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        新時(shí)期如何做好檔案管理工作

        2017-08-27 10:48:00開躍紅
        世界家苑 2017年7期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新意識檔案管理

        開躍紅

        摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的新時(shí)期到來,“檔案”這一人類社會傳統(tǒng)的信息管理方式也面臨著全新的改革。結(jié)合當(dāng)前形勢,新時(shí)期人類社會面臨著“信息爆炸”的現(xiàn)象,信息規(guī)模、總量呈現(xiàn)“海量化”特征,傳統(tǒng)的管理思路、工具、方法等均呈現(xiàn)出滯后性,難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。基于此,本文結(jié)合新時(shí)期檔案管理工作存在的問題,探索做好檔案管理工作的有效途徑。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新意識;專業(yè)化;數(shù)字化

        宏觀層面說,檔案管理工作對人類社會有著重要價(jià)值,“今世賴之以知古,后世賴之以知今”,檔案所記錄的是人類社會演變中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,既有承前、又能啟后。微觀層面說,檔案記錄著一個(gè)國家、組織、個(gè)人的發(fā)展軌跡,與人們的日常生活息息相關(guān)。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期背景下,檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。

        一、新時(shí)期檔案管理工作面臨的問題

        新時(shí)期檔案管理工作面臨的問題主要包括兩個(gè)方面:

        (一)檔案管理工作“量變問題”

        所謂“量變”,是指新時(shí)期的信息資源生產(chǎn)能力大幅度提升,與傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代相比,單位時(shí)間內(nèi)可形成的信息、數(shù)據(jù)總量,已經(jīng)無法用常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)。如果依然采用紙質(zhì)印刷的形式保存,則檔案更新速度遠(yuǎn)滯后于生產(chǎn)速度。但現(xiàn)實(shí)情況是,我國檔案管理工作接觸互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的時(shí)間較短、發(fā)展緩慢,目前仍然處于初級階段,當(dāng)前的檔案管理工作大部分仍是以手工管理為主,效率低下、精準(zhǔn)性差,尤其是一部分單位由于缺乏必要的檔案保管設(shè)備,導(dǎo)致檔案損壞遺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。更為嚴(yán)峻的現(xiàn)象是,即便一些單位有檔案管理的信息化設(shè)備,但是相關(guān)工作人員因?yàn)槿狈Σ僮髦R,不能熟練操控,不能有效地發(fā)揮其作用。

        (二)檔案管理工作“質(zhì)變問題”

        所謂“質(zhì)變”,是指新時(shí)期檔案管理工作的內(nèi)容實(shí)質(zhì)發(fā)生了巨大變化,對比傳統(tǒng)檔案管理分析,主要是對現(xiàn)有檔案展開操作,以保存、修訂等為主,具有很強(qiáng)的“閉門造車”、“各自為政”的特點(diǎn),以新時(shí)期信息化眼光分析,這種檔案管理模式構(gòu)建出一個(gè)個(gè)“信息孤島”,難以提升交流、共享的價(jià)值,自然也無法發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會價(jià)值、文化價(jià)值。新時(shí)期所產(chǎn)生的一系列信息化技術(shù)要素,從外部沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理思維,在“不得不改變”的情況下,檔案管理工作在短期內(nèi)容易出現(xiàn)無所適從的迷茫感。

        二、新時(shí)期做好檔案管理工作的途徑

        (一)樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識

        新時(shí)期做好檔案管理同座應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)的意識,包括經(jīng)濟(jì)意識、中心意識、時(shí)效意識、開放意識和攻關(guān)意識,并統(tǒng)一按照“創(chuàng)新意識”來提升服務(wù)能力,尤其要加強(qiáng)檔案管理主體的職能履行創(chuàng)新意識,不斷嘗試新的方法、新的工具和新的模式,探索更符合中國社會在新時(shí)期檔案管理方面的服務(wù)需求。

        進(jìn)一步,樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識離不開領(lǐng)導(dǎo)層的支持,從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā),強(qiáng)化檔案管理工作優(yōu)化力度,加大人力、物力、財(cái)力的投入力度,有意識地進(jìn)行檔案管理設(shè)備的更新,向檔案管理人員傳遞明顯的價(jià)值信號。同時(shí),基于領(lǐng)導(dǎo)自身的觀念轉(zhuǎn)變,帶動檔案管理人員從傳統(tǒng)的工作觀念中解放出來,變被動未主動、變消極為積極,主動地展開相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和技能的掌握,進(jìn)而提升自己在實(shí)踐中的綜合能力。同時(shí)要積極思考善于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題,并勇于創(chuàng)新,用開拓性的思維去解決這些問題,使檔案管理工作能更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢。

        (二)快速構(gòu)建檔案管理信息化模式

        結(jié)合我國社會信息化程度而言,檔案管理信息化進(jìn)程遠(yuǎn)滯后于其他行業(yè),因此必須快速構(gòu)建檔案管理信息化模式。在具體的實(shí)施過程中,首先要徹底摒棄依靠人工處理的方式,最大程度上結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。其次,在管理手段上也要主動轉(zhuǎn)變,打破長期以來依靠行政手段的約束,推動“智庫”組織形式,用法律手段來管理檔案事物,從而實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化。

        (三)大力培養(yǎng)檔案信息化管理人員

        人才是新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新的核心要素,由于在新技術(shù)驅(qū)動力影響下,檔案管理工作的大部分資源、技術(shù)、設(shè)備等都發(fā)生了嬗變,新時(shí)期的人才要求,應(yīng)具備基礎(chǔ)的信息化處理能力,可通過引進(jìn)同時(shí)具備檔案管理能力、信息技術(shù)實(shí)操能力的人才,也可以采用自主培養(yǎng)的方式。

        針對“自主培養(yǎng)”而言,要建設(shè)一個(gè)強(qiáng)大的高效的檔案隊(duì)伍,多多吸納一些復(fù)合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應(yīng)該有過硬的專業(yè)素質(zhì),還要有較強(qiáng)的接受和學(xué)習(xí)新事物的能力,要不斷給自己充電,學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域以外比如計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的技術(shù)。同時(shí)要有敬業(yè)精神,熱愛自己的工作崗位,具有嚴(yán)格的保密素質(zhì),以保證檔案的安全性。同時(shí),將檔案信息化管理人員的培養(yǎng),納入到產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中,多組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)會或者是工作心得交流會,號召大家多學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn),提高自己的能力。

        (四)健全檔案管理專業(yè)化技術(shù)手段

        新時(shí)期背景下,信息化技術(shù)無疑是推動檔案管理專業(yè)化的重要手段,也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的途徑。在具體的途徑實(shí)現(xiàn)過程中,一方面要對現(xiàn)有案卷資源進(jìn)行全方面整理,清除不具有存檔價(jià)值的資源,將內(nèi)容混雜、重復(fù)率高的檔案信息進(jìn)行整合,建立不同檔案內(nèi)容之間的有機(jī)關(guān)聯(lián),并進(jìn)一步展開規(guī)范題名、編號,提高檢索的準(zhǔn)確度。另一方面,要積極進(jìn)行數(shù)字化檔案資源的轉(zhuǎn)化,根據(jù)不同案卷的重要程度、利用價(jià)值高低等,建立合理的有限序列,逐次從紙質(zhì)印刷形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字存儲形式,采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識,待錄入計(jì)算機(jī)后,利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

        三、結(jié)束語

        古往今來,檔案管理工作為記錄人類文明、積累文化資源、推動社會發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn),在新時(shí)期做好檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但同時(shí),新時(shí)期對檔案管理工作提出了新要求,加上新技術(shù)、新現(xiàn)象、新資源的不斷涌現(xiàn),賦予檔案管理工作新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,這就要求檔案管理者主動打破就觀念,形成新思想、樹立新觀念、采取新方法,更高效地運(yùn)用信息化技術(shù),用于創(chuàng)新創(chuàng)造,以此來提升檔案管理水平,更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]姜鋒.淺談新時(shí)期如何做好檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)。

        [2]李星仙,王瑩,官冬穎,崔益明.淺談新時(shí)期如何做好檔案管理工作[J].才智.

        [3]張淑勤.淺議新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè),2014(02):137-138.

        [4]劉秋梅,杜月玲.淺談新時(shí)期如何做好文化檔案管理工作[J].技術(shù)與市場,2011,18(06):250.

        (作者單位:國電環(huán)境保護(hù)研究院)

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