邊曉紅

[摘 要] 在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，隨著信息技術(shù)逐漸普及，檔案信息管理也朝著這個(gè)方向逐漸轉(zhuǎn)變。在企業(yè)管理工作中，檔案信息管理占據(jù)著極其重要的位置，在日漸激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，它的存在將直接左右企業(yè)的主動(dòng)權(quán)。因此加強(qiáng)檔案信息管理措施尤為重要。文章主要以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)及其管理機(jī)制、信息管理人才的培養(yǎng)三方面進(jìn)行了論述。

[關(guān)鍵詞] 網(wǎng)絡(luò)；信息；檔案管理；基礎(chǔ)設(shè)施；管理系統(tǒng)；管理機(jī)制；人才培養(yǎng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 070

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0166- 02

0 引 言

在信息化普及的時(shí)代，我國(guó)檔案信息管理及工作重心發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，使得檔案信息具有組織形式、信息流通網(wǎng)絡(luò)化以及信息檢索自動(dòng)化等多種特點(diǎn)。加強(qiáng)檔案信息管理，對(duì)促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和制度化有著重要意義。

1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息管理核心便是擁有過(guò)硬的技術(shù)支持，所以加強(qiáng)信息管理工作一定要注重信息技術(shù)的完善。計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝錄機(jī)、復(fù)印機(jī)及打印機(jī)作為信息處理設(shè)備的一些主要配置，這些基礎(chǔ)設(shè)施的加強(qiáng)應(yīng)該受到政府及檔案相關(guān)管理部門重視，并努力給檔案管理人員配置優(yōu)質(zhì)和優(yōu)良性能的檔案信息管理硬件設(shè)備，還應(yīng)加入對(duì)應(yīng)的防電磁干擾設(shè)施，從根本降低檔案管理工作中造成的損壞情況，使得電子信息檔案管理更加廣泛，文件管理得到超前控制，且每個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口能夠?qū)崿F(xiàn)緊密銜接，提高檔案管理工作的效率。建設(shè)且完善檔案網(wǎng)絡(luò)，將局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，形成相對(duì)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)體系。檔案部門可以試圖在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上傳電子文件的工作窗口，能夠滿足工作人員足不出戶，就可以通過(guò)使用自己?jiǎn)挝恢械木钟蚓W(wǎng)絡(luò)將整篇電子文件自動(dòng)傳輸?shù)綑n案服務(wù)器上歸檔，這樣不僅大大節(jié)省了工作時(shí)間，還極大的提高了工作效率以及管理水平。

2 強(qiáng)化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)及管理機(jī)制

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理不能僅僅滿足于計(jì)算機(jī)管理，而是要向網(wǎng)絡(luò)化方向前進(jìn)。先前的檔案管理軟件雖然實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息資源的計(jì)算機(jī)化管理，但是范圍較窄，并不能夠滿足對(duì)大量信息的管理。但是網(wǎng)絡(luò)版的軟件可以彌補(bǔ)這一不足，不僅實(shí)現(xiàn)了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)大量信息資源的管理工作，還得到了大眾的一致認(rèn)可并被接受。政府及相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該積極推廣網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，促進(jìn)文件管理工作的高效運(yùn)行。還需要開(kāi)發(fā)一套標(biāo)準(zhǔn)的OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以使辦公效率大大提高。使用統(tǒng)一的OA系統(tǒng)，可以滿足各單位網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)之間的無(wú)縫連接，能夠更方便的為檔案部門提供良好的平臺(tái)，也可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的區(qū)域管理及各類信息共享服務(wù)。

形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理機(jī)制。需要將各項(xiàng)工作進(jìn)行改革，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化，健全各項(xiàng)工作機(jī)制，形成一種全新的具有安全性的檔案管理體制；還應(yīng)該做好一切調(diào)研工作，吸取國(guó)外一些先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，并整合形成符合自身工作性質(zhì)的檔案資源庫(kù)，確保檔案管理工作安全暢通的運(yùn)行。在檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)上應(yīng)該轉(zhuǎn)向以人為本的觀念，設(shè)計(jì)應(yīng)具有針對(duì)性，而不再是以往的簡(jiǎn)單統(tǒng)一的語(yǔ)言模式，應(yīng)該依據(jù)不同的訪問(wèn)人群給予不同的語(yǔ)言表達(dá)方式，并且選擇專業(yè)人員對(duì)網(wǎng)站實(shí)施專職維護(hù)，以保證信息資源的安全性及實(shí)時(shí)更新。

3 加強(qiáng)信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案信息管理工作需要實(shí)時(shí)更新和發(fā)展。信息管理人員應(yīng)該及時(shí)學(xué)習(xí)并更新管理理念，加強(qiáng)管理者的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，政府及相關(guān)部門應(yīng)該加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，及時(shí)學(xué)習(xí)最新的信息管理知識(shí)以及必備的專業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中，要求認(rèn)真研究《檔案法》和檔案信息管理工作的詳細(xì)內(nèi)容。管理人員也應(yīng)該明確傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息檔案管理在方式上的主要區(qū)別，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，這樣才能在檔案管理工作中，避開(kāi)傳統(tǒng)檔案管理的束縛。專業(yè)人才的培養(yǎng)更重要的是從教學(xué)抓起，依托高等院校來(lái)培養(yǎng)高素養(yǎng)的專業(yè)人才。高等院校不僅可以提供專業(yè)的培訓(xùn)基地，還擁有強(qiáng)大的師資隊(duì)伍及教學(xué)設(shè)施。政府應(yīng)該推行一系列政策來(lái)擴(kuò)充對(duì)人才的招收，滿足實(shí)際工作中對(duì)專業(yè)人才的需求，其中可以嘗試網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育。也應(yīng)該鼓勵(lì)各院校加大改革力度，根據(jù)實(shí)際需要嘗試對(duì)人才培養(yǎng)目標(biāo)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，還可以制定一系列切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專業(yè)型、兼職型檔案人員通過(guò)在職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)一些相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)及技術(shù)，培養(yǎng)出檔案學(xué)專業(yè)的高端研究人才、宏觀層次人才、管理型人才以及技術(shù)型人才。這種人才需要具備檔案信息管理服務(wù)意識(shí)，較高的管理知識(shí)儲(chǔ)備，了解并熟練掌握現(xiàn)代化的管理技能，可以實(shí)現(xiàn)將理論知識(shí)完美的運(yùn)用到實(shí)踐中去。努力實(shí)現(xiàn)檔案信息管理團(tuán)隊(duì)的整體水平的提高，能夠使技術(shù)適應(yīng)檔案電子信息化時(shí)代的發(fā)展需求。

4 結(jié) 語(yǔ)

在這個(gè)信息化的時(shí)代，加強(qiáng)檔案信息管理工作，不僅需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息技術(shù)，還需要加強(qiáng)對(duì)管理人才的培訓(xùn)，形成一種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理應(yīng)用系統(tǒng)及管理體制，培養(yǎng)檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，能夠及時(shí)區(qū)分傳統(tǒng)信息管理與網(wǎng)絡(luò)管理，使每一位管理人才能夠發(fā)揮其擁有的潛能，將理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合，在新形勢(shì)下使科技檔案管理工作的作用與價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

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