王健

【摘要】作為重要的信息資產(chǎn)，電子公文越來越受到重視，盡管電子公文在運行過程中已經(jīng)取得了成效，但由于電子公文屬于信息化產(chǎn)品，因而會存在一些安全隱患，對此一定要引起高度重視，切實加強電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全機制建設(shè)。本文對此進行了研究，重點對強化安全管理理念、制定安全管理制度、加強安全管理體系等諸多方面提出了對策。

【關(guān)鍵詞】電子公文；檔案管理系統(tǒng)；安全機制；安全管理

在科技信息化快速發(fā)展的新形勢下，電子公文檔案管理系統(tǒng)也發(fā)生了深刻的變化，不僅具有很強的信息化水平，而且也在朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展，特別是其“開放性”也成為重要的發(fā)展趨勢，這就需要高度重視安全機制建設(shè)，否則極易出現(xiàn)問題。盡管從總體上來看，電子公文檔案管理系統(tǒng)在運行過程中基本上都具有一定的安全性，但如果不加強安全機制建設(shè)，同樣會出現(xiàn)安全問題，甚至?xí)﹄娮庸臋n案管理系統(tǒng)造成重大的影響，因而一定要探索、研究和實施有效的安全機制，使其能夠在安全的環(huán)境下運行。

一、強化安全管理理念

理念具有先導(dǎo)性作用。對于電子公文檔案管理系統(tǒng)來說，隨著網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用，其安全隱患也越來越多，特別是要想使電子公文檔案管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用，“開放性”也越來越強，因而一定要重視安全機制建設(shè)，進一步強化安全管理理念。在這方面，一定要將安全管理工作作為電子公文檔案管理系統(tǒng)運行與管理的重要內(nèi)容，單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當從戰(zhàn)略的高度重視安全管理工作，一定要重視安全運行，要科學(xué)安全電子公文檔案管理系統(tǒng)的運行模式，要由專人進行管理，同時要配備安全管理人員。加強對管理人員的安全意識教育，使他們始終樹立安全理念，在開展工作的過程中首先想到安全問題，這樣才能為其安全運行打下堅實的思想基礎(chǔ)。要高度重視安全管理工作的協(xié)調(diào)性，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，工作人員要以身作則，相互之間要多支持、多提醒，出現(xiàn)問題要及時解決。

二、制定安全管理制度

制度具有規(guī)范性的重大作用。對于電子公文檔案管理系統(tǒng)來說，要想使其在更加安全的環(huán)境下運行，一定要重視安全管理制度建設(shè)，確保電子公文檔案管理規(guī)范、有序運行。這就需要在開展工作的過程中，要按照安全性的要求，制定一系列的安全管理制度，對于管理人員、管理系統(tǒng)、管理機制等一定要制定科學(xué)的制度和流程，并且要嚴格按照制度開展工作。比如對于管理人員來說，要科學(xué)確定管理人員的使用權(quán)限，不能隨便登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，確保在“人”的因素上不出現(xiàn)問題。要高度重視物理隔離模式的運用，建立登記物理隔離制度，對于身份證制度一定要認真執(zhí)行，不允許非管理人員登錄電子公文檔案管理系統(tǒng)。還要高度重視制度的執(zhí)行力，如果安全管理制度制定出來以后不能夠執(zhí)行，那么也只能是“一紙空文”，因而一定要強化制度的執(zhí)行，對于不執(zhí)行制度而出現(xiàn)安全事故的要給予處分。

三、加強安全管理體系

對于電子公文檔案管理工作來說，要想建立科學(xué)的安全管理機制，必須形成安全管理的協(xié)同性，切實加強安全管理體系建設(shè)。對于一個單位來說，電子公文檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用主要是由管理部門和管理人員應(yīng)用，但對于安全管理機制建設(shè)來說，卻涉及方方面面，因而一定要高度重視管理體系的系統(tǒng)性和嚴密性，一切與安全機制建設(shè)有關(guān)的單位和部門都應(yīng)當納入到安全管理體系當中。比如單位可以建立電子公文檔案管理系統(tǒng)安全管理“協(xié)調(diào)機制”，相關(guān)部門負責人都應(yīng)當成為協(xié)調(diào)機制中的成員，這樣能夠形成安全管理的強大合力，進而能夠更有效地避免出現(xiàn)安全漏洞。加強安全管理體系建設(shè)，還要做好各方面安全管理工作的協(xié)調(diào)性，使制度管理、人員管理、技術(shù)管理等方方面面更具有緊密的聯(lián)系，避免出現(xiàn)安全管理“空白點”，確保安全管理能夠發(fā)揮作用。

四、拓展安全管理內(nèi)容

對于安全機制建設(shè)來說，除了要做好方方面面的管理工作，還進一步拓展安全管理內(nèi)容，只有這樣才能更好的實現(xiàn)安全運行。這就需要在開展安全管理方面，一定要大力加強物理安全管理、技術(shù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)庫安全管理、系統(tǒng)軟件安全管理工作，只有對這些內(nèi)容進行科學(xué)的管理，才能使管理工作更具有全面性。在這方面一定要發(fā)揮協(xié)調(diào)機制的作用，對各個方面的安全管理內(nèi)容，要實現(xiàn)“各負其責、各司其職”，同時相互之間還要多溝通和聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時進行排查，確保安全管理能夠有條不紊地進行，使電子公文檔案管理系統(tǒng)始終處于安全環(huán)境下，特別是在數(shù)據(jù)安全方面更要高度重視，一定要堅持每天做好“數(shù)據(jù)備份”，U盤、光盤以及云存儲都要進行，“三管齊下”方可保證數(shù)據(jù)安全。

對于電子公文檔案管理系統(tǒng)來說，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的不斷向前發(fā)展，對其安全性提出了更高的要求，因而必須著眼于建立科學(xué)有效的安全機制，積極探索安全管理的有效模式，重點要在強化安全管理理念、制度安全管理制度、加強安全管理體系、拓展安全管理內(nèi)容等方面下功夫，使安全機制建設(shè)更具有系統(tǒng)性，確保檔案管理系統(tǒng)在安全的環(huán)境下運行。

【參考文獻】

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