高莫愁
摘要:作為一名高校審計(jì)部門的兼職檔案員,在日常工作實(shí)踐中,時(shí)常能感受到審計(jì)檔案歸集的重要性。審計(jì)檔案有區(qū)別于其他檔案的特點(diǎn),要做好審計(jì)檔案的歸集工作就要對歸集過程反復(fù)進(jìn)行重新梳理。文章從針對職責(zé)、明確職責(zé);抓住要點(diǎn)、事倍功半;把握節(jié)點(diǎn)、完美收官;探討難點(diǎn)、更加完善等四個(gè)方面談了對高校檔案歸集過程的體會(huì),以期為高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理起到參考和借鑒作用。
關(guān)鍵詞:高校;審計(jì)檔案;歸集過程
審計(jì)部門是高校重要的檔案立卷單位,每年審計(jì)檔案的歸集,需要審計(jì)人員全體總動(dòng)員,齊心協(xié)力才能完成,時(shí)間跨度長,工作要求高,是審計(jì)工作的重要組成部分。本人根據(jù)幾年來兼職檔案員的工作實(shí)踐,對審計(jì)檔案的歸集過程進(jìn)行了梳理,對如何做好這項(xiàng)工作淺談一些體會(huì)。
一、針對特點(diǎn),明確職責(zé)
審計(jì)檔案大致分為兩類:綜合類和審計(jì)項(xiàng)目類。綜合類檔案,主要指上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、制度、簡報(bào)等公文類材料,它的歸集根據(jù)相關(guān)要求,分門別類,相對比較簡單。審計(jì)項(xiàng)目類檔案,則是審計(jì)檔案中分量最大的重頭戲。它內(nèi)容廣泛,主要包括以審計(jì)報(bào)告為項(xiàng)目的各種證明性、立項(xiàng)性和結(jié)論性材料,歸集具有一定的技術(shù)含量,相對復(fù)雜。本文所述的主要是指審計(jì)項(xiàng)目類檔案的歸集。
審計(jì)項(xiàng)目類檔案,它有兩個(gè)顯著的特點(diǎn)。
(一)審計(jì)檔案材料的群體性
一是,審計(jì)人員的交叉。項(xiàng)目類審計(jì)檔案均以項(xiàng)目立卷,一份審計(jì)報(bào)告為一個(gè)項(xiàng)目。每一個(gè)項(xiàng)目的審計(jì),是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排,由項(xiàng)目組長帶領(lǐng)小組成員共同完成的。在審計(jì)安排中,通常會(huì)有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開展審計(jì),受人員數(shù)量的限制,往往出現(xiàn)此項(xiàng)目的組長在彼項(xiàng)目中是組員,而彼項(xiàng)目中的組長在另外項(xiàng)目中是組員的情況,因此,人員交叉,勢必造成某些存檔材料的分散、混合。二是,審計(jì)檔案來源于多種渠道。根據(jù)存檔需要,材料來源出處眾多。有的來自被審單位,有的來自項(xiàng)目成員自己的收集,還有對審計(jì)項(xiàng)目的跟蹤記錄,多人多手,紛雜繁多。
(二)審計(jì)項(xiàng)目后續(xù)整改材料的延續(xù)性
審計(jì)檔案中有一件“審計(jì)意見落實(shí)的反饋情況”的內(nèi)容,即被審計(jì)單位根據(jù)審計(jì)報(bào)告意見的要求,對審計(jì)出來存在的問題,需要逐條整改落實(shí)的情況證明。延續(xù)性經(jīng)常會(huì)表現(xiàn)在兩個(gè)方面,或者是被審單位因各種原因,未能及時(shí)向?qū)徲?jì)部門報(bào)送整改材料;或者是因某些問題的整改無法在短期內(nèi)一步到位,需要繼續(xù)跟蹤落實(shí),這些都將導(dǎo)致這部分檔案延續(xù)歸集。
審計(jì)檔案的特點(diǎn),使審計(jì)檔案歸集以“明確職責(zé),誰審計(jì)誰立卷”的基本原則進(jìn)行,我部門將歸集過程分為前后兩期。前期工作的主要內(nèi)容涉及在審計(jì)過程中的所有該歸集的存檔材料,均由各審計(jì)項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)收集完成,同時(shí)明確組長必須對自己的審計(jì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量負(fù)責(zé);后期工作主要包括對組長所歸集的檔案材料進(jìn)行組織、整理、復(fù)核、著錄直至移交檔案館等一系列工作,則由兼職檔案員來負(fù)責(zé)完成。
二、抓住要點(diǎn),事半功倍
在由審計(jì)組長負(fù)責(zé)的前期過程中,必須要抓住兩個(gè)要點(diǎn)。
一是時(shí)間要點(diǎn)。項(xiàng)目的審計(jì)工作是繁忙又瑣碎的,因此,在工作中,有時(shí)會(huì)忙于審計(jì)內(nèi)容的開展,而忽略了必須存檔的材料的及時(shí)收集歸攏。甚至?xí)霈F(xiàn)項(xiàng)目審計(jì)已完成,材料尚未整理的情況,直至在兼職檔案員的催促下才開始整理。這樣,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,還難免有漏缺,質(zhì)量不高,不符合檔案要求。因此,審計(jì)組長一定要在思想上加以重視,抓住同步進(jìn)行的時(shí)間要點(diǎn),即審計(jì)項(xiàng)目一開始,收集和整理相關(guān)的項(xiàng)目文件和有關(guān)材料也就開始,及時(shí)增補(bǔ)缺少或遺漏的檔案材料。
二是規(guī)范要點(diǎn)。追求規(guī)范看似簡單,運(yùn)作起來難度不小。項(xiàng)目檔案有時(shí)一件的支撐材料可達(dá)數(shù)百頁,在總量上非??捎^。如果材料整理不符合規(guī)范要求,那么若重新返工,反復(fù)來回,就會(huì)事倍功半,最終影響整個(gè)檔案工作的質(zhì)量和進(jìn)度。因此規(guī)范操作尤其重要。我們必須嚴(yán)格按照有關(guān)制度要求來立卷歸集。審計(jì)項(xiàng)目組長在整理檔案時(shí),應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料三個(gè)單元為序進(jìn)行排列。匯總目錄放在檔案的第一張,后面的證明性材料以審計(jì)報(bào)告中體現(xiàn)的審計(jì)情況和問題來區(qū)分件,每一件附以審計(jì)問題分類匯總單,一張匯總單及后面的支撐材料作為一件;件的內(nèi)容需要完整清晰,每一份材料都必須仔細(xì)鑒別重要性并果斷取舍,該有蓋章或簽字的證據(jù)材料必須齊全,破損或涂改嚴(yán)重的材料需重新復(fù)制后附于原件后。
抓住上述兩個(gè)要點(diǎn),就能保證前期歸集工作事半功倍、順利完成。
三、把握節(jié)點(diǎn),完美收官
校檔案館一般要求當(dāng)年的6月底前須完成上一年審計(jì)檔案的移交工作,因兼職檔案員亦有其他的審計(jì)任務(wù),因此后期工作必須是見縫插針來完成。
在由兼職檔案員負(fù)責(zé)的后期過程中,必須要把握好幾個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn):一是3月下旬,開始組織。兼職檔案員應(yīng)最遲在這時(shí)間開始組織檔案的收集,按照上年度審發(fā)報(bào)告的文號(hào)來確定審計(jì)檔案歸集范圍,并且將檔案項(xiàng)目清單發(fā)送至各審計(jì)項(xiàng)目組長,清單上需列明移交時(shí)間(一般是4月上旬)和注意事項(xiàng)等。審計(jì)項(xiàng)目組長整理好一個(gè)移交一個(gè),做到一事一交;其他檔案由綜合辦公室平時(shí)負(fù)責(zé)整理,統(tǒng)一移交。二是4月上旬,重新整理材料。收到項(xiàng)目組長移交的檔案后,兼職檔案員開始對檔案進(jìn)行復(fù)核、保管、電子類檔案同步雙套整理等工作。材料的整理沒有太多技巧,只能是時(shí)時(shí)留心、處處用心,多與學(xué)校檔案館溝通,多請專業(yè)老師來指導(dǎo),最大限度確保審計(jì)檔案的立卷質(zhì)量。三是5月下旬,及時(shí)著錄系統(tǒng)。檔案裝訂完畢,從檔案館獲取了案卷號(hào)后,兼職檔案員開始將材料按件排序著錄系統(tǒng)。四是6月下旬,按時(shí)移交檔案。在向校檔案館移交完畢后,一年的檔案工作也就此告一段落。部分審計(jì)報(bào)告及綜合類材料,在交檔案館以外,審計(jì)部門內(nèi)部也會(huì)保留一份,以備日后查找參考。每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)都需要兼職檔案員來把握,環(huán)環(huán)相扣??梢哉f,前期做好,后期不累;后期做好,完美收官。審計(jì)檔案的質(zhì)量依靠的是部門全體成員的集體努力。
四、探討難點(diǎn),更加完善
審計(jì)檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并非一成不變,它依據(jù)形勢發(fā)展而產(chǎn)生更高要求,若老瓶裝新酒,仍停留在老歸集模式上,一定會(huì)導(dǎo)致審計(jì)檔案質(zhì)量打折扣。審計(jì)人員必須拿出切實(shí)有效的方案,才能適應(yīng)新變化,做好檔案的歸集。目前,歸集過程的難點(diǎn)主要有兩個(gè)方面:
(一)委托審計(jì)項(xiàng)目檔案的歸集
國家近年來不斷加大教育審計(jì)力度,如更加關(guān)注“三公經(jīng)費(fèi)”、繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)等方面的審計(jì),學(xué)校審計(jì)部門借助社會(huì)審計(jì)力量已趨于常態(tài)。對于委托事務(wù)所審計(jì)的項(xiàng)目檔案歸集,通常做法是:項(xiàng)目過程材料歸口事務(wù)所歸集,審計(jì)報(bào)告雖由事務(wù)所出具,但這類結(jié)論性材料參照自審項(xiàng)目,歸口審計(jì)部門歸集。但現(xiàn)有的新變化是:項(xiàng)目雖是委托事務(wù)所,但審計(jì)報(bào)告兩方均會(huì)出具。那么,在事務(wù)所處的過程材料如何歸集,由誰負(fù)責(zé)歸集,如何確保其質(zhì)量,已成難點(diǎn)問題。在聽取校檔案館指導(dǎo)意見,并會(huì)同事務(wù)所相關(guān)人員交流協(xié)商后,我部門對類似案例尋找到一種解決辦法:由事務(wù)所按照審計(jì)部門的檔案要求進(jìn)行整理,最終移交項(xiàng)目審計(jì)負(fù)責(zé)人,由審計(jì)部門歸集,盡可能的分清了該類檔案的歸集權(quán)責(zé),保證了其完整性,為將來愈加頻繁的該類檔案歸集提供了參考。
(二)審計(jì)項(xiàng)目電子材料的歸集
這個(gè)問題不算新,但一直是審計(jì)檔案歸集過程的難點(diǎn)。審計(jì)過程中會(huì)產(chǎn)生許多電子材料,如審計(jì)抽查拍攝的憑證等,存儲(chǔ)容量十分龐大。由于電子材料比較零散,未打印和已打印的材料也未做區(qū)分,且若按照審計(jì)匯總單的要求來分類電子材料,需要花費(fèi)很大精力,因此各審計(jì)項(xiàng)目組成員基本自行保管,不進(jìn)行歸集。對這類電子檔案,應(yīng)逐步完善鑒別、分類、保存、歸集程序,加強(qiáng)電子檔案的信息化建設(shè),這也是高校審計(jì)檔案今后能夠做的更加規(guī)范、更加完善的努力方向。
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(作者單位:浙江大學(xué)審計(jì)處)endprint