī)普遍應(yīng)用在醫(yī)療服務(wù)當(dāng)中，醫(yī)療辦公逐漸自動化，產(chǎn)生大量電子文件，這些電子文件及檔案需要通過醫(yī)院檔案人員進(jìn)行相關(guān)歸類和管理。在醫(yī)院廣泛認(rèn)識和應(yīng)用電子文件后，電子檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檔案管理，成為當(dāng)前的潮流和必定的改變。為縮小醫(yī)院檔案所需的空間，能夠更快捷方便的與公眾與同行專業(yè)人員交流相關(guān)醫(yī)療信息等都需要通過建設(shè)信息化醫(yī)院得以實(shí)現(xiàn)。電子檔案管理的優(yōu)勢在于，能夠?qū)崟r共享醫(yī)療信息以及資料，占地面積大大縮小，操作更簡易明了，為醫(yī)院管理帶來極大的便捷，但同時由于是新技術(shù)，在醫(yī)院綜合檔案管理人員應(yīng)用時也面臨了一系列新問題和狀況。

1 醫(yī)院電子檔案管理存在的問題分析

1.1 電子檔案管理職責(zé)和范圍方面

醫(yī)院檔案管理室通常狀況下設(shè)置于行政部門，其主要職責(zé)在于處理醫(yī)院人事、科研、患者等資料并加以管理保存。對醫(yī)院的檔案管理需要遵守國家以及各省、市地方醫(yī)院制定的相關(guān)規(guī)定及原則，只有這樣才能保障能夠有效利用檔案資料。在醫(yī)院中各個部門的資料分開處理，主要由信息科的人員進(jìn)行管理，正因如此導(dǎo)致在管理中存在職責(zé)不明的現(xiàn)象，電子檔案范圍過大導(dǎo)致管理的時效性和效率都因而降低。

1.2 電子檔案管理意識和制度方面

在處理電子檔案時，若不及時歸檔就會造成電子檔案有遺漏，不完整，情況不屬實(shí)等狀況。同時，不僅在管理時意識不夠強(qiáng)，建立的管理制度也尚未完善，沒有健全的機(jī)制，電子檔案管理效率便難以提高難以得到有效的發(fā)展和使用。醫(yī)院沒有對信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等給予足夠的重視，對這些應(yīng)用的宣傳和投入力度小較為淺顯，這使得億元電子檔案在現(xiàn)代化發(fā)展方面受到影響和阻礙，無法滿足當(dāng)前的管理工作需求。

1.3 電子檔案管理規(guī)范性、統(tǒng)一性方面

醫(yī)院的電子檔案管理在當(dāng)前存在著一個十分嚴(yán)峻的問題，由不同科室、部門負(fù)責(zé)管理電子檔案并且沒有制定相應(yīng)科學(xué)合理的管理規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)，由于其分散性更加難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致電子檔案的應(yīng)用價值降低，其參考價值也受到影響，在醫(yī)院做決策時無法進(jìn)行參考對照，不完善的患者資料也會導(dǎo)致醫(yī)院的科研方面受到阻礙。電子檔案管理需要應(yīng)用計算機(jī)，但現(xiàn)在大部分醫(yī)院對于計算機(jī)使用沒有安全防范意識，也沒有進(jìn)行相關(guān)的防范操作如病毒防范，加強(qiáng)存儲方式防止文件遺漏等，這嚴(yán)重影響到電子檔案管理的可靠度。除此之外在收集、整理電子檔案時，沒有具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，管理人員憑借自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸檔難免出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，電子檔案因此會有部分不完善、不真實(shí)的問題出現(xiàn)。

1.4 電子檔案管理人員、硬件方面

專業(yè)電子檔案管理人員在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中起著重要的作用，然而目前許多醫(yī)院中選用的電子檔案管理人員，文化水平不高，對醫(yī)院醫(yī)療知識方面掌握的也少，其次他們沒有具備優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，對運(yùn)用信息技術(shù)也不熟練，這影響到管理的質(zhì)量以及效率。醫(yī)院中許多科室雖然已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，但仍舊無法滿足電子檔案管理的發(fā)展需求，原因在于硬件更新速度緩慢，資金投入不夠多難以更新系統(tǒng)達(dá)到醫(yī)院的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。

2 發(fā)生問題的原因

2.1 醫(yī)院檔案載體的變化

隨著信息時代的發(fā)展，電子文檔迅速替代紙質(zhì)文檔，原因在于電子文檔不但容易保存而且通過相應(yīng)的信息技術(shù)方便調(diào)用，錄入和取出都相較以往方斌，且電子文檔所占容量小，其保存在電腦中不會占用實(shí)際另開建檔案室。而目前使用電子檔案管理，可以通過圖像、動畫、視頻等多媒體形式將檔案信息進(jìn)行存儲和使用。醫(yī)療技術(shù)規(guī)范操作可通過音頻、ppt投影等更加生動形象的表現(xiàn)出來。

2.2 醫(yī)院檔案時效的轉(zhuǎn)變

在管理文件檔案時，需要大量運(yùn)用信息技術(shù)如計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫查詢等。通過目錄、全文、遠(yuǎn)程等各種檢索功能能夠奎蘇查詢檔案調(diào)取檔案等，使用計算機(jī)終端能夠快速查案電子文檔，不但便捷還能使文檔的時效性得到提升，提高整理的有效性以及文檔的完整性。在縮減了文檔的管理時間就能更大程度的開發(fā)檔案的利用性。

2.3 醫(yī)院檔案的分類不同

醫(yī)院原有的文檔如患者病例、基礎(chǔ)建筑設(shè)施、會計信息、科研技術(shù)內(nèi)容、文獻(xiàn)書籍、醫(yī)療設(shè)備、人員事物等檔案在信息技術(shù)融合后打破了傳統(tǒng)的信息分類，由分散的管理轉(zhuǎn)變成信息集成系統(tǒng)的管理模式。同時設(shè)置多個管理系統(tǒng)，其中能夠錄入相同的文檔信息，可以通過相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)工作的需求和目標(biāo)對檔案類目隨時進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立。計算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)在于分類檔案文件更加細(xì)致，更科學(xué)合理、更規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，更適應(yīng)醫(yī)院管理發(fā)展的需求。

2.4 醫(yī)院檔案在接受和保管上的不同

在電子管理時，要保證不丟失文檔，能夠良好的鑒定、保存編目、利用等，要求相關(guān)檔案管理人員能夠進(jìn)入信息集成系統(tǒng)中，接收核心信息部分，看管好文件的形成以及保管過程。醫(yī)院電子檔案經(jīng)工作人員鑒定規(guī)整后，將文檔信息錄入虛擬數(shù)據(jù)庫房，而非傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔放置于柜架上。

3 建議采取的對策

3.1 建立健全管理制度和法規(guī)來維護(hù)電子文件的真實(shí)有效性

電子文檔在各個階段過程當(dāng)中都存在丟失文件信息的情況，即便在完善信息安全技術(shù)的情況下也應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的有效管理安全措施，保證信息能夠完整錄入歸檔，保證不論是在建立、處理、歸檔亦或是保存過程中不會出現(xiàn)刪改、遺漏的現(xiàn)象。保障電子檔案的安全性最重要也是最有效的便是建立完善的管理規(guī)章制度，除此以外還能夠維護(hù)文案的真實(shí)有效性，對于管理電子檔案而言不僅是必要的也是極其具有意義的。保管和利用電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)在通過各法規(guī)制定后形成科學(xué)合理合法的規(guī)章制度，監(jiān)督工作人員遵守標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范醫(yī)院中的管理機(jī)制。與此同時，通過立法確保檔案行政管理部門在處理各電子文件時依照法律法規(guī)以法律作為憑證來進(jìn)行管理。檔案管理分為兩個時期，文件管理工作為第一個時期，主要對文檔進(jìn)行簡單的處理和分類，第二個時期為檔案管理，主要作用是對檔案使用、保存等。隨著電子文檔取代紙質(zhì)文檔，如何保證電子文檔具有真實(shí)完整性是當(dāng)前面臨的重要問題。想要保證文件的真實(shí)完整性，首先采用先進(jìn)技術(shù)在文件形成初期進(jìn)行管理控制，這樣能夠使電子文件在轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案后保護(hù)其價值。除此之外，為防止管理人員在工作時出現(xiàn)紕漏和束河導(dǎo)致文件價值丟失或資料缺失的情況，在文件形成初期要額外進(jìn)行預(yù)先管理，使得歸檔質(zhì)量、有效性得到保證。endprint

3.2 制定科學(xué)、合理的電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際制定出規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)文件能夠轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。根據(jù)實(shí)際確定電子文件個過程的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文件在歸檔時的分類、排序以及保存方式，保證電子文檔在初期就能得到科學(xué)規(guī)范的管理。在執(zhí)行過程中保持良好的連貫性，防止由于過長的空隙出現(xiàn)紕漏，這對于文件轉(zhuǎn)換檔案是十分關(guān)鍵的。對于各文件信息的價值制定相關(guān)評定標(biāo)準(zhǔn)，制定文件信息轉(zhuǎn)化檔案的路線以及文檔保密制度等。監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作人員手機(jī)管理電子檔案信息，在文件初始階段就進(jìn)行管理，文檔的鑒定、歸檔以及保存利用等管理內(nèi)容加入信息集成系統(tǒng)中，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)行，掌握應(yīng)用的操作步驟，以此控制維護(hù)檔案的有效性和可靠性。

3.3 建立信息安全防范體系

雖然電子信息管理檔案擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但不可否認(rèn)其仍有安全漏洞，為防止重要文件丟失遺漏需要對信息安全方面加強(qiáng)監(jiān)管的力度，對檔案信息的分類和應(yīng)用進(jìn)行區(qū)別，將信息公布與公眾分享時要考慮所公布的信息是否能夠一概舉一反三，確保信息的真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。在處理病患資料時，由于病癥存在個體的差異以及治療方法的差異，因此多種情況都需要加以研究分析，避免以偏概全的情況，這就要求從信息分類方面進(jìn)行甄選。電子信息應(yīng)用依賴于信息技術(shù)，而信息技術(shù)會受到病毒、黑客以及能源方面的威脅，在建立信息檔案系統(tǒng)時應(yīng)當(dāng)注意設(shè)立加密技術(shù)、注冊檢查、防火墻、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)回復(fù)功能等保證文檔資料的安全，對于一些加密文件則需要設(shè)置身份驗(yàn)證，權(quán)限檢查等。

4 結(jié)語

醫(yī)院隨著信息技術(shù)的發(fā)展也不斷進(jìn)步，對單子檔案管理的要求也越來越高，對醫(yī)院電子文檔的管理不能再沿用傳統(tǒng)的管理方法，需要結(jié)合實(shí)際采用多種方式聯(lián)合進(jìn)行管理，在人員方面需要投入資金力度，培養(yǎng)出具有高素養(yǎng)，高專業(yè)性的信息管理人員，這樣能夠提高文檔管理的效率和發(fā)展，以此促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化。所以醫(yī)院需要引進(jìn)EAP管理。

EAP在國內(nèi)起步晚，推行遲，在時間中存在著諸多的問題。首先對EAP沒有詳細(xì)的了解，其次國內(nèi)缺乏EAP人才，以及存在著難以本土化，實(shí)施技術(shù)有限等問題。但不可否認(rèn)，如果能利用好EAP，對于醫(yī)院管理的實(shí)踐和應(yīng)用是十分有效的。

從以往的管理實(shí)踐可得出一定的結(jié)論，EAP專業(yè)人員最好同時具備教與學(xué)、心理學(xué)、社會工作、精神醫(yī)學(xué)、行為科學(xué)等專業(yè)背景。但國內(nèi)許多從業(yè)人員并沒有達(dá)到這些專業(yè)素質(zhì)要求因此結(jié)合實(shí)際工作大力投入培訓(xùn)EAP管理是必要也會可行的。通過EAP管理能夠緩解醫(yī)護(hù)人員長期處于高壓下的心理壓力，幫助醫(yī)患之間構(gòu)建和諧的關(guān)系，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，以及管理效果和工作業(yè)績。

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